Организация финансового учета. Кадры решают все

Самый ценный капитал – это люди.
Кадры решают всё!
Наши цели ясны. Задачи определены.
За работу, товарищи!

Давно прошли времена, когда казалось – стоит купить крутую ERP, заплатить денег консультантам – и все проблемы организации финансового учета решаться сами собой. Конечно, хорошая система является удобным инструментом, а понимание бизнес-процессов и лучших практик необходимо, но на местах работают люди, и именно они либо проваливают самые проработанные ожидания, либо обеспечивают успех самого сложного и амбициозного проекта.

Когда финансисты и управленцы обсуждают «Как нам реорганизовать РабКрин», часто в ожесточенных спорах сталкиваются две противоположные точки зрения

  • Необходимо выстроить устойчивую структуру, работоспособность которой гарантируется независимо от персоналий на местах, конечно, при условии соответствия их базовым требованиям
  • Если у руля стоит грамотный управленец и специалист, то он сам организует эффективную команду, способную справиться с поставленной задачей. Достигнет желаемого результата – достоин премии и бонусов. Провалил дело – надо менять на того, кто справится с порученной задачей.

Истина, наверное, не совпадает ни с одной из этих крайних позиций. Вряд ли самый талантливый Ли Якокка сможет успешно решить все проблемы без ресурсов и работающей управленческой структуры. С другой стороны – любому, самому проработанному проекту и самой продвинутой программе, требуется адекватный руководитель, как минимум, понимающий ситуацию и принимающий грамотные управленческие решения. Обсуждая организацию финансового учета, невозможно игнорировать ни организационную структуру, ни понимание своих задач, управленческие навыки и адекватность ключевых персоналий. Попробуем обозначить кадровые ресурсы, необходимые для успешной реализации такого проекта.

Кто стоит во главе угла, определяет задачи, способы решения и рулит всем процессом? Вряд ли эти функции может исполнять основной заказчик – генеральный директор или акционер. У CEO (генеральный директор) хватает своих задач по общему управлению бизнесом, акционеру, наверное, стоит сконцентрироваться на стратегии, передав оперативное управление директорам. В конце концов, за финансовый учет и финансовое управление отвечает финансовый директор (CFO) – он и является таким командиром.

CFO – понимаем зоны ответственности

В предыдущих материалах мы подробно обсуждали задачи финансовой службы. Попробуем подвести резюме – выделить основное

  • Оперативное финансовое управление, в тч текущее бюджетирование, контроль продаж и рентабельности, оптимизация расходов, кассовое планирование, credit-control … Основным инструментом для этого является организация финансового управленческого учета как своевременной и адекватное экономической модели бизнеса (вне зависимости от наличия/отсутствия первичных документов).
  • Участие в среднесрочном и стратегическом управлении. Прежде всего, создание экономической модели как основы бюджетирования – как на ближайшую перспективу (1 год), так и на 3-5 (желательно и более) лет.
  • Взаимодействие, прежде всего, информационное и аналитическое, с руководством компании (акционерами) и внешними потребителями финансово-экономической информации (например, банками и инвесторами).
    Кто владеет информацией, тот владеет миром.
    Имея в руках статистику и оперативные данные, финансовая служба получает инструмент решения широкого круга актуальных задач. Это не только необходимое финансово-экономическое обоснование для привлечения инвестиций и получения кредитов, но и внутренние, сугубо практические вопросы. В числе последних может быть, например, ассортиментный анализ фактических продаж, создание кредитной истории покупателей, секторальный анализ, внедрение персональной мотивации и внутреннего хозрасчета…

Особняком стоит вопрос связи финансов и бухгалтерии. Стоит прислушаться к мнению многих управленцев и консультантов, что несоответствие бухгалтерского и управленческого учета приводит к множеству серьезных проблем. Нельзя просто так отмахнуться от таких доводов, как подтверждение результатов внутреннего учета бухгалтерским балансом, дезорганизация и путаница управленцев при разных показателях финансов и бухгалтерии, возможность обоснованного взыскания дебиторской задолженности, подтвержденной документами с подписями и печатями , серьезных сил и ресурсов, требуемых на параллельное ведение нескольких учетов. Все это – реальные и серьезные проблемы.

Однако, слона едят по частям. Наверное, стоит подумать о том, что каждый должен заниматься своим делом и отвечать именно за свой участок. Пускай, юристы обеспечивают оформление контрактов, бухгалтеры следят за накладными и отношениями с фискальными органами. У финансовой службы много других задач. Взаимодействие, конечно, необходимо, но ничего хорошего не получится при вмешательстве в работу смежников. И каким образом осуществляется такое взаимодействие на уровне управления и организационной структуры каждая компания решает самостоятельно. Часто бухгалтерия является подразделением финансов. Иногда – это независимые службы. Редко, но встречается, что CFO находится под руководством главного бухгалтера.

Понимание задач CFO определяет необходимые ресурсы. Поскольку основным инструментом управления является финансовый учет, то и ресурсы требуются, в основном, на решение этой задачи.

Методология и методика управленческого учета

Перед началом каждого дела необходимо четко понимать, что и как нужно делать… Казалось бы очевидная мысль, достойная незабвенного Козьмы Пруткова, на практике сплошь и рядом игнорируется.

Сколько амбициозных и перспективных проектов провалено руководителями, исповедующими принцип Наполеона – «главное ввязаться в бой, а там посмотрим». На практике чаще всего такая позиция приводит к тому, что через полгода или год напряженной работы становится очевидным, что наши усилия были бесполезны – весь пар ушел в свисток и все надо начинать с самого начала. Кто может сформулировать и постоянно поддерживать и развивать идеологию финансового учета?
Конечно, нет смысла изобретать велосипед – многие решали подобные задачи. Полезно ознакомиться с best practice – возможно, привлечь независимых консультантов и опыт успешно реализованных проектов. Но каждый бизнес имеет свои особенности и свою специфику – механический перенос успешных решений, как правило, не приводит к желаемому результату.

Вывод – в составе финансовой службы необходимы специалисты (желательно на уровне CFO или заместителя),  обеспечивающие идеологию финансового учета  – как минимум, понимание общих принципов (методология), так и конкретных схем и решений (методика).

Оптимизация ресурсов. Автоматизация и IT-решения

Любой, реально работающий финансовый директор, буквально завален с головой решением самых разных и всегда необходимых, важных и срочных задач и проблем. Даже в небольшой компании невозможно за каждым вопросом уследить самому. А управление многочисленным персоналом порождает дополнительные проблемы.
Иногда приходится сталкиваться с совершенно анекдотическими ситуациями. Как организовать учет и отчетность? Разработайте формы и раздайте своим сотрудникам. Пусть каждый вносит правильные цифры. За ошибки будем наказывать, а за своевременное и аккуратное заполнение этих форм  поощрять. Что, кроме смеха и недоумения может вызвать такой «управленческий подход»? Можно расстреливать за малейшую неточность и выписывать миллионные премии – все равно, при ручном подходе неизбежны многочисленные ошибки и путаница.

К счастью, бурное развитие информационных технологий дает надежду. Значительную часть технической работы можно поручить компьютеру. Если грамотно сформулировать задачу и проконтролировать выполнения, результаты могут порадовать. Важно не ждать чудес от программ. Первично – методология и постановка задачи, определяемая CFO. IT – только инструмент, эффективность которого определяется как методологией, так, собственно и самой информационной системой. Отвечать за результат в любом случае, должен финансовый директор.

Подведем резюме

  1. Главный идеолог и организатор финансового учет – CFO. Финансовый директор управляет всем процессом и отвечает за результат
  2. Не надо ждать милостей от природы. Финансовой службе необходимо знание методологии и методик организации учета.
  3. Информационные технологии – только инструмент. Он может быть эффективен, а может и не дать никакого вменяемого результата.

Итак, если мы определились, стоит вернутся к лозунгу советского вождя «Наши цели ясны. Задачи определены. За работу, товарищи!»

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *