Содержание
Сегодня мы продолжаем обсуждать когнитивные ограничения руководителей, которые приводят к искажению картины мира, управленческим ошибкам, снижению эффективности и, в конечном итоге, наносят вред бизнесу. Мы уже рассмотрели ряд ограничений, а сегодня поговорим о следующем.
Многие руководители не любят совещания. У них накопился негативный опыт участия в коллегиальных обсуждениях, и сформировалось убеждение, что это пустая трата времени. Им кажется, что проще и быстрее принять решение единолично, чем тратить время на дискуссии.
Один из собственников крупной компании, в которой работают тысячи человек, однажды сказал: «Я не хочу терпеть этот базар, когда собирается 10–20 человек и каждый отнимает мое время. В итоге никакого результата, только разочарование и раздражение».
В результате он принимает решения авторитарно. У его кабинета каждый день стоит очередь сотрудников и руководителей, ожидающих возможности получить указания. Он фактически не выходит из кабинета, становясь узким местом в компании: никто не может действовать без его одобрения, а получить к нему доступ крайне сложно.
С другой стороны, он категорически отвергает коллегиальные решения.
Так в чем же проблема совещаний? Почему они вызывают у руководителей отторжение?
Что не так с совещаниями
Вот основные причины, по которым руководители их ненавидят:
- Их слишком много
В одной компании директор завода проводит по 12 оперативных совещаний в день. Весь его рабочий день превращается в непрерывный поток встреч. - Они затягиваются
Обсуждения могут длиться по 3–4 часа, изматывая участников. В итоге люди уходят разочарованными, потому что либо решения не приняты, либо они все равно не исполняются. - Отсутствует результат
Когда решения не выполняются, сотрудники теряют мотивацию. В следующий раз они приходят на совещания без веры в их эффективность.
Такой негативный опыт формирует у руководителей устойчивое мнение, что совещания — это неэффективное занятие. Однако полное их исключение тоже не выход, ведь коммуникация внутри компании необходима.
Как сделать совещания продуктивными
Совещания выполняют пять ключевых функций:
- Информирование — доведение важных сведений до управленческой команды.
- Координация — согласование действий между подразделениями.
- Контроль — получение обратной связи о выполнении задач.
- Принятие решений — обсуждение вопросов, требующих коллегиального подхода.
- Генерация идей — мозговые штурмы для поиска новых решений.
Когда все эти задачи пытаются решить в рамках одного совещания, возникает хаос.
Решение — разделить совещания по типам.
Пять типов совещаний
- Информационные совещания
Цель — доведение информации.
Пример: финансовый директор рассказывает о текущем состоянии компании.
Формат:
– Докладчики заранее готовят выступление.
– Вопросы разрешены только для уточнения.
– Никаких обсуждений и принятия решений.
Результат: все участники получают актуальную информацию, которую могут использовать в работе.
- Координационные совещания
Цель — согласование действий между подразделениями.
Пример: коммерческий директор сообщает, что планируется внедрение CRM, и просит IT-директора о поддержке.
Формат:
– Каждый участник кратко сообщает, чем он занимается и какая помощь ему нужна.
– Дискуссии запрещены.
– Фиксируются вопросы, требующие детального рассмотрения.
Результат: управленческая команда синхронизируется и фиксирует задачи, требующие детального обсуждения.
- Контрольные совещания
Цель — получение отчетов о выполнении задач.
Пример: руководители подразделений отчитываются о выполнении планов.
Формат:
– Краткие доклады участников.
– Фиксация проблемных вопросов.
– Определение ответственных за их решение (обсуждение — отдельно).
Результат: руководитель получает полную картину происходящего, а проблемы фиксируются для последующей проработки.
- Решающие совещания
Цель — принятие управленческих решений.
Пример: совет директоров утверждает стратегию компании.
Формат:
– Все вопросы заранее подготовлены, есть проект решения.
– Если единого мнения нет, представлены альтернативы.
– Дискуссия ведется строго в рамках повестки.
Результат: взвешенные решения, принятые на основе подготовленных материалов.
- Креативные совещания
Цель — генерация идей.
Пример: обсуждение возможных направлений развития нового продукта.
Формат:
– Мозговой штурм без критики.
– Фиксация всех идей.
– Их последующий анализ и доработка.
Результат: новые идеи и решения, которые можно детально прорабатывать.
Правила продуктивных совещаний
– Четко определять цель и тип совещания.
– Ограничивать время (40–60 минут).
– Исключить опоздания (штраф или другой дисциплинирующий метод).
– Готовить материалы заранее (все участники должны ознакомиться с повесткой).
– Контролировать выполнение решений (использовать таск-менеджеры или таблицы).
– В конце совещания запрашивать обратную связь: что сработало, а что нет.
Заключение
Совещания — не зло, если правильно их организовать. Это важный инструмент коммуникации и управления. Чтобы они приносили пользу, их нужно четко структурировать, определять цели, контролировать время и следить за исполнением решений.
Такой подход превращает совещания из бесполезного хаоса в эффективный инструмент управления компанией.
Если у вас есть вопросы, пишите info@iteam.ru и +79091585757 (WhatsApp) — мы постараемся подробно ответить.
Автор: Александр Кочнев
