Содержание
В любом бизнесе существует множество областей, которые требуют улучшения. Однако ограниченность ресурсов не позволяет решать все задачи одновременно. Что делать в таком случае? Необходимо в первую очередь определить те точки усилий, которые дадут наибольшую отдачу. Следует найти самые слабые звенья, ведь именно они определяют конечный результат ведения бизнеса. Поэтому работу над этими областями нельзя откладывать. О том, как выявить приоритетные задачи, будет рассказано в этой статье.
Поиск ключевых проблем
Ключевые проблемы, отраженные на карте проблемной области, – это первоисточники кризисной ситуации. Они находятся внизу схемы. Целый ряд нежелательных последствий, ведущих к негативным результатам в бизнесе, возникает благодаря наличию ключевых проблем. Поработав над ними, можно значительно улучшить работу всей компании. Ведь вслед за исчезновением ключевых проблем происходит автоматическое уничтожение последствий, к которым те приводят. 
На схеме, представленной выше, проблемы верхнего уровня отделены от остальных красной линией. Их можно назвать конечными эффектами. Ниже этой линии расположены корневые проблемы, которые и стали причиной развития нежелательных последствий. Главные факторы, приводящие к негативным результатам бизнеса, следует искать именно в нижней части схемы.
В данном примере имеется такая проблема, как низкое качество продуктов. Нужно заметить, что она существует не сама по себе. У любой проблемы может быть целый ряд причин. На схеме видно, что причинами низкого качества продуктов выступают:
- низкое качество управления проектами;
- недостаточная мотивация сотрудников;
- недостаточная квалификация сотрудников;
- слабость функции маркетинга.
Или если взять проблему «низкая эффективность процесса продаж». Ее корни опять же следует искать в маркетинге, низкой организации управления процессами, недостаточной квалификации сотрудников и в том, что организационная структура не оптимальна. Очевидно, что все вышеперечисленные проблемы, снижающие эффективность продаж, находятся внизу схемы. Это кандидаты на слабые звенья. Если избавиться от данных негативных факторов, организация процесса продаж перейдет совсем на другой уровень.
В самой нижней части схемы можно увидеть и такую проблему, как недостаточная квалификация руководителей. Она тоже является причиной большого количества негативных последствий. Можно даже сказать, что вся проблемная область напрямую зависит от недостатка квалификации, т.е. это фундаментальная проблема.
Поэтому важно обсуждать вместе с командой карту проблемной области. Это поможет выявить подобные ключевые факторы, претендующие на то, чтобы называться слабыми звеньями. Их следует выписать на отдельный листок. Те негативные эффекты развития бизнеса, которые лежат на поверхности, берут свои истоки именно из этих фундаментальных проблем.
В данном случае факторов, с которыми нужно работать в первую очередь, получилось восемь:
- низкая мотивация сотрудников;
- неоптимальная организационная структура;
- непродуктивная корпоративная культура;
- слабость функции HR;
- не развита функция маркетинга;
- недостаточная квалификация сотрудников;
- низкий уровень организации процессов;
- недостаточная квалификация руководителей.
У каждой организации получится свой уникальный список ключевых проблем. Неважно, будет ли он длиннее или короче, все равно придется определиться с приоритетами. Ведь среди этих проблем нужно найти наиболее острые, решение которых нельзя откладывать на потом.
Определение слабого звена
Чтобы среди списка ключевых проблем найти самые слабые звенья, необходимо обсуждение. Следует обменяться мнениями с командой. Необходимо, чтобы все высказали свою точку зрения, рассказали, какую проблему они считают наиболее важной и почему. После этого можно переходить к голосованию.
Голосование
Как расставил бы приоритеты каждый член команды? Ключевые проблемы удобнее выписать в таблицу, чтобы все смогли распределить свои баллы в этом списке. Количество баллов у каждого участника голосования должно быть в 1,5 раза больше, чем количество ключевых проблем. Это нужно для более гибкой расстановки приоритетов. Например, если в списке 10 проблем, то каждому члену команды дается 15 баллов, которые он может распределять, как ему заблагорассудится. Тогда он сможет отдать больше баллов тем проблемам, которые считает наиболее значимыми и важными.
Когда голосование закончится, останется только подсчитать баллы и узнать среднее значение для всех пунктов. В итоге получится ранжированный список проблем, сформированный по итогам обсуждения и общего голосования.
Механизм парных сравнений
Но иногда вышеперечисленного бывает недостаточно. Если возникли затруднения в определении приоритетов, на помощь придет механизм парных сравнений. Вот в чем заключается метод.
Необходимо взять 5 самых важных проблем из списка и начать их попарное сравнение. В начале первая сравнивается со второй. Та проблема, которая покажется наиболее значимой, помечается цифрой «1», другая остается без изменений. Затем по этому же принципу происходит сравнение первой проблемы с третьей, затем с четвертой и т.д. Каждый член команды расставляет свои приоритеты. После обработки результатов будет найдено среднее значение. Таким образом, появится список уточненных проблем, в котором будет определен победитель – самое слабое звено.
Такой анализ дает управленческой команде понимание проблемной области компании. В дальнейшем это поможет лучше фокусироваться на приоритетах и более эффективно организовать работу по улучшению бизнеса.
Разработка плана решения проблем
Любую проблему нужно решать. Поэтому следует продумать способы выхода из сложившейся ситуации для каждого слабого звена.
Например:
- Недостаточная квалификация руководителей. – Необходимо внедрять практики обучения управленческой команды.
- Не развита функция HR. – Нужно предусмотреть решение этой задачи в ходе формирования организационной структуры и процессов.
- Недостаточная квалификация сотрудников. – Необходимо подумать об организации системы обучения на этапе постановки функции управления человеческими ресурсами. Важно, чтобы обучение сотрудников происходило на системной основе.
- Не развита функция маркетинга. – Структура и процессы маркетинга должны быть сформированы в ходе работы над организационной структурой и бизнес-процессами. Тогда же следует определить позиционирование компании на рынке и учитывать его во время разработки стратегии.
- Низкая мотивация сотрудников. – Поскольку причинами такого положения дел часто является сразу несколько факторов, уровень мотивации сотрудников нужно постоянно отслеживать. Удобнее подключить к решению этой проблемы HR-процессы. Необходимо предусмотреть такой процесс, который позволит проводить регулярные измерения удовлетворенности и вовлеченности сотрудников. Это поможет следить за тем, как изменения в деятельности компании отражаются на мотивации людей.
В данной статье мы разобрали, как нужно подходить к обсуждению ключевых проблем. А после этого необходимо подумать над планом их разрешения.
