Когда начинать описывать бизнес-процессы
Как только вы наняли первого сотрудника. Вам необходимо объяснить ему задачи и обязанности, обучить, передать все ресурсы для начала работы, ответить на “глупые” вопросы, поставить задачи и проконтролировать их исполнение.
Когда есть прописанные регламенты, инструкции и процессы, внедрение нового сотрудника (и замена другим сотрудником, если этот не справится) займет меньше времени. И вы будете уверены в качестве его работы.
Если в компании больше 1 сотрудника, а процессы не прописаны, вот с чем вы скорее всего уже сталкивались:
- Сотрудники не выполняют поставленные задачи, потому что нет четко прописанных регламентов и процедур.
- Из-за ошибок сотрудников, компания срывает сроки выполнения заказа.
- Принятие решений завязано на вас, делегировать задачи трудно, поскольку вы боитесь потерять качество работы.
- Открыть новые филиалы невозможно, так как нет описанных процессов.
- Вам приходится тратить много времени и сил на обучение и адаптацию новых сотрудников.
Чем быстрее вы систематизируете бизнес-процессы, тем быстрее выйдите из текущих задач и начнете посвящать время семье или новым проектам. И, что самое интересное, еще больше зарабатывать.
В описании бизнес-процессов есть несколько подходов:
- Делаете все сами.
- Обращаетесь к эксперту, который уже прописал и внедрил все процессы в своей компании и помогает другим бизнесом.
- Обращаетесь в специализированные компании, где каждый сотрудник отвечает за свой объем задач.
Построение и оптимизация бизнес-процессов осуществляется в пять этапов:
Этап 1. Разработка модели организации “как есть”.
Этап 2. Анализ модели организации “как есть”.
Этап 3. Разработка модели организации “как надо”.
Этап 4. Разработка плана перехода из состояния “как есть” в состояние “как надо”.
Этап 5. Внедрение изменений и построение организации “как надо”.
В этой статье я расскажу про первый способ описания бизнес-процессов.
Этапы описания бизнес-процессов
1-2 этап. Определение бизнес-процессов “Как есть” и его анализ.
На этом этапе важно прописать, как работает компания в настоящий момент. Нарисуйте организационную структуру (кто кому подчиняется), пропишите должностные обязанности каждого сотрудника на данный момент времени + этапы сделки от подачи рекламы, до получения оплаты от клиента.
Пропишите регламенты, процесс планирования работы, бюджетирование компании, еженедельные/ежемесячные планерки, решение конфликтных ситуаций с клиентами.
Опишите работу компании по каждому направлению — маркетинг, продажи, подбор персонала, финансовый отдел, бухгалтерия, производство или склад. Не бойтесь писать как есть, со всеми проблемами и сложностями. Это самый трудный этап в работе с бизнес-процессами. Чем честнее вы будете, тем легче составить идеальное решение в будущем.
Начав прописывать эти показатели, вы увидите слабые стороны в работе компании. Поймете, где происходит сбой в работе с клиентами. Главная задача на данном этапе — определить исходную ситуацию в компании.
После этого, необходимо проанализировать текущую ситуацию и понять, почему в процессах случились сбои. Обычно это случается из-за того, что в компании нет четко выработанных регламентов или нет назначенных ответственных. Для анализа текущей ситуации привлекайте не только руководителей компании, но и рядовых сотрудников, чтобы они дополнили анализ. Сотрудники не только будут рады, что вы хотите услышать их мнение, но и смогут дать конструктивную обратную связь.
3-4 этап. Разработка модели организации “Как надо” и плана перехода из состояния “как есть” в состояние “как надо”.
На этом этапе вы прописываете тот идеальный вариант работы компании, который хотите получить. Можно взять вариант “как есть” и прямо на нем вносить необходимые правки. Лучше всего описывать все в наглядном графическом виде, используя программы по составлению mind-карт.
Это похоже на работу над личным имиджем: на первом этапе вы оцениваете и анализируете свой гардероб, а на втором составляете идеальный образ, которому хотите соответствовать. Если самому сложно, можно обратиться за помощью к стилисту. Далее составляете план покупок необходимых вещей, посещения парикмахерской или салона красоты.
На этом этапе полезно пообщаться с руководителем компании, в которой уже отлажены бизнес-процессы. Не обязательно просить совета у конкурентов, многие процессы повторяются в схожих нишах.
Чтобы реализовать план перехода, обязательно укажите сроки и ответственные лица. Дело за малым — показать план сотрудникам и объяснить, зачем и почему вы это делаете. Ответственные люди, ориентированные на результат, поддержат перемены, поскольку работать станет намного удобнее и быстрее. А вот ленивые и безответственные любые изменения воспримут в штыки. Будьте готовы к этому.
5 этап. Внедрение изменений и построение организации “Как надо”.
После описания каждого бизнес-процесса, необходимо постепенно внедрять их в работу. Знаю много компаний, которые хранят целую кипу документов с так и нереализованным планом изменений. Поэтому я использую подход “прописал — протестировал — докрутил — внедрил — проконтролировал”. Только так можно получить работающие процессы.
Найдите сторонников изменений в компании и сформируйте “бригаду изменений”, которая будет помогать вам внедрять и контролировать новые процессы.
Время, потраченное на описание и внедрение бизнес-процессов, окупится в несколько раз. Одна из причин отсутствия бизнес-процессов в компаниях — нехватка времени руководителя. Но главная причина в отсутствии понимания “зачем и как это нужно делать”.
Автор: Р. Абдулов
Источник: материалы сайта introvert.bz
