Как создать в компании культуру непрерывного совершенствования

Мы живем в мире, который меняется быстрее, чем наши организации. Проекты организационных изменений, направленных на совершенствование бизнеса, длятся месяцы и годы, при этом зачастую не дают ожидаемых результатов. А в это время изменения во внешней среде идут с нарастающей скоростью. Компания должна непрерывно адаптироваться, чтобы выжить в этих условиях.

В идеале совершенствование компании должно идти постоянно, охватывая все процессы и всех участников — от сотрудников до топ-менеджеров. По сути, это «вечный двигатель» организации: каждая функция, каждый процесс регулярно проходит цикл анализа, улучшения, проверки результатов и запуска нового витка изменений.

Такая система делает бизнес самообновляемым. Компания не ждёт кризисов, чтобы запустить изменения, — она развивается непрерывно, предотвращает проблемы заранее и формирует культуру, где изменения становятся нормой.

Два столпа успешных изменений

Эдвардс Деминг, один из создателей методологии управления качеством, утверждал, что система непрерывного совершенствования опирается на два ключевых принципа: научный подход и человеческий фактор.

Научный подход

Это способность работать с фактами, данными и методами анализа.

Он включает:

• выявление проблем на основе наблюдений и измерений (вместо субъективных мнений);
• применение аналитических инструментов: диаграмм, статистических методов, причинно-следственных моделей;
• выдвижение и проверку гипотез;
• последовательное планирование и измерение результатов.

Научный подход позволяет командам видеть реальную картину, а не довольствоваться иллюзией контроля.

Человеческий фактор

Деминг подчёркивал: методология ничего не стоит, если люди не вовлечены.

Ключевые условия:

• сотрудники должны чувствовать себя участниками изменений, а не объектами контроля;
• улучшения должны приносить чувство смысла, творчества, личной причастности;
• организация обязана обучать людей и создавать пространство для инициатив.

Люди вовлекаются не потому, что «так надо», а потому что им интересно улучшать работу и гордиться результатами своих усилий.

Почему вовлечение важно: психология изменений

Каждый человек стремится к творчеству, даже если не формулирует это для себя. Возможность что-то улучшить, предложить идею, повлиять на рабочую среду приносит удовольствие и делает труд осмысленным.

Когда сотрудники видят реальные результаты улучшений:

• растёт мотивация;
• укрепляется командная работа;
• повышается доверие к руководству;
• появляется культура ответственности.

Во многих компаниях люди просто не знают, что могут самостоятельно улучшать процессы. Но стоит их обучить и провести первые пилотные проекты — и отношение меняется: «Разве так можно было? Мы тоже хотим!»

Это момент рождения настоящей культуры совершенствования.

Цикл непрерывного совершенствования: шесть этапов

Эффективная система улучшений строится на циклическом процессе, который должен повторяться непрерывно на всех участках работы:

1. Выявление и отбор проблем

Фокус на реальных «узких местах» процесса — там, где компания теряет качество, деньги, время или клиентов.

2. Анализ причин

Цель — добраться до корневых причин, а не лечить симптомы.

3. Генерация возможных решений

Команда вырабатывает как можно больше вариантов, не ограничивая себя прежним опытом.

4. Выбор перспективных решений и планирование внедрения

На этом этапе анализируются риски, ресурсы, ожидаемый эффект.

5. Реализация решений

Внедрение — это не только исполнение, но и управление изменениями с участием команды.

6. Анализ результатов и решение о дальнейших действиях

Если цели не достигнуты — корректируем подход; если достигнуты — переходим к новым процессам или задачам.

Этот цикл изменений должен работать непрерывно, обновляя и улучшая каждый бизнес-процесс компании.

Инструменты, доступные каждому

Нередко руководители считают, что совершенствование процессов требует сложных технологий. На практике большинство проектов выполняются с помощью простых, понятных инструментов:

• мозговой штурм — генерация решений;
• голосование в группе для принятия решений в ходе проекта;
• метод Парето — выявление ключевых факторов;
• схемы причинно-следственных связей;
• диаграмма Ганта — планирование задач;
• графическое отображение процессов — визуализация потерь и узких мест.

Эти и другие полезные методы доступны каждому сотруднику после обучения, что обеспечивает возможность масштабирования на всю компанию.

Как внедрять систему совершенствования: ключевые советы руководителям

1. Начинайте с тех участков, где есть энергия

Пилотные проекты нужно запускать там, где люди уже готовы к изменениям.

Не тратьте энергию на скептиков — сначала создайте точки успеха.

2. Показать результат — значит запустить волну

Когда первая команда добивается успеха, появляется «социальное доказательство»: «Если у них получилось, значит, можем и мы».

3. Обучите сотрудников и руководителей

Знания — необходимое условие. Люди должны понимать, как работать с инструментами совершенствования и обмениваться опытом.

4. Свяжите улучшения с целями компании

Изменения важны не сами по себе, они должны давать значимые для бизнеса результаты, вдохновляющие коллектив на новые достижения.

5. Создавайте культуру непрерывного совершенствования

Важно культивировать такие ценности, как инициативность, стремление к знаниям, профессиональному и личностному развитию, приверженность качеству.  

Распространенная ошибка: вместо научного подхода и опоры на энергию людей, руководители устанавливают механистическую систему — «написать документы и всех обязать». В такой среде улучшения становятся фикцией.

Почему многие компании терпят неудачу

Несмотря на популярность Lean, Kaizen и других управленческих методик, их внедрение часто происходит формально:

• руководители действуют авторитарно: «дадим регламенты, введем отчёты»;
• сотрудники не понимают смысла изменений;
• улучшения не решают системных проблем;
• «человеческий фактор» игнорируется.

Так возникает «хромая система», которая либо не работает вовсе, либо даёт минимальный эффект, поскольку не соблюдены фундаментальные принципы — научный подход и вовлечённость людей.

Роль руководителя — создать живую систему изменений

Непрерывное совершенствование — не проект и не набор инструментов. Это культура, которую руководители должны выстроить в своей компании.

Когда люди обучены, вовлечены и видят смысл своей работы, а процессы постоянно проходят цикл анализа и улучшения, организация становится, гибкой, адаптивной, устойчивой и конкурентоспособной.

Создать такую систему – это высший управленческий «пилотаж».

О том, как провести трансформацию компании и вывести ее на качественно новый уровень достижений, смотрите мастер-класс: “От ручного управления к бизнес-системе”.

Если у вас есть вопросы, пишите info@iteam.ru и +79091585757 (WhatsApp) — мы постараемся подробно ответить.

Автор: Александр Кочнев