Содержание
Вопрос внедрения бизнес-процессов волнует руководителей практически каждой компании. Понятие «процессный подход» прочно вошло в управленческий лексикон, однако на практике многие компании раз за разом терпят неудачу: процессы описываются, регламенты пишутся, сертификаты получаются — а управляемости и эффективности так и не появляется. Причина этих неудач почти всегда одна и та же: отсутствие системного подхода.
Компания как система: пять ключевых компонентов
Любая организация — независимо от масштаба, отрасли и формы собственности — представляет собой целенаправленную систему. В ней всегда присутствуют пять базовых компонентов:
- Цели — без них организация теряет ориентиры и перестаёт развиваться.
- Стратегия — способ достижения целей в конкурентной среде.
- Организационная структура — «скелет» компании, обеспечивающий упорядоченность отношений.
- Бизнес-процессы — «мышцы» организации, с помощью которых она действует, выполняет свои функции, достигает цели.
- Корпоративная культура — совокупность ценностей и норм поведения людей.
Ослабление любого из этих элементов делает систему неустойчивой. Поэтому работа с процессами не может вестись изолированно: она всегда должна быть согласована с целями, стратегией, структурой и культурой.
Что на самом деле означает процессный подход
Процессный подход — это не просто описание того, «кто что делает». В соответствии с логикой стандартов ISO 9000, а главное — с управленческим смыслом, он включает несколько обязательных признаков:
- процессы выявлены и осмыслены как единая система;
- определены их границы, входы, выходы, клиенты и показатели;
- процессы измеряются и анализируются;
- на основе анализа ведётся системная работа по их улучшению.
Только при наличии всех этих элементов можно говорить о реальном управлении процессами. Бумажные регламенты без измерений и анализа не дают эффекта.
Почему попытки внедрения часто заканчиваются неудачей
На практике компании нередко идут по механистическому пути: «давайте опишем все процессы». В результате появляется сотни схем и регламентов, которые невозможно ни внедрить, ни поддерживать в актуальном состоянии. Сотрудники разочаровываются, руководство теряет веру в сам подход, и через некоторое время начинается очередная «попытка номер два, три или пять».
Корень проблемы в том, что процессы внедряются вне контекста стратегии и реальных ограничений бизнеса. В итоге фиксируется текущее, часто неэффективное состояние компании, а не создаётся новое, целевое.
Системный подход к внедрению процессов: пять ключевых принципов
Чтобы процессный подход действительно заработал, необходимо опираться на несколько принципиальных оснований.
1. Связь со стратегией.
Процессы — это способ реализации стратегии. Если стратегия не осмыслена, процессная система будет либо случайной, либо противоречивой. Поэтому начинать нужно с понимания бизнес-модели, целевых рынков и конкурентных преимуществ.
2. Связь с ограничениями.
Не все проблемы компании решаются через процессы. Источники ограничений могут находиться в культуре, структуре, маркетинге или стратегии. Важно честно определить, какие проблемы действительно можно снять с помощью процессного подхода.
3. Фокус на слабых звеньях.
В компании всегда есть несколько процессов, которые сильнее всего ограничивают результат. Именно с них и нужно начинать. Усиление «слабого звена» даёт наибольший эффект, в отличие от тотального описания всего подряд.
4. Вовлечение заинтересованных сторон.
Процессные изменения затрагивают многих людей. Исключение кого-то из обсуждения почти неизбежно приводит к сопротивлению и саботажу. Работа должна вестись совместно со всеми заинтересованными сторонами рассматриваемого процесса.
5. Развитие управленческих компетенций.
Процессы нельзя «сделать под ключ» силами внешних консультантов. Руководители сами должны овладеть методологией управления процессами, поскольку именно это и является их ключевой профессиональной функцией.
С чего начинать на практике
Первый шаг — формирование управленческой команды проекта и анализ ограничений компании. Используя методику Теории ограничения систем, команда выстраивает карту проблемной области и определяет, какие из них должны быть решены методами стандартизации и совершенствования бизнес-процессов.
На основе этого формулируются конкретные бизнес-цели проекта, вытекающие из реальной проблематики, а не абстрактное пожелание «внедрить процессный подход». Только после этого имеет смысл переходить к разработке целевой архитектуры процессов и выбору приоритетного объекта приложения усилий — того самого «слабого звена».
Процессный подход как непрерывная работа
Внедрение процессов — это не разовый проект и не набор регламентов. Это постоянная управленческая деятельность, в которой руководители шаг за шагом выявляют ограничения, перестраивают процессы и тем самым повышают результативность бизнеса.
Когда команда видит реальные результаты — снижение потерь, рост эффективности, повышение управляемости — процессный подход перестаёт восприниматься как бюрократия и становится естественной частью управленческой культуры.
Созданию системы управления бизнес-процессами посвящен один из модулей «Школы Системного Менеджмента» iTeam. Этот учебный курс дает все, что должен знать о бизнес-процессах каждый собственник и руководитель компании.
Купить модуль «Бизнес-процессы» >
Если у вас есть вопросы, пишите info@iteam.ru и +79091585757 (WhatsApp) — мы постараемся подробно ответить.
Автор: Александр Кочнев
