Содержание
В начале 90-х годов с приходом в нашу страну рыночной экономики и международных корпораций появились и стали модными новые слова – финансы, управленческий учет. Молодые люди в строгих костюмах говорили о международных стандартах и аудите. Чем-то забугорным, волнующим и недоступным веяло от «большой шестерки» – Прайс Ватерхоусе, Артур Андерсен, Эрнст Янг, Делойтте Туш – казались символом богатого капитализма и процветания. Конечно, сотрудничество с такими «китами» было доступно только большому бизнесу, но и первые кооперативы стали задумываться об управлении, пусть небольшого, но своего и родного бизнеса. Даже в небольшой компании можно было услышать PL , BS , CashFlow. Особо продвинутые козыряли загадочными терминами – провизион и форекаст.
Прошло десять лет. «Большая шестерка» превратилась в 2002 г в «четверку», многочисленные проекты Scala, Sun, Exact и Platinum, по большей части, не принесли реальных результатов. Подросло новое поколение экономистов и финансистов. Многочисленные публикации, курсы, конференции и семинары продолжают говорить об общепризнанных стандартах, о пользе и необходимости финансового и управленческого учета. Серьезные компании, особенно международные холдинги, по-прежнему, опираются на свой опыт управленки, внедряют дорогие системы ERP и CRM. Новое поколение консультантов и аудиторов убеждает новых предпринимателей, что без такого учета невозможно эффективно управлять бизнесом и развивать свое дело.
Но, как ни странно, мелкий бизнес часто отказывается от модного тренда. Собственники и акционеры ищут квалифицированных бухгалтеров и юристов, а на финансы и управленческий учет смотрят с подозрением. Неужели все дело в «замшелом консерватизме» и «старых советских привычках»? Или выгода от современных финансов не столь очевидна? Вряд ли все так просто. Попробуем разобраться – спокойно выслушаем доводы «той и другой стороны».
Нужно ли агитировать за советскую власть?
Понимаем бизнес – управленка «для себя»
Конечно, если в вашем кооперативе 2 человека, портфель заказов в месяц состоит из 2-3 договоров, то всю картину своего бизнеса вы можете держать в голове и управлять свои делом безо всякого учета «на пальцах». Но запомнить и не перепутать хотя бы 20-30 покупателей и несколько сот поставщиков вряд ли возможно. Любой, даже самый ответственный, экономист или бухгалтер не в состоянии вручную уследить за своевременным поступлением денег, оприходованиями товара и материалов, многочисленными платежами. Тем более, что договоренности постоянно дополняются и меняются, сроки платежей переносятся. Бухгалтерия ведет «посмертный учет» — аккуратно отследить плановые договоренности, контролировать дату аванса от покупателей вряд ли способна.
А если у вас несколько подразделений с разными видами деятельности. Как контролировать бюджет, отслеживать доходы, расходы, запасы, платежи? У живого дела таких актуальных задач десятки и сотни. Поручить каждую своему специалисту. А эти менеджеру договорятся между собой? Согласуют свои отчеты и планы с актуальными данными и результатами бухгалтерского учета?
Есть задачи для управленческого учета? — Конечно, есть.
Можно использовать результаты для управления бизнесом и повышения эффективности? — Несомненно.
Достаточно ли информации в бухгалтерском учете? — Не достаточно.
Взаимодействуем с внешним миром
Управленческий учет нужен не только для оперативной работы. Партнеры, банки, инвесторы – всем необходима реальная картина бизнеса, финансово-экономические показатели, не ограничивающиеся данными бухгалтерии. Нужен кредит? Банк попросит портфель заказов и планируемые поступления по заключенным и готовящимся к подписанию контрактам. Договариваетесь об инвестициях? Необходим бюджет и денежные потоки в разрезе видов деятельности.
Внешним пользователям необходима реальная объективная финансово-экономическая картина бизнеса. Инвесторы, партнеры и банки не участвуют в операционной деятельности вашей компании. Итоговые результаты должны соответствовать общепризнанным, желательно международным, стандартам учета и управленческой отчетности.
Сколько это будет стоить папаше Дорсету?
Имею желание купить дом, но не имею возможности.
Имею возможность купить козу, но не имею желания.
Так выпьем за то, чтобы наши желания совпадали с нашими возможностями.
Предприниматели не против. И собственник, и директор понимают все доводы «за», готовы выделить ресурсы и пользоваться результатами управленческого учета.
А какие нужны ресурсы?
Квалифицированный персонал. Грамотный специалист, досконально разбирающийся в финансах, бухгалтерии, умеющий соотнести одно с другим и, желательно, понимающий все особенности конкретного бизнеса стоит недешево. Такому финансовому директору или CFO (Chief financial officer) придется платить вдвое и втрое больше, чем толковому бухгалтеру.
Операционные расходы. Достоверный управленческий учет требует строгого порядка и соблюдения регламента. MRP-цепочка жестко связывает план продаж – заказы на закупку производство и реализацию.
Конечно, любой руководитель приветствует дисциплину и четко налаженную работу. Но реальность часто корректирует наши планы. Перенос сроков, изменения в комплектации или условиях договора – обычная ситуация в обычном бизнесе. Если на бумажке или в Excel, даже в 1С, менеджер легко может внести исправления за 5-10 минут, то в условиях «строгих правил» потребуется работа 2-3 специалистов в течение полного рабочего дня. Получается, что внедрение управленческого учета приводит к увеличению нагрузки на персонал. Там, где раньше работали 2-3 оператора, приходится нанимать 4-5 сотрудников.
Готов предприниматель к такому росту оплаты труда?
Блеск и проблемы технологии. Продавцы самых разных программ предлагают различные решения, обещая автоматизацию любых задач. Но, как любила говорить одна моя родственница «Всякое дело делается, только, когда кто-то его делает». С покупкой и внедрением проект только начинается. Необходимо постоянно администрировать и настраивать учетную систему, обучать персонал, разбираться в неожиданных ситуациях. Проектировать, разрабатывать и внедрять дополнительные модули, связанные с постоянными изменениями. Регулярно решать проблемы с производительностью и мощностью компьютеров. Практика показывает, что на каждый рубль стоимости лицензии приходится 3-5, иногда 10 и более рублей расходов на поддержку и сопровождение.
Готов руководитель, заплатив пятьдесят тысяч рублей за программу, потратить еще триста-четыреста тысяч на внедрение, администрирование и сопровождение?
Хорошо жить в четырехкомнатных апартаментах Москве на Патриарших прудах или Полянке. Но все ли могут себе позволить такую роскошь?
Что делать? А есть ли он, выход?
Не все так плохо, как есть на самом деле.
Иначе было бы так хорошо, как нам кажется…
Неужели финансовый и управленческий учет – дорогое удовольствие только для крупных корпораций? Что делать небольшим компаниям, нацеленным эффективность и прозрачность своего бизнеса?
Попробуем дать несколько рекомендаций, опираясь на статистику успешных (и не очень) проектов.
Определите цели и приоритеты. Нельзя получить все, сразу и дешево.
Для начала необходимо определить, что является самым важным, что нужно получить как конечный результат.
Вы торгуете в розницу? Стоит обратить внимание на номенклатуру, ценовую политику и оборачиваемость товара. Внедрите ежедневный баланс движения товара – остатки по каждой позиции на утро и вечер. Выделение основных процессов – закупка, продажа, возвраты списание. Наладив такой учет, вы можете внедрить эффективные методы управления ассортиментом и ценовой политикой – бостонскую матрицу, ABC и XYZ анализ.
Работаете с портфелем контрактов? Стоит подумать о воронке продаж. Внедрение CRM. Полезные инструменты – планирование поступлений, продаж, регулярный мониторинг, свод ожиданий и расчет ForeCast.
Налаживаете сотрудничество с инвесторами, работаете с партнерами, планируете взять кредит? Нужна сводная финансовая отчетность, желательно по международным стандартам и сопоставимая с данными бухгалтерии.
Развиваете бизнес по нескольким видам деятельности? Нацеливаетесь на бюджет и операционный PL в разрезе ЦФО и бизнес-направлений.
Соотносите результаты, сроки и возможности.
Определились с целями и результатами – оцените, сколько вы готовы потратить для их достижения. Если, оптимизировав запасы, можно получить в месяц дополнительно 300 тысяч рублей прибыли, то затраты в 70-100 тысяч в месяц на организацию такого учета могут быть приемлемы.
Стоит ли затевать новый проект, если выгода от него будет меньше потраченных усилий? Если дополнительные расходы в 100 тысяч в месяц принесут не более 30 тысяч?
Опирайтесь на профессионалов.
Проучите ремонт своего автомобиля вчерашнему школьнику, прочитавшему в интернете пару статей про автоматическую коробку передач? Согласитесь поручить операцию на сердце дяде Паше из соседнего подъезда, посмотревшему шоу по первому каналу?
Но находятся наивные мечтатели, свято верящие, что купив 1С, ERP или CRM, они могут наладить учет с помощью специалиста после двухнедельных курсов, работающего не более 2-3 лет. Плачевный результат в таких случаях легко предсказуем.
Каждой серьезной работой должен заниматься профессионал, желательно с успешным практическим опытом не менее 5-7 лет.
Кто нужен для постановки и внедрения управленческого учета?
- специалист в области финансов, владеющий как финансовым, так и бухгалтерским учетом;
- аналитик, способный разобраться в особенностях и тонкостях вашего бизнеса;
- профессионал в области информационных технологий, способный эффективно работать с большими объемами разнородных данных (есть волшебное слово SQL);
- практик, способный настроить, сопровождать и поддерживать работоспособность учетных систем.
Такую команду должен собрать менеджер, способный управлять сложным проектом, координировать усилия всех специалистов, оптимально использовать необходимые ресурсы и добиваться нужного результата.
Помните о развитии и перспективе.
Вчера мы торговали табуретками, сегодня начинаем собирать мебель под заказ. Раньше получали аванс по каждому контракту, теперь договариваемся о графике платежей. Еще месяц назад было 5 бизнес-единиц, завтра одна выделяется в самостоятельный бизнес, из двух других образуются 3 новых. Иногда за время, потраченное на проект, ситуация настолько изменяется, что к концу работы приходится практически все начинать с начала.
Что можно посоветовать, чтобы избежать подобных проблем?
- Постарайтесь при постановке задачи предусмотреть возможность оперативной настройки под изменения условий. Важно не только решить текущую проблему, но и быстро адаптироваться к новым.
- Подумайте над модульной технологией. Каждый участок учета может быть реализован отдельно, взаимодействуя с другими блоками стандартными интерфейсами. При таком подходе появляется возможность оперативной модификации и замены каждого участка, не останавливая процесс целиком.
Автор: Дмитрий Корнилин
