Содержание
В статье обсуждается ключевой вопрос: как обеспечить выполнение принятых руководством решений в компании, чтобы они способствовали ее развитию.
Первым шагом в этом процессе является анализ проблемных областей, как внутренних, так и внешних, с которыми сталкивается компания. Этот анализ позволяет определить ограничения и корни проблем, что служит отправной точкой для формирования команды, готовой решать данные задачи.
Следующим важным этапом является организация системы принятия решений в компании. Это позволяет вовлечь членов команды в процесс принятия решений и обеспечить их выполнение. Отказ от выполнения принятых решений может стать причиной неудачи многих компаний. Выделяем три основные проблемы, влияющие на выполнение решений:
- Необдуманные решения, которые лишены необходимости и не способствуют достижению целей компании.
- Непродуктивная корпоративная культура, в которой отсутствуют ключевые ценности, такие как дисциплина, ответственность и обязательность выполнения задач.
- Отсутствие воли к выполнению решений, когда они принимаются, но забываются или игнорируются, не достигая намеченных целей.
Каждая из этих проблем требует более детального рассмотрения, чтобы найти эффективные стратегии и решения.
Почему принимаются необдуманные решения
Чаще всего это происходит из-за авторитарного стиля руководства в компании. Руководитель принимает решения самостоятельно, без должного обсуждения и оценки. Эти решения часто не имеют необходимых ресурсов, не согласованы с заинтересованными сторонами, противоречат предыдущим договоренностям или стратегии компании. В результате возникают естественные проблемы при их выполнении.
Например, в ходе обсуждения с директором по продажам руководитель выясняет, что продажи не идут так, как ожидалось, и отдел продаж испытывает затруднения. Руководитель предлагает провести стимулирующие мероприятия для активизации продаж и достижения целей.
Однако важное звено, директор по маркетингу, не был вовлечен в обсуждение. Он сталкивается с дилеммой, так как у него уже запланированы другие мероприятия, а в бюджете нет средств на проведение дополнительных акций. Это пример того, как решения, принятые без учета интересов всех сторон, могут вызвать проблемы.
Эффективнее было бы включить всех заинтересованных сторон в процесс принятия решений. Если какая-то сторона не участвует в принятии решений, это может привести к сопротивлению, возмущению или даже саботажу.
Еще один распространенный сценарий — реакция на новые возможности или продукты конкурентов без должного планирования и анализа. Владелец компании может внезапно решить развивать новый продукт или услугу, не учитывая текущих стратегий и планов компании. Чтобы избежать подобных ситуаций, важно пересматривать стратегии и планы в соответствии с новыми задачами и возможностями.
Часто такие решения вытекают из авторитарного стиля руководства, когда не хватает ресурсов или понимания целей и связей с другими проектами компании.
Для успешного принятия решений необходимо вовлечение всей команды и учет всех соответствующих обстоятельств. Это подразумевает привлечение специалистов с необходимыми навыками, способных конструктивно общаться и разрабатывать совместные решения. Только такой подход позволит наладить процесс принятия решений, которые будут эффективно выполняться.
Непродуктивная корпоративная культура
В организации с непродуктивной корпоративной культурой часто наблюдается множество спонтанных решений, причем одно решение часто отменяет другое. Это создает атмосферу прохладного отношения сотрудников ко всему, что говорит руководитель. Стало даже распространенной поговоркой: «Если получил распоряжение начальника, не торопись его выполнять, потому что может прийти следующее распоряжение, которое отменит предыдущие, или о нем просто забудут». Подобная логика побуждает сотрудников относиться безразлично к указаниям сверху и ожидать, что ситуация разрешится сама собой.
Отсутствие воли в исполнении решений
Ситуация, когда руководители не могут завершить начатые дела, связана с отсутствием структурированных процессов управления задачами. Отсутствие четко определенного процесса выполнения задач приводит к тому, что принятые решения остаются неосуществленными. Хотя руководство может устанавливать сроки, определять ответственных и выделять ресурсы, но без процедур регулярного контроля и оценки результатов выполнения, задачи остаются незавершенными.
Чтобы изменить эту ситуацию, необходимо наладить процесс выполнения принятых решений. Это включает внедрение структурированных процессов управления задачами, где каждый этап, начиная от принятия решения и заканчивая его выполнением, четко определен и осуществляется систематически.
Для достижения этой цели важно продолжать развивать команду, где каждый член команды активно участвует в принятии решений и в их выполнении. Создание процессов организации деятельности становится важным шагом в формировании эффективной команды, способной совместно достигать поставленные цели и результаты.
Как установить порядок принятия решений
Установление порядка принятия решений является ключевым элементом организационной эффективности. Ниже представлены основные шаги, которые могут быть предприняты для этого:
- Создание коллегиального органа принятия решений. Необходимо сформировать четко определенный коллектив, который будет принимать стратегические и важные оперативные решения. Этот орган может быть представлен командой руководителей верхнего уровня или советом директоров, имеющим определенный регламент работы.
- Формализация процесса принятия решений. Регламент работы органа принятия решений должен четко определять порядок обсуждения вопросов, процедуры голосования, а также обязательные этапы контроля и оценки результатов.
- Доверие и участие членов команды. Коллегиальное принятие решений выражает доверие к участникам команды и создает мотивацию для их активного участия. Каждый член команды имеет право высказать свое мнение, что способствует принятию более обоснованных решений.
- Разделение стратегических и оперативных вопросов. Важно разграничить решения, касающиеся стратегии компании, от оперативных вопросов. Стратегические решения должны быть приняты коллективно, в то время как оперативные вопросы могут быть делегированы на функциональное направление.
- Установление правил принятия решений. Определение процедурных моментов, таких как привлечение заинтересованных сторон, выделение ресурсов, согласование с планами и стратегией компании, должно быть зафиксировано в регламенте органа принятия решений.
- Протоколирование решений. Все принятые решения и поручения должны быть протоколированы и зафиксированы в письменном или электронном виде. Это обеспечит ясность относительно ответственности за выполнение решений и предотвратит их забвение.
Установление такого порядка принятия решений позволит компании принимать обоснованные и взвешенные решения, улучшая ее эффективность и результативность.
Внедрение регулярного менеджмента
Следующий слой наведения порядка — это внедрение регулярного менеджмента. Регулярный менеджмент — это система управления, которая основана на процессном подходе, на планировании. Когда эти методы управления внедрены, то возникает меньше ситуаций, когда нужно срочно, быстро, не долго раздумывая принимать какие-то решения. Срочность чаще всего является результатом хаотической деятельности. Потому что авторитарные, единоличные, быстрые решения необходимы только в экстремальных ситуациях. Когда речь идет о безопасности и спасение жизни, благополучия организации и тд. Когда нет времени на обсуждение и раздумывания, надо принять решение здесь и сейчас. Таких ситуаций очень мало и очень редко встречаются. А все остальное, что под видом срочности преподносится — издержки управления, некачественное управление, низкий уровень менеджмента. Таким образом наводится порядок в процессах принятия решений.
Второй шаг — обеспечить контроль выполнения решений. Нужно каждое решение поставить на контроль и отслеживать дедлайны, отклонения, фиксировать причины отклонений. Здесь можно использовать автоматизацию. На сегодняшний день существуют программные продукты, которые под это заточены. Надо взять соответствующую программу. Существует целый класс программ для управления задачами. В можно легко найти на эту тему обзоры и перечень программ, которые этим занимаются.
Из наиболее популярных, которые широко используются, можно назвать битрикс24, Trella, Sana. Такие программы легко осваиваются даже без участия программиста. Они, как правило, облачные, интегрированы с мобильными приложениями и позволяют как раз фиксировать задачи, назначать исполнителей, ставить сроки, сигнализировать о наступлении сроков, формировать отчеты выполнения тех задач, которые поставили на контроль. Это совершенно не сложно внедрить и здорово продвигает процесс управления выполнением принятых решений.
Третье, что нужно сделать — проводить регулярный анализ принятых решений, их выполнения. Для этого желательно выделять один раз в две недели час-полтора времени для того, чтобы вместе с командой пройти по сформированному программой отчету, где все четко видно. Вот принято решение, выполнено в срок, здесь были задержки, а это висит, не выполняется. И по каждому отклонению провести обмен мнениями. Почему так происходит, что мешает выполнить задачу и что нужно предпринять.
Особое внимание в таких дискуссиях нужно обратить на причины. Именно анализ причин позволяет понять, что не так с исполнением решений. Возможно, плохо подумали перед тем, как принять решение. Возможно, исполнители недостаточно мотивированы, недостаточно квалифицированы. Возможно, ресурсов недостаточно. Важно всегда дойти до причин для того, чтобы в дальнейшем сократить количество невыполненных решений. Такая работа ведет и коллективное обучение. Она позволяет постоянно повышать результативность работы команды. Это важная практика формирования команды. Команда учится правильно работать в процессе принятия решений и учится выполнять принятые ими решения.
Автор: Александр Кочнев
