Казначейство. Организация «внутреннего банка», часть 2

«Видимая часть айсберга» – формирование выписки

Все бизнес-единицы (БЕ) непосредственно пользуются результатами работы казначейства, ежедневно получают «выписку внутреннего банка» – свои текущие операции, остаток средств, которым может распоряжаться БЕ.

  • Остатки на утро

Каждая бизнес-единица зарабатывает, получая платежи от покупателей, и тратит денежные средства в процессе своего производственного цикла.  Разница между всеми поступлениями и платежами формирует остаток денежных средств БЕ.

Операционисты казначейства легко могут получить фактический остаток средств на каждом расчетном счету, сверяясь с выпиской банка. Аналогично, проведя все операции в разрезе бизнес-единиц, можно получить расчетный остаток денежных средств каждой БЕ.

Если все банковские операции аккуратно разнесены по «своим БЕ» и нет «неденежных транзакций», то сумма остатков по всем БЕ должна совпадать с фактическими денежными средствами – суммой остатков по всем расчетным счетам и кассам (включая транзиты). Но такой «сферический конь в вакууме» в реальной жизни не встречается, потому что существует и «обслуживающая инфраструктура», на содержание которой приходится забирать часть средств БЕ, и «неденежные зачеты» и «общефирменные платежи», распределение которых по БЕ является отдельной, часто непростой, задачей.

Конечно, следить за соответствием фактических денег на «остатках по БЕ» является важной функцией, которая обычно достаточно просто обеспечивается технологическими решениями.

  • Текущие операции

Ежедневная работа казначейства предполагает технологию «банковского дня» — в определенное время (например, в 16-00) операционный день закрывается и фиксируются все текущие операции. В дальнейшем (кроме особо оговариваемых экстраординарных ситуаций) «корректировка взад» – добавление/исправление/удаление операций предыдущих дней невозможно.

Такой режим позволяет сосредоточить оперативную работу на транзакциях операционного дня, не отвлекая ресурсы на дополнительную обработку «прошлых платежей». Основной задачей такой оперативной работы является «разноска» — проставление в платежах необходимой аналитики, прежде всего, корректное отнесение к соответствующему БЕ.

Получив банковскую выписку, операционист отрабатывает все транзакции текущего дня

  • Поступления от покупателей.

«Директора не любят сюрпризов» – эта поговорка характеризует хорошо налаженную работу. В предыдущем материале («Ожидания поступлений») мы подробно рассматривали планирование приходов по договорам покупателей.

При четко работающем бизнесе «неожиданности» случаются редко – каждое поступление заранее занесено в план событий со всеми необходимыми аналитиками. В этом случае все, необходимая для разноски, уже есть в информационных системах – в идеале, к сожалению, реализуемом крайне редко, операционисту достаточно только «поставить галочку» — соотнести фактическую транзакцию с соответствующим планом.

Такая технология позволяет существенно оптимизировать ресурсы – на обработку поступлений практически не тратится сил и времени. «Особые случаи» (например, аванс по договору, не прошедшему «всю цепочку» и без Плана ожидания поступлений) приходится отрабатывать отдельно, выясняя у ответственных сотрудников основания и все необходимые учетные аналитики.

Таким образом, четко организованная работа позволяет повысить качество итоговых результатов и сократить (реально в 2-3 раза) операционный персонал.

  • Платежи

Вряд ли будет успешен бизнес, допускающий бесконтрольное расходование (в свое время говорили «разбазаривание») денежных средств. Каждый фактический платеж должен пройти процедуру согласования – от обоснования экономической целесообразности, до подтверждения источников финансирования и окончательного утверждения руководства.

Ниже мы подробно рассмотри схему такого согласования, сейчас отметим, что фактические платежи должны иметь «предварительный след» в информационных системах – заранее, на этапах заявки определена вся необходимая информация для оперативной разноски.

Такая «налаженная система» позволяет оптимизировать ресурсы – получить надежные и достоверные результаты при сокращения «в разы» операционного персонала.

  • Кредиты и общие операции

Не всегда «собственные средства» обеспечивают текущие потребности производственного цикла. В реальном бизнесе приходится закрывать «кассовые разрывы», привлекая заемные средства.

Выстроив «платежный календарь», руководитель казначейства сможет заранее определить оптимальную потребность в банковских кредитах. Согласовав эти договора с финансовым директором и руководством, казначейство получает возможность в «операционном режиме» договориться с банком и «без авралов» оформить кредиты, обеспечив таким образом бесперебойный «производственный цикл» компании.

Обычно такие кредиты (и проценты по ним) далее распределяются по БЕ, корректирую соответствующие денежные средства в распоряжение каждой бизнес-единицы.

Кроме кредитов, встречаются общефирменный платежи, привязать которые к конкретному БЕ затруднительно и не всегда возможно.

Существуют различные схемы, позволяющие корректно отрабатывать такие операции. Иногда под «общефирменные платежи» заводятся специализированные центры ответственности (например, за налоги может отвечать бухгалтерия), но чаще такие операции распределяются по БЕ в соответствие с согласованными схемами. В качества примера можно упомянуть

  • Аренда помещения – обычно распределяется пропорционально занимаемым офисным площадям
  • Участие в общефирменных мероприятиях (выставки, презентации и тп) – обычно по фактическому участию на основании заявок
  • Телефоны, интернет, связь – пропорционально фактическому потреблению (или в случае аванса – плановому или нормативному использованию)

Такой механизм предполагает фиксацию базы распределения и далее разнесения фактического платежа по БЕ в соответствие с этой пропорцией

  • «Неденежные» транзакции – акты, начисления

«Не все йогурты одинаково полезны» — часто внутренние операции не требуют обеспечения фактическими перечислениями банковских средств.

Одно подразделение компании может работать для обеспечения контракта другой БЕ. В такой ситуации нет необходимости осуществлять «банковский платеж» между  бизнес-единицами. Разумнее оформить акт, переложив «кусочек денег из одного кармана в другой».

Часто подобными механизмами пользуются для учета операций в соответствие с внутренними  регламентами. Так, например, подобные транзакции могут относить часть полученных от покупателя средств в пользу продавца службы продаж.

  • Транзиты и переброски

В реальном бизнесе может возникнуть ситуация, когда поступления (от покупателей или кредиты) собираются на одном юридическом лице, а есть необходимость совершать платежи (например, налоги или зарплата) с другого.

Платежный график казначейства должен отслеживать такие «кассовые разрывы» и своевременно обеспечивать перевод денег с одного расчетного счета на другой. Обычно основанием таких переводов являются договоры внутреннего займа.

  • Сальдо на вечер

Имея входящие остатки («на утро») и отработав все операции, можно получить «сальдо на вечер» – остатки денежных средств в разрезе БЕ и банков.

В соответствии с «принципом непрерывности» сальдо на вечер сегодня должно соответствовать остаткам на утро «завтра».  Реальные банковские выписки гарантируют такое соответствие, а работа казначейства должна поддерживать непрерывность технологическими инструментами.

Руководители БЕ получают от казначейства информацию, «как от банка». Ежедневно формируются остатки на утро (совпадают со вчерашним «сальдо на вечер»), свод текущих учетных операций и рассчитывается сальдо «на вечер», оно совпадет с «завтрашней выпиской – «остатками на утро».

Отметим, что «учетные разрезы» для БЕ не обязательно совпадают с «бухгалтерскими аналитиками». Так, например, в казначейской выписке для БЕ не обязательно вести учет в разрезе банков и расчетных счетов. Если бизнес-единица решила использовать свои средства, то задача обеспечить наличие денег на расчетном счету решается казначейством и не входит в сферу ответственности БЕ.

Начало: часть 1 | Продолжение: часть 3, часть 4

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *