Содержание
Система автоматизации казначейства позволяет управлять денежным потоком и ликвидностью компании, ее кредитными и финансовыми рисками. Предприятиям, которых заботит вопрос эффективного использования временно свободных денежных средств, система автоматизации казначейства дает возможность осуществления операций на финансовых рынках. Однако пока далеко не каждая компания готова к внедрению такой системы.
По словам Владимира Козинца, ведущего специалиста по казначейским операциям и финансовому анализу ИФД «КапиталЪ», один из самых серьезных вопросов, который возникает при формировании в компании подразделений казначейского блока1, — это автоматизация работы. От решения этого вопроса зависит дальнейшая эффективность работы казначейства.
Рисунок. Структура САК2
Программы для автоматизации
Перечень взаимосвязанных компонентов (модулей) современной системы автоматизации казначейства (далее — САК) можно представить следующим образом (см. рисунок). У большинства российских и зарубежных компаний инструментами автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк — клиент».
Результаты опроса, проведенного среди 406 крупных и средних европейских компаний, свидетельствуют об аналогичном положении дел и в зарубежных компаниях (см. табл. 1).
Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:
- простота формирования и использования;
- возможность управления несколькими таблицами или базами;
- возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;
- низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).
Электронные таблицы применяются в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме того, они применяются в средних и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.
Модели управления, построенные на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения. Таблица 2 отражает инструменты реализации функций казначейства «Магнезит Огнеупор Групп» и перспективы их развития на 2005-2007 годы.
В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:
- возможность потери информации;
- вероятность возникновения ошибок в файлах;
- трудности передачи данных и их совместного использования;
- высокая вероятность двойного ввода информации;
- значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;
- низкий уровень информационной защиты.
Необходимость полного или частичного перехода от электронных таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться с поставленными задачами. Как правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.
Таблица 1. Использование автоматизированных систем в работе казначейства
| Функция | Электронные таблицы и БД,% |
Собственные системы, % |
Системы сторонних разработчиков, % |
Прочие способы, % |
Итого, % |
| Планирование ДДС | 79 | 13 | 6 | 2 | 100 |
| Управление кредитным портфелем | 61 | 12 | 23 | 4 | 100 |
| Сбор информации о движениях и остатках по счетам | 54 | 10 | 34 | 2 | 100 |
| Сверка оборотов и данных на конец периода | 51 | 14 | 28 | 7 | 100 |
| Конверсионные операции | 36 | 5 | 49 | 10 | 100 |
| Создание бухгалтерских проводок (факт движения по 50-м счетам) | 29 | 34 | 30 | 7 | 100 |
| Осуществление платежей | 5 | 25 | 67 | 3 | 100 |
Личный опыт
Михаил Тишкин, специалист компании «Евро-менеджмент» (Москва)
Специализированные системы для автоматизации казначейских функций используются не часто. Можно выделить два варианта: либо казначейство автоматизировано в рамках ERP-системы или системы бюджетирования, либо никакого программного обеспечения не используется.
Значительно реже казначейство функционирует на базе специализированной системы, причем обычно это происходит в самостоятельно разработанной программе, например, на основе MS Access. Такое программное обеспечение имеет смысл применять средним и малым компаниям, в которых используемая система бюджетирования не позволяет провести автоматизацию казначейских функций. Кроме того, система автоматизированного казначейства должна быть интегрирована с учетной системой предприятия с целью устранения двойного ввода информации о платежах.
Специализированные системы автоматизации казначейства
Среди разработок зарубежных производителей информационных систем в настоящее время существует более 50 специализированных программных продуктов и приложений. При выборе САК для ЗАО «МОГ» рассматривались следующие системы:
- CF/Cash and Treasury Master (разработчик XRT — Cerg).
- SAP R/3, модуль Treasury (разработчик SAP AG).
- System 10 (разработчик TietoEnator Financial Solutions).
- Integra-T.com (разработчик Integrity Treasury Solutions plc).
- Treasury Support Center (разработчик Nordic Financial Systems).
- AvantGard (разработчик SunGuard Treasury Systems).
- Quantum (разработчик SunGuard Treasury Systems).
- Millennium (разработчик Richmond Software).
Основным ограничением для внедрения зарубежных программных продуктов является относительная дороговизна лицензии и поддержки (например, первоначальные затраты на закупку лицензий SAP R/3, в том числе и модуля «Казначейство», на 10 человек составляют около 35 тыс. долл. США, а периодические затраты на годовое обслуживание — около 6 тыс. долл. США). Помимо этого определенные препятствия возникают обычно по причине архаичности систем «банк — клиент» многих российских банков, делающей невозможным обмен информацией с САК, а также из-за неподготовленности общей системы организации бизнеса большинства отечественных компаний (особенно в части организации закупок, логистики и организации системы продаж) для внедрения специализированной системы по управлению денежными средствами.
Таблица 2. Инструменты реализации казначейских функций в ЗАО «МОГ»
| Функция | Электронные таблицы и БД | Собственные системы | Системы сторонних разработчиков | Прочие способы | Описание текущей ситуации | Описание перспективы развития |
| Планирование ДДС | X | X | Информация формируется и консолидируется в MS Excel | Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3 | ||
| Управление кредитным портфелем | X | Информация формируется и консолидируется в MS Excel. Осуществляется сверка с данными бухгалтерского учета, формируемыми в SAP R/3 | Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3 | |||
| Сбор информации о движениях и остатках по счетам | X | X | Информация формируется и консолидируется в MS Excel | Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3 | ||
| Сверка оборотов и данных на конец периода | X | X | Информация формируется и консолидируется в MS Excel из файлов MS Excel и SAP R/3 | Настройка — сопоставления данных-модулей «Бухгалтерский учет» и «Казначейство» | ||
| Конверсионные операции | X | Осуществляется по телефону с трейдером банка | Работа пока не ведется | |||
| Создание бухгалтерских проводок (факт движения по 50-м счетам) | X | Вводится вручную в модуль бухгалтерского учета SAP R/3 | Настройка сопоставления данных модулей «Бухгалтерский учет» и «Казначейство» | |||
| Осуществление платежей | X | Платежные поручения вносятся вручную в системы «банк — клиент» | Настройка сопоставления данных модулей «Казначейство» и систем «банк — клиент» обслуживающих банков |
Качественных стандартизированных российских систем управления функциями казначейства в настоящий момент не существует. Некоторые разработчики предлагают программы, автоматизирующие лишь определенные функции казначейского управления. Примерами могут служить «Система финансового мониторинга» компании Ramax International (основная специализация — сбор оперативной информации об остатках денежных средств в банках для холдинга с большим количеством бизнес-единиц и обслуживающих банков), а также «1С:Бухгалтерия», которую при доработке и установке связей с системами «банк — клиент» можно использовать в качестве платежного календаря. Кроме того, существуют данные о том, что многие крупные российские компании размещали заказ на разработку и внедрение САК «под себя», однако информации об эффекте применения таких систем в открытом доступе недостаточно.
 |
 |
Этапы автоматизации казначейских функций
Автоматизация казначейства включает несколько этапов. Их последовательная реализация позволяет создать систему, дающую возможность контролировать движение денег в компании, а также стоимость капитала для нее.
Личный опыт
Михаил Тишкин
Проект автоматизации казначейства часто осуществляется в рамках сотрудничества с консалтинговой компанией. Ее роль заключается в оптимизации процессов казначейского управления, а также контроле соответствия функциональности программного обеспечения требованиям пользователей.Владимир Козинец В компаниях, где я принимал участие в разработке казначейских технологий, в первую очередь автоматизировались прогнозы движения денежных средств и отчеты на базе этих прогнозов в разрезе различных временных горизонтов. Это делалось для получения адекватной информации о ликвидности и платежеспособности предприятия (оперативный и тактический уровни принятия решений). Следующей задачей было создание механизма моделирования денежных потоков в зависимости от вводимых сценариев (объемы производства и продаж, рыночные цены, валютные курсы, процентные ставки и пр.) для разработки среднесрочной стратегии управления денежными средствами. Затем была реализована возможность контроля соответствия производимых платежей установленным лимитам и блокировки платежей, превышающих лимиты. Поскольку последний этап предполагал автоматизацию контролирующей функции, длительное время система работала в тестовом режиме.
Этап 1. Обеспечение актуальных данных
Автоматизацию казначейских функций следует начинать с обеспечения актуальных данных о перечне обслуживающих банков и расчетных счетов в этих банках, то есть с создания и последующего обновления базы данных счетов компании. Примерная форма сводной таблицы счетов представлена в табл. 3.
Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств
Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м счетам) на начало операционного дня, а именно:
- Балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня).
- Денежного выражения расчетных векселей.
- Денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).
На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк — клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы. Формат отчета об остатке денежных средств представлен в табл. 4.
Формат отчета об остатке расчетных векселей (в том числе векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.
Для обеспечения своевременного занесения информации в систему следует разработать регламент ежедневного обновления форм оперативной отчетности, а также наладить систему контроля исполнения положений регламента в срок. Кроме того, один — три раза в месяц следует проверять корректность предоставляемой информации, сверяя ее с банковскими выписками и выпиской из журнала учета векселей.
По факту разнесения выписки и сопоставления полученных и списанных денежных средств с соответствующими данными об элементах кредиторской задолженности к оплате и дебиторской задолженности к получению формируется отчет о запланированных, но не исполненных в срок обязательствах по дебиторской и кредиторской задолженностям.
Этап 3. Создание системы операционного финансового планирования
После организации сбора значений по счетам денежных средств формируется платежный календарь, то есть система операционного финансового планирования. В упрощенном варианте она состоит из двух частей:
1. Календарь очередности платежей и поступлений (кредиторской и дебиторской задолженностей к погашению), запланированный по датам в рамках учетного периода (обычно это календарный месяц) (см. табл. 5). Этот календарь может заполняться вручную специалистами казначейства на основании входящих первичных документов. Для того чтобы данные в этот отчет попадали автома- тически, необходимо иметь ERP-систему, учитывающую все текущие и вновь регистрируемые договоры купли-продажи товаров и услуг компании, в соответствии с условиями которых (поставка продукции и услуги, предоплата полная или частичная) данные о платежах попадают в график. В этом случае единственным источником ввода информации об условиях платежа в систему является департамент компании, инициировавший договор.
2. Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам (см. табл. 6, перечень статей отчета о движении денежных средств максимально укрупнен). Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам составляется автоматически на основании календаря очередности платежей. Код статьи управленческого отчета о движении денежных средств (прямой метод) связывает операционные планы по движению денежных средств с утвержденным бюджетом на плановый период.
В рамках консолидированного календаря казначейство получает доступ к информации об объемах платежей по той или иной статье, необходимости внешнего финансирования для обеспечения ликвидности платежного календаря, а также о необходимости краткосрочных финансовых инвестиций или целесообразности погашения части внешнего долга.
Этап 4. Систематизация информации о внешнем долге
Оперативная информация о состоянии внешнего долга и его динамике систематизируется в соответствии с данными платежного календаря на операционный период. Информация, составляющая данный модуль, должна содержать:
- Ключевые даты погашения обязательств по основным суммам внешнего финансирования и обязательств по начисленным процентам.
- Объемы текущих доступных лимитов внешнего финансирования.
- Состояние активов, на которые может быть возложено обременение в виде залога при получении внешнего финансирования.
- Перечень компаний, способных выступить в роли поручителя по договорам привлечения внешнего финансирования, и объем покрытия данных поручительств.
Этап 5. Создание системы управления рисками
Выделим три основных типа рисков, которыми можно управлять с помощью САК: кредитный, валютный и процентный (риск изменения процентных ставок). Управление кредитным риском в САК обычно сводится к комплексу расчетов по выставлению лимитов на контрагентов: на поставщиков — на уровне максимально допустимого размера предоплаты и срока, на который предоставляется предоплата, а на потребителей конечной продукции — на уровне максимально допустимого размера дебиторской задолженности и среднего срока оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Эффективная система оценки кредитного риска должна ежедневно рассчитывать объемы денежных поступлений и платежей, а также объемы отгрузки готовой продукции с тем, чтобы оперативно реагировать на возможные превышения лимитов. Что касается валютных и процентных рисков, то САК должна позволять моделировать изменения в запланированном денежном потоке в зависимости от прогнозов процентных ставок по кредитам (преимущественно краткосрочным, так как долгосрочные, как правило, зафиксированы на период кредитного договора), а также по колебаниям основных валют, используемых компанией. Кроме того, автоматизированная система существенно облегчает задачу сотрудников казначейства по определению эффективной ставки привлечения денежных средств в зависимости от валюты привлечения и изменения курсов валют в будущем.
Этап 6. Установление связи с финансовыми рынками
Таблица 5. Очередность платежей и поступлений
| Дата | Сумма (руб.) | Баланс | Название контрагента |
— счета/ описание |
? договора |
Ответственный департамент |
Статья БДДС |
Название статьи БДДС |
| Входящее сальдо | ||||||||
| … | ||||||||
Таблица 6. Консолидированный платежный календарь
| № счета |
Статья | Расчетные счета |
Касса | Векселя сторонние |
Векселя собственные |
Итого денежный поток |
| Сальдо на начало периода | ||||||
| Поступления по операционной деятельности | ||||||
| Реализация продукции, товаров и услуг (компании группы) | ||||||
| Реализация товаров и услуг сторонним контрагентам | ||||||
| Авансы от покупателей и заказчиков | ||||||
| Прочие виды поступлений | ||||||
| Платежи по операционной деятельности | ||||||
| Платежи предприятиям (компании группы) | ||||||
| Платежи сторонним контрагентам | ||||||
| Заработная плата и другие выплаты персоналу | ||||||
| Проценты по займам | ||||||
| Налоги и сборы | ||||||
| Итого сальдо по текущей деятельности | ||||||
| Поступления по инвестиционной деятельности | ||||||
| Поступления (компании группы) | ||||||
| Поступления от сторонних контрагентов | ||||||
| Платежи по инвестиционной деятельности | ||||||
| Платежи (компании группы) | ||||||
| Платежи сторонним контрагентам | ||||||
| Итого сальдо по инвестиционной деятельности | ||||||
| Поступления по финансовой деятельности | ||||||
| Поступления (компании группы) | ||||||
| Поступления от сторонних контрагентов | ||||||
| Платежи по финансовой деятельности | ||||||
| Платежи (компании группы) | ||||||
| Платежи сторонним контрагентам | ||||||
| Итого сальдо по финансовой деятельности | ||||||
| Переводы в пути | ||||||
| Операции с векселями | ||||||
| Корректировка | ||||||
| Сальдо на конец периода | ||||||
| Курсовые разницы |
С помощью специализированной САК финансовый менеджер или казначей могут осуществлять операции на финансовых рынках, к примеру конверсионные операции на открытом рынке либо торговые операции на рынке акций, облигаций, производных и прочих финансовых инструментов. Целесообразность подобных функций в САК определяется объемом и частотой таких операций, необходимыми компании, а также профессионализмом сотрудников и разницей между стоимостью комиссии непосредственного участника рынка и стоимостью комиссии, предлагаемой посредником, например обслуживающим банком. Если в результате проведенного сравнительного анализа менеджмент компании считает целесообразным проведение операций непосредственно с рабочего места сотрудника компании, имеет смысл оформить договор информационного обслуживания с соответствующей торговой системой и установить собственный портал для проведения операций, для удобства связанный с САК. При проведении операций на открытом рынке через обслуживающий банк данная функциональность обычно не используется. В зарубежной практике существует компромиссный вариант, когда программное обеспечение обслуживающего банка синхронизируется с САК и позволяет получать информацию о ходе торгов на определенном рынке в режиме онлайн, а также размещать заявки на проведение операции, которые будут исполнены дилером банка. Комиссия за проведение таких операций обычно фиксируется в соглашении о тарифах с обслуживающим банком.
Как определить целесообразность автоматизации
Следует отметить, что если первые четыре этапа построения САК успешно проходит практически каждая компания, то реализация пятого требует определенного уровня развития корпоративного управления: далеко не в каждой компании существует методика управления рисками, а без нее автоматизация риск-менеджмента становится затруднительной. Шестой же этап нужен лишь немногим компаниям, которые сталкиваются с необходимостью управления большими объемами временно свободных денежных средств.
Что касается выбора между специализированной системой и электронными таблицами, хотелось бы отметить следующее. Если в компании до настоящего момента не автоматизированы договорная база, система закупок и система реализации, а также не отлажен своевременный ввод данных о заключении новых договоров, отгрузки продукции и факте выполнения услуг в систему, автоматизировать функции казначейства с помощью специальной программы преждевременно.
1 Подробнее о казначейских функциях см. статью «Роль казначейства в российских компаниях» («Финансовый директор», 2004, — 5, с. 22). — Примеч. редакции.
2 См. статью Treasury management Systems in 2004 // Treasury Today, с. 6.
3 Там же, с. 7.
4 Подробнее об этом см. статьи «Как управлять рисками» («Финансовый директор», 2003, — 9, с. 12) и «Построение корпоративной системы управления рисками» («Финансовый директор», 2005, — 2, с. 27). — Примеч. редакции.
Автор: Альбетков Али,
начальник казначейства ЗАО «Управляющая компания «Магнезит Огнеупор Групп»
Источник: Опубликовано в журнале «Финансовый директор» No4 (апрель) 2005
