Что вызывает необходимость постоянных совещаний? Часто за этим стоит отсутствие делегирования. Руководитель или собственник стремится контролировать каждый шаг, лично вникая в каждый вопрос, полагая, что таким образом решаются проблемы. В основе такой практики — недоверие. Задачи не передаются другим уровням управления, так как отсутствует уверенность в их надлежащем выполнении.
Причиной также может быть слабая организационная структура и хаотичные процессы. При отсутствии чёткого распределения задач и зон ответственности происходят регулярные разборы ошибок: кто виноват, кто должен был выполнить. В результате снова инициируется совещание. Любая возникшая проблема вызывает экстренный сбор и попытку разобраться. Это указывает на неупорядоченность структуры и процессов.
В эффективной системе каждый сотрудник знает свою зону ответственности, понимает направление движения и правила взаимодействия с другими подразделениями. Ошибок и недоразумений при этом значительно меньше. Неработающие горизонтальные связи — отдельная проблема. При отсутствии навыков конструктивного взаимодействия между отделами даже незначительное разногласие становится поводом для совещания.
Большое количество совещаний — характерная черта авторитарной управленческой культуры, в которой отсутствует делегирование и доверие. Системой это назвать трудно.
Причины затягивания совещаний
Часто совещания начинаются без чёткого понимания цели. Отсутствие повестки приводит к тому, что обсуждаются все возможные темы — от стратегических задач до текущих проблем. Всё смешивается: ошибки, предложения, срочные вопросы. Вспомнилось — обсуждается. Возникает хаотичная дискуссия, теряющая фокус.
Один из участников однажды охарактеризовал ситуацию как «базар». Это точное сравнение. На базаре всё свалено в одну кучу, без порядка, структуры и правил. В отличие от системного магазина, где всё упорядочено: товары разложены по категориям, есть структура, есть правила.
Недостаточная подготовка — ещё одна причина. Решения пытаются принимать с ходу, не имея полной картины. Это приводит к затягиванию времени и снижению качества обсуждения.
Почему совещания истощают
Совещание без чёткой цели демотивирует. Оно отнимает энергию, потому что ведётся без правил. Дискуссия неупорядоченна: перебивания, доминирование отдельных участников, отсутствие конструктивного диалога. Участники не чувствуют, что их слышат. Возникает эмоциональное напряжение, ощущение бессмысленности происходящего.
В основе — отсутствие уважения и доверия. Такая среда приводит к разочарованию, снижению мотивации и длительным, неэффективным обсуждениям.
Почему решения не принимаются и не выполняются
Решения часто не формулируются вовсе. Обсуждение идёт вразнобой, цели не определены, вопросы не проработаны. В итоге всё сводится к спорам и переходу на личности. Фокус теряется.
Даже принятые решения оказываются слабо реализуемыми. Часто они принимаются наспех, без учёта ресурсов, ограничений по времени, людским и материальным возможностям. В результате реализация оказывается невозможной или чрезмерно сложной.
Иногда решения принимаются без согласования с ключевыми участниками. Отсутствие их вовлечённости приводит к конфликтам и блокировке выполнения. Кроме того, часто отсутствует контроль за реализацией решений. Формируется культура, в которой договорённости необязательны к исполнению.
Что позволяет решить эти проблемы
Проблемы совещаний — не второстепенные. Основной результат управленческой деятельности — обдуманные, взвешенные решения и их реализация. При отсутствии эффективной коллективной работы снижается общая продуктивность, теряется темп развития и внутренняя энергия компании.
Внутренние обсуждения и постоянный разбор проблем отвлекают ресурсы от главной задачи — работы с клиентами, рынком и конкурентной средой. Энергия расходуется внутри компании, вместо того чтобы направляться во внешнюю деятельность, где формируется доход и достигается успех.
Оптимизация внутренней работы и сокращение энергетических затрат на неё позволяет высвободить ресурсы для стратегических задач и рыночной активности.
Решения:
- Структурирование совещаний
Чёткое определение целей, повестки, формата. - Введение регламентов и правил
Аналогично системному магазину, где есть структура и порядок. - Организация всего процесса коллективной работы
Подготовка, обсуждение, контроль реализации. - Формирование ценностной основы
Без честности, уважения, доверия и ответственности невозможно создать устойчивую систему. - Устранение хаоса в структуре и процессах
Только упорядоченная организационная модель обеспечивает эффективную совместную работу.
Эти изменения можно начинать внедрять сразу. Использование шаблонов регламентов, правил и алгоритмов позволяет увидеть эффект уже на первых этапах. При дальнейшем развитии — автоматизации, внедрении процессного подхода, выстраивании культуры — результат значительно усиливается.
Фокус усилий должен быть направлен на выравнивание корпоративной культуры, процессов и структуры, чтобы снизить затраты энергии внутри и перенаправить её на ключевые внешние задачи.
Если у вас есть вопросы, пишите info@iteam.ru и +79091585757 (WhatsApp) — мы постараемся подробно ответить.
Автор: Александр Кочнев
