Случаи из практики №6. Автоматизация KPI

Вам подарок!

Практическое руководство по разработке
финансовой структуры компании

Какое ПО вы посоветуйте для автоматизации и контроля процессов и учета результатов KPI (не дорого)?

Как ответить на такой вопрос?

Попробую привести аналогию. Какой автомобиль купить? Для выезда на охоту и поездок по бездорожью больше всего подходит внедорожник. Для городской суеты стоит порекомендовать экономичную малолитражку. Если важна солидность, нужна представительская машина бизнес – класса.

И даже избыток денег не поможет выбрать один автомобиль на все случаи жизни. Ведь, не повезете вы на лимузине с дачи мешок картошки, как и на старом Москвиче вряд ли захотите появиться в изысканном обществе.

Сама по себе покупка программы или авто не решает автоматически все ваши проблемы. Любой софт требуется настраивать под конкретику бизнеса, администрировать, дорабатывать под меняющиеся правила игры. Впрочем, машина так же нуждается в обслуживании, страховке и ремонте.

И, хотя рубрика называется «примеры из практики», придется сначала дать немного теории, а потом описать реальный проект.

Что мы хотим автоматизировать?

Для начала необходимо разделить задачи, как минимум, на 3 основных блока:

  • регистрация всех значимых хозяйственных операций
  • организация и внедрение учета (пусть будет УУ – управленческий учет)
  • на базе УУ создание «надстройки» — расчет KPI

Действительно, если все процессы фиксируются на бумажках или в Excel каждого сотрудника, то нет смысла говорить не только о KPI, но и об управленческом учете. Не налажен УУ – любые KPI будут посчитаны на коленке и опираться на подобные результаты весьма непредусмотрительно.

Что можно посоветовать для первичной работы – регистрации процессов?

Для каждой задачи нужно свое решение. Если ограничен бюджет, лучше выбирать наиболее распространенные предложения, пусть, и не самые эффективные в вашем конкретном бизнесе.

Для работы с покупателями, продвижения продаж и тп стоит обратить внимание на системы CRM. Если ваша задача – структурировать проект, раздать поручения исполнителям и проконтролировать сроки и качество результатов, можно посоветовать Microsoft Project. Вы строите  ERP-MRP цепочку от плана продаж до обеспечения ресурсов и финансового учета – присмотритесь к ERP, например, Dynamics Axapta. Главное – бухгалтерия и нужно недорогое простое решение – обратитесь к системам на базе 1С.

Практика показывает, что на каждом участке эффективно свое специализированное приложение, универсальные системы не могут быть идеальны для всех задач.

Как построить управленческий учет? Особенно, если первичка в разных системах?

Среди пользователей очень распространено заблуждение, что использование одной платформы для решения разных задач гарантирует консолидацию данных. К сожалению, практика быстро опровергает эти мечты и розовые надежды. Современные технологии позволяют оперативно решить проблемы разных форматов совершенно разнородного ПО. Но задача консолидации при этом не становится сильно проще. Как совместить базовые справочники? Что делать со связанными бизнес-процессами (например, выписка банка и отметка в плане события о поступлении денег). Решение подобных проблем требует времени и ресурсов в десятки, а то и сотни раз более, чем чисто технические задачи.

Выводиспользование единой платформы может порождать опасную иллюзию простоты консолидации, но практически не помогает системной интеграции.

Проанализировав десятки проектов, можно дать следующую примерную картину внедрения единой системы управленческого учета

— использование единой платформы консолидации различных модулей приводит к построению единого учетного пространства примерно в 5-7 % живых проектов

— около 50-60% заканчиваются частичной автоматизацией. Финансистам приходится значительную часть работы делать вручную – выгружая отчеты в Excel или внося сводные данные в систему консолидации

— в 35-45% единая система не приводит к построению управленческого учета. Решается часть локальных задач, итоговая управленческая отчетность формируется вне общего проекта.

Можно ли справиться с подобной ситуацией?

Практика показывает, что можно, если вы четко контролируете процесс и опираетесь на квалифицированных специалистов, способны не только «подкручивать Axapt-у и 1С», но и владеющих профессиональными технологиями работы с данными, такими, ка SQL.

Наиболее эффективные проекты организации управленческого учета построены по модульной схеме, позволяющей гибко настраивать технологию под меняющиеся требования бизнеса и безболезненно модифицировать отдельные блоки, сохраняя работоспособность всей системы в целом

  • Создается единая шина данных (ESB – Enterprise Service Bus), куда ежедневно загружаются первичные данные со всех оперативных систем. По науке такой процесс называется ETL (extract – transfer — load)
  • Единые справочники ведутся независимо, синхронизация осуществляется по схеме «звездочка» — связка всех новых записей с центром.
  • Управленческая отчетность, в тч KPI, строится на базе разобранных данных ESB

Интересующимся подобными технологиями могу посоветовать ознакомится с концепцией хранилища данных.

На рынке представлено много решений, реализующих подобный подход, но практика показывает, что наилучших результатов обычно достигают команды разработчиков, создающих такую систему под себя непосредственно на базе промышленной СУБД – чаще всего, MS Sql Server, Oracle и тп.

Что можно посоветовать?

Если у вас есть возможность опираться на профессионалов в финансах и обработки данных, рекомендуем организацию проекта DataWarehouse – консолидацию всей управленческой информации и едином учетном пространстве.

Если есть понимание учетных процессов, можно попытаться выстроить управленческий учет на базе единой платформы. Чаще всего для сравнительно небольших проектов такой платформой выступают решения 1С. Отметим, что такой путь требует существенно больших ресурсов (трудоемкость оценочно в 5-7 раз выше) и опоры на разработчиков 1С. Крайне желательно иметь профессиональных разработчиков 1С в штате компании, чтобы оперативно администрировать весь проект.

Если ваша компания не готова к крупному проекту организации управленческого учета, то придется опираться на опыт и знание ключевых специалистов. Сбор, анализ и консолидация учетной информации будет личной ответственностью сотрудников финансовой службы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *