Планирование в целом, планирование процесса работы и мотивация – вот три вещи, о которых не писал только ленивый. Метод обратного планирования часто используется и пропагандируется в области личной эффективности, но почему-то часто избегается в корпоративной сфере. А зря.

Как осуществлять обратное планирование процесса работы

Концептуально можно выделить 2 направления планирования – прямое и обратное. Смысл тут именно в направлении.

Прямое планирование – это определение последовательных шагов действий в направлении цели. То есть мы начинаем планировать исходя из того, где мы находимся сейчас и что нужно сделать дальше.

Обратное планирование, как подсказывает капитан очевидность, идет в обратном направлении – от цели к текущему состоянию. Этот подход работает намного лучше и вот почему:

1. Исходя из того, где вы хотите оказаться, определяется то и только то, что нужно сделать для достижения цели.
2. Последовательно планируя действия от цели, шанс запутаться или упустить что-то важное из виду становится намного меньше.
3. Обратное планирование позволяет эффективно концентрироваться на выполнении действий, ориентированных на достижение цели.
4. При обратном планировании уменьшается неопределенность.

А теперь давайте посмотрим, как работает обратное планирование процесса работы.

Шаг 1 – Цель

Нас никак не сбить с пути, нам пофигу куда идти. Народная мудрость шутка

Буду банален. Но любое планирование начинается с определения цели. Нам нужно выстроить конкретный процесс работы, а для этого нужно понимать, зачем работа выполняется.

Любое действие должно иметь и, скорее всего, имеет какую-то цель. Даже если вы ничего не делаете и просто бездельничаете, тут есть определенная цель. Отдых и получение удовольствия – это тоже очень даже цели.

Цель может быть простой или разветвленной, а также может состоять из последовательности или целого дерева целей.

Для примера остановимся на простой цели – подготовить отчет о продажах. Достаточно ли этого определения цели? Скорее всего, нет. Непонятно, когда нужно его выполнить и какие требования к отчету. Поэтому переходим к шагу 2.

Шаг 2 – конкретизируйте цель.

Чтобы обратное планирование процесса работы сработало, цель должна быть понятной с точки зрения сроков достижения и требований.

Поэтому цель – подготовить отчет по продажам к пятнице. Требования к отчету:

• Отчет должен включать в себя данные по продажам в натуральном (штуках) и финансовом выражении.
• Отчет должен охватывать все продукты, которые мы продаем
• Горизонт отчета – 1 месяц – январь этого года
• Шаг отчета – 1 день
• В отчете должны быть видны пики продаж и их причины
• Формат отчета – электронный документ Excel

Пожалуй, достаточно

Шаг 3 – составьте список событий в обратном порядке

Событие – это результат выполнения задачи. То есть фактически вы еще планируете и задачи для достижения цели. Обратный порядок означает то, что события необходимо расписывать в том порядке, как они происходят от конца, т.е. цели – к началу, т.е. к тому, где вы находитесь сейчас.

Наш пример:

• Отчет принят руководителем
• Отчет отправлен руководителю
• Отчет проверен перед отправкой
• Данные занесены в форму
• Данные обработаны
• Данные получены
• Готова форма отчета
• Запрос данных отправлен
• Получены контакты сотрудников для запроса данных
• Понятно, у кого можно получить данные
• Готов список данных и требований к ним

Шаг 4 – список задач

Вот теперь можно составить список задач, который необходимо выполнить для того, чтобы события стали реальностью, а цель стала достигнута.

Для этого проще всего задать вопрос «Что нужно сделать, чтобы … (название события) произошло?»

Таким образом, последовательно, шаг за шагом вы составите список конкретных дел, которые приведут к цели.

В нашем случае список задач будет выглядеть следующим образом:

• Спросить у руководителя, принят ли отчет.
• Отправить отчет по электронной почте
• Проверить отчет перед отправкой
• Внести данные в форму отчета
• Подготовить данные для занесения в форму
• Проконтролировать предоставление данных в установленный срок
• Подготовить форму отчета
• Отправить запрос данных ответственным сотрудникам
• Получить список сотрудников, которые могут предоставить данные и их контакты
• Узнать у Х, у кого можно получить данные
• Подготовить список необходимых данных и требований к ним

В принципе, на этом можно было бы остановиться, но для более сложных задач я бы рекомендовал выполнить еще один шаг.

Шаг 5 – проверьте ключевые факторы успеха.

Несмотря на «громкое» название, ключевые факторы успеха в данном разрезе – это весьма просто.

Смысл в том, чтобы понять, какие факторы важны для выполнения каждой задачи. Как правило, к таким факторам относится наличие тех или иных ресурсов: время, информация, материалы, деньги и т.д.

Кроме того, выполнение некоторых задач из списка само по себе обеспечивает факторы успеха и критично для дальнейших действий. Например, вы не можете внести данные в форму до тех пор, пока эти самые данные не получите. Так что «наличие данных» является ключевым фактором успеха.

Планирование процесса работы в соответствии с обратным подходом применимо для любой сложности и иерархии целей и задач. Главное – соблюдать порядок и принципы:

1. Сначала поставьте цель и все планирование выстраивайте в обратном порядке – от цели к текущему положению.
2. Для детализации и проверки цепочки задач соблюдайте связку «событие – действие – ключевые факторы успеха»
3. В очень сложных случаях рассматривайте задачи как цели и применяйте к ним обратное планирование процесса работы

Источник: материалы сайта rzbpm.ru