Что такое ERP-система простыми словами

Предлагаем рассмотреть, что это такое простыми словами – ERP (ЕРП) системы (с примерами). Они предназначены для планирования ресурсов, ускорения процессов, которые ведутся в бизнесе. С его помощью можно снизить негативное влияние человеческого фактора и оптимизировать функционирование компании, внутри которой много отделов, подразделений и сотрудников. Некоторые организации понимают, что им требуется все систематизировать. Чтобы понять, нужно ли это вашей фирме, стоит разобраться, что это и как этим пользоваться.

Сущность и структура ERP

Аббревиатура ERP — это enterprise resource planning дословно переводится, как планирование ресурсов. В теории подобная программа становится своеобразной стратегией предприятия, внутри которой будет учитываться управление определенными направлениями:

• финансами – ведется налоговый и бухгалтерский учет, планируется бюджет;
• трудовыми кадрами;
• активами;
• взаимодействиями с партнерами, ведением подробной истории операций с клиентами.

Если говорить о практической стороне подобного устройства, то это система, которая гарантирует подходящее ПО. Такое, чтобы автоматизировать одну или несколько сторон работы организации. Причем оптимизируются не только перечисленные выше блоки, но и многие другие процессы. Все результаты вносятся в общую базу данных, где будут храниться несколько лет.

Если разбираться, что же это такое — программа ERP (ЕРП), то это целый комплекс мероприятий. Он включает в себя действия по:

• созданию модели управления всеми потоками;
• установке и поддержанию в рабочем состоянии оборудования для хранения;
• подключению правильного ПО;
• обеспечению полноценного IT-отдела;
• обучению пользователей всему необходимому.

Как узнать, что пришло время ERP

Сейчас активно развиваются все сферы бизнеса, поэтому почти каждое движущееся вперед предприятие быстро сталкивается с необходимостью внедрить информационные системы, которые помогут оптимизировать какую-то часть работы фирмы. Это требуется, чтобы оставаться конкурентоспособной организацией и сокращать ресурсы, которые используются в производстве.

Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что пора меняться:

• сотрудникам приходится тратить много времени на рутинные и простые задачи, которые легко автоматизировать;
• сложно получить оперативную информацию, чтобы принять срочные решения;
• слишком много разрозненных продуктов и программ, которые не получается объединить в одну, модули и таблицы не переносятся из одного ПО в другое;
• нет объективных и своевременных данных об остатках на складах, движении финансов, товаров;
• нельзя изучать и анализировать отчеты вне офиса, только с конкретного компьютера на рабочем месте;
• бухгалтерские документы готовятся очень долго;
• все продажи и вообще общение с клиентами невозможно усложнено;
• отделам тяжело взаимодействовать между собой;
• если IT-отдел есть, то функционирует с большим трудом;
• нет подходящего уровня контроля за действиями персонала.

Чтобы уменьшить вероятные риски и оставаться уверенным в том, что внедрение необходимо, стоит провести более тщательный анализ компании и того, что изменится с ее введением.

История

Первые системы, которые должны были помогать следить за ресурсами, появились еще в 1960-х годах. Одна из наиболее эффективных называлась MRP, ее использовали для того, чтобы планировать и распределять материалы и сырье. Это ПО было дорогостоящим, но вместе с тем неповоротливым и громоздким. Для ее работы требовалось много специалистов, но вместе со всеми неудобствами ее использовали до 80-х годов, как единственно рабочую.

В 1983 году изобрели MRP II, которая стала модульной и захватила уже больше ключевых производственных процессов. Сюда входили:

• планирование;
• закупка;
• управление договорами;
• спецификация.

Вместе с ней стали понимать, как правильно через программное обеспечение управлять информацией и увеличивать эффективность. Стало проще планировать, появилась возможность сократить запасы на складах и минимизировать отходы.

Но работала она недолго. Уже в 1990 году аналитики создали ERP, в которой позже выделили CRM для внешних взаимодействий и PLM для внутренних циклов.

Классификация, виды, структура понятия современной ERP-платформы

Не так давно компания была рада, если удавалось внутри одной программы управлять одновременно финансами и операционными вопросами. Современные аналоги считаются уже комплексными решениями, которые могут ввести автоматизацию во все бизнес-процессы и при этом оставаться в рамках одного общего софта.

Все больше организаций понимают, что для успешной работы следует научиться грамотно распределять ресурсы между всеми подразделениями фирмы. Кроме того, необходимо все разрозненные задачи объединить в одно высокопроизводительное ПО, управление которым дает руководителям основания и информацию для принятия взвешенных эффективных решений.

В соответствии с наиболее полной классификацией можно выделить 4 группы:

• по назначению – отраслевые и общие;
• по виду организации – приват, гибрид, публичный, также их делят на облачные и исключительно внутренние, десктопные, что только для ПК, и браузерные;
• по архитектуре – единые и модульные, последние сейчас становятся все популярнее, потому что можно подобрать для себя идеальную систему, составив ее из нескольких частей;
• по типу лицензии – проприетарные и с открытым кодом исходника, последние плохо распространены по территории нашей страны, так как требуется специалист, который будет за ней следить и настраивать.

Архитектура

Стоит отметить, что современная ERP состоит из 3 уровней:

• база данных – здесь хранится информация;
• приложения – обрабатывается массив, используется;
• графический интерфейс – нужен для удобства пользователя, часто ведется через веб-программы.

Модули

Большая часть группируется вокруг персонала фирмы, их финансов и проводимых операций. Одно из таких функциональных ПО – «1С: ERP – Управление предприятием 2».

Приложение может:

• вести регламентированный учет;
• управлять закупками, складом, запасами;
• контролировать финансовые вопросы, проводить бюджетирование;
• фиксировать взаимоотношения с клиентами;
• мониторить показатели деятельности компании.

Это даже не половина вкладок, с которыми будет успешно справляться конкретное приложение. На самом деле их намного больше, стоит подобрать то, что максимально полно будет охватывать задачи вашего бизнеса.

Как работает ERP-система, что это и кому она необходима

Если учесть, что это дорогостоящее и сложное технически решение, то становится понятно, для кого она. Основными ее покупателями станут крупные компании и те, кто стремится развиваться в серьезном темпе. Обычно к внедрению приходят те, кому становится очень сложно самостоятельно вести учет и хочется оптимизировать часть объема задач.

Помните, что если у вас небольшой ассортимент и партии товара, то установка такого ПО станет бессмысленной тратой крупной суммы. Более того, программа начнет тормозить темпы работы.

Но есть и исключение. Если фирма работает в условиях жесткой конкуренции и требуется весомое преимущество, то грамотная автоматизация через ERP поможет опередить соперников.

Чтобы понять, необходимы ли такие перемены вашему производству, следует рассчитать ее экономическую эффективность. Перед введением в эксплуатацию любой подобной платформы требуется проводить соответствующие расчеты. В итоге она обязана приносить дополнительную прибыль или снижать трудозатраты, а не уменьшать выручку.

Для чего используется ERP-система

Использование такого ПО должно давать определенные преимущества перед другими и особенности в функционале. Давайте остановимся на этом подробнее.

Суть единой базы данных: как вести контроль и управление с точностью и оперативностью

Если правильно установить и задействовать подобное ПО, то это поможет создать единое информационное пространство, которое будет позволять всем специалистом одновременно работать с этим массивом. Информация будет доступна всем мгновенно, не будет простоев, минимизируется количество ошибок из-за человеческого фактора. Но даже если они появляются, то устранить их довольно просто. Поэтому ERP рекомендуют всем предприятиям, где срочность и точность переданного является критичным фактором.

Гибкость в работе компании с учетом изменений рынка

Если организация собирается развиваться и хочет двигаться в ногу со временем, то ей необходимо наладить быстрый обмен между своими подразделениями. Это требуется, если есть более одного отдела и от 10 сотрудников.

Что значит ERP-решения в сложных бизнес-процессах

Это еще одна популярная причина внедрения подобного ПО. Когда процессы становятся неповоротливыми, требуется все оптимизировать и обновить. Вместо множества разного софта, который плохо интегрируется между собой, проще поставить одну платформу, что будет решать все проблемы сразу.

Из чего состоит ERP-система

Они все, независимо от разработчика, объединены одинаковой архитектурой.

Здесь всего 3 основных части.

• Платформа. Это база с минимальными возможностями, среда, в которой будут работать надстроенные элементы. Менять что-либо в ней может только создатель и его команда.
• Контроль над деньгами. Здесь хранится база данных, учитываются методы хранения и обработки массивов, лежат инструменты для интерпретации, ПО для работы с этим.
• Модули. Это компоненты, которые будут подключаться по желанию пользователей. Каждый из них имеет свой функционал и существует независимо от остальных.

Где взять ERP-систему для предприятия

Есть три способа получить ПО, которое будет помогать планировать ресурсы.

• Создать собственный продукт. Если писать все полностью самостоятельно, есть риск получить неработоспособный материал с множеством ошибок, которые во время функционирования создадут большие проблемы.
• Купить готовую платформу. Если сделать правильный выбор и заказать донастройку, то получится типовое ПО, но отлично работающее с вашими задачами. Здесь придется просить о постоянной или регулярной поддержке разработчика.
• Заказать разработку профессионалами. Это дороже, но есть вероятность получить результат, который будет полностью подстроен под желания и потребности бизнеса. Стоит учесть, что только 20% от всех созданных отечественных разработок нашли применение в компаниях. Есть риск получить не самый качественный продукт по очень высокой цене.

Виды ERP-систем управления ресурсами предприятия

Мы уже говорили об этом выше, теперь предлагаем остановиться немного подробнее. Классификация обычно ведется сразу по нескольким параметрам. Если их учитывать, то подобрать самую подходящую программу станет довольно просто.

Если рассматривать их по виду организации, то есть следующие.

• Публичные. У всех или большинства пользователей есть доступ к общей части функционала, но данные конкретной фирмы будут доступны только ее сотрудникам.
• Приват. Софт полностью изолирован, способен меняться под текущие задачи.
• Гибрид. Сочетает в себе два предыдущих варианта.

При рассмотрении относительно хранения.

• Облачные. Все базы будут храниться на специальных внешних сервисах, их можно просматривать откуда угодно.
• Внутренние. Вся информация находится на определенном сервере, никуда оттуда не копируется.

Как может выглядеть интерфейс пользователя.

• Стационар или десктоп. То есть ПО будет подключаться к базам, ставится на ПК. Оно работает автономно, ему не нужен интернет, только внутренние программы.
• Браузер или те, которые функционируют онлайн. Доступ к ним появляется при выходе в сеть через личный кабинет сотрудника.

Что получает бизнес от внедрения ERP

В первую очередь это способ, который позволяет объединить все бизнес-процессы, сделать их проще, удобнее и более автоматизированными, поэтому преимуществ у него очень много. Вот только наиболее значимые.

• Доступные данные. Все, что было один раз внесено в систему, будет в ней храниться. Не потребуется сверять и перепроверять их множество раз.
• Согласованная информация. Все в общей базе, поэтому можно исключить из большинства задач этап согласования и подтверждений.
• Контролируется работа персонала. Нет расхождений в цифрах и практически минимальна вероятность человеческого фактора. Можно выявить все ошибки в реальном времени, не выходя из кабинета.
• Модули подогнаны, пользоваться удобно. Все отдельные части становятся единым целым, созданная счет-фактура в одном участке считается основанием для производства бухгалтерских документов и расходников.

Как выбрать и внедрить ERP

Это универсальный метод планирования, но все же платформ достаточно много. Чтобы не ошибиться, стоит изучить основные их типы.

Что важно знать при выборе ERP-системы

Обычно пользователи выбирают между облачной разновидностью и стационарной. Советуем помнить, что это многофункциональная программа, которая может объединять все о компании.

Есть несколько нюансов, на которые стоит обратить внимание:

• Выбор специалиста, который будет заниматься внедрением.
• Подобная система не ответ на все вопросы. Помните, что каждое ПО имеет свою отраслевую принадлежность. Если вы берете софт для производства, то и модули необходимы соответствующие.
• Бюджет. Это не может быть дешевым, поэтому рекомендуем внимательно рассчитать, точно ли требуется его ставить, а уже потом переходить к выбору.

Краткий обзор популярных ERP

Есть платные и бесплатные варианты продуктов, которые сделают жизнь фирмы оптимизированной и упрощенной. Если внедрять грамотно, то можно обойтись и без серьезных финансовых вложений.

Два оптимальных варианта без оплаты:

• ERPNext — хорошо подходит для ИП. В качестве недостатка – небольшое пространство на диске, но его можно увеличивать за деньги.
• Галактика ERP – разрабатывалась специально под российский рынок, помогает учитывать перемены в законах.

Программы с фиксированной стоимостью:

• SAP ERP – одна из самых популярных, функционал максимально широкий, пользоваться удобно.
• 1С:Предприятие – цена приемлемая, модулей и решений множество. Очень объемная и подтормаживает во время активной работы с ней.
• OpenBravo ERP – вариант для среднего уровня загруженности. Масштабирование подходящее, покупка не сильно бьет по бюджету, возможностей много.

Ошибки выбора системы планирования ресурсами

Важно учесть их, иначе покупка платформы будет бессмысленной тратой денег или ухудшит обстановку на производстве.

Что может оказаться критичным:

• неверно расставленные цели, непродуманная стратегия;
• неподходящий метод решения трудностей;
• выбор делал один человек, смотрел субъективно;
• специалисты недостаточно профессионально провели интеграцию;
• руководство компании не контролировало процесс, не интересовалось нюансами;
• поставили слишком сложный интерфейс, не получается обучить персонал.

Что должна обеспечить система

Это платформа, которая обязана помогать в подготовке ресурсов и отслеживании бизнес-процессов. Основной момент, которым она будет заниматься – отчетная документация. Но это не все ее возможности.

Какие функции обеспечит ERP:

• Планирование. ПО поможет подготовить нужные запасы материалов, сырья, проконтролирует наполненность складов и предложит заказ.
• Удобный документооборот. Быстрое оформление любых документов, интуитивно понятные параметры и простое хранение.
• Прозрачность. Фиксируются все операции, даты их проведений, объемы и прочая полезная информация для комфортного взаимодействия с массивом.
• Единая сеть. Одновременно в одной платформе будут все отделы находиться. Даже если все они будут работать с одним файлом, это не отразится на работоспособности.
• Учет кадров. Программа контролирует численность персонала, подсказывает о его нехватке или перештате, помогает с расчетами зарплат и планированием ФОТ.
• Поставщики. Весь документооборот, база посредников, автоматические запросы на объем и наличие, формирование заказов.
• Клиенты. Хранение и оптимизация массива данных по каждому покупателю.
• Сервис и ремонт. У ПО должен быть свой менеджер, который поможет с отладкой, настройкой и ремонтными работами в случае поломки.

Особенности внедрения ERP

Это непростой и небыстрый процесс. Стоит настроиться на длительную перестройку, перенос информации с разных носителей в общую часть, подгонку под нужды бизнеса.

Сначала интегрируются важные блоки, в которых заключается основа деятельности предприятия, а потом постепенно остальные, в которых работает отдельное подразделение, не такие существенные.

Отрицательные стороны внедрения подобной системы

Несмотря на то что это чаще удобный процесс, который оптимизирует множество рутинных или тяжелых задач, которые можно автоматизировать, минусы у него тоже есть.

Основные недостатки.

• Сложность. Ее довольно трудно ввести в эксплуатацию.
• Повышенные требования к оборудованию. Обязательно быстродействующие сервера и надежные программы для хранения.
• Необходимо ставить дополнительную защиту данных. Следует контролировать уровень безопасности, так как находящаяся в облаке информация повержена похищению, подмене или порче. Но и «коробочные» варианты ненамного надежнее, их тоже легко взломать, если находиться на территории организации.
• Зависимость от энергообеспечения. Этим грешат все разновидности. Любые сбои в сети способны привести к потере или сдвигу.

Практические преимущества системы управления предприятием класса ERP

Но и плюсов у такого внедрения довольно много. Вот основные:

• может быстро интегрироваться в самые разные производства, адаптироваться под спектр деятельности, подходит как для промышленных комплексов, так и для сферы торговли и услуг;
  поддерживает планирование одновременно по направлениям;
• допускается виртуально строить отделы;
• есть возможность масштабировать для разных размеров организации, гибко подстраивать под его нужды;
• способность работы с другими приложениями и программами;
• все собирается в единую платформу для удобного функционирования.

Мы рассмотрели, что это — ERP systems (с расшифровкой) и главные возможности. Важно подобрать то, что будет отвечать основным целям предприятия, а также грамотно провести внедрение, чтобы повысить эффективность и уровень прибыли компании. Тогда фирма сможет пробиться вперед, встать перед всеми конкурентами и предлагать лучший продукт на рынке.

Источник: материалы сайта cleverence.ru