Вы – финансовый директор
Интересная работа, интересные задачи, большая ответственность. В большой известной компании с устоявшимися традициями и хорошо налаженной работой ваши задачи определены – есть налаженный процесс, четкое понимание, что и как делать. Но такая ситуация встречается нечасто. Обычно вам говорят – нужно организовать работу финансовой службы. Вы профессионал и руководитель. Необходимо «с нуля» наладить финансовое управление уже работающего бизнеса.
Что такое управлять?
- Своевременно принять правильное решение;
- Организовать его исполнение;
- Проконтролировать результаты, качество, сроки.
Что нужно для принятия грамотного решения?
Правильно понимать ситуацию. Просчитать последствия возможных вариантов и выбрать наиболее оптимальное решение.
Как поставить задачу своим сотрудникам и проконтролировать исполнение?
Не только составить грамотный план, но постоянно получать объективную картину. Анализировать ситуацию, понимать, когда и что надо сделать, чтобы достигнуть поставленных целей и получить результат.
Невозможно эффективно управлять «вслепую». Необходимо иметь четкое понимание текущего бизнеса и грамотно прогнозировать не только ближайшую перспективу (неделя, месяц), но и иметь обоснованные планы, как минимум, на год и более. И такую картину должен дать финансовый и управленческий учет.
Итак, ваша первая и основная задача – организовать финансовый и управленческий учет, дающий адекватную информацию для принятия управленческих решений.
Что нам нужно от учета?
- Ежедневно основные финансовые показатели, прежде всего, доходы, затраты поступления (в т.ч. оперативный план-прогноз), платежи поставщикам
Вряд ли стоит каждый день формировать полноценный баланс и отчет о прибылях и убытках – многие существенные операции имеют периодичность в месяц – постоянный анализ таких статей не имеет смысла.
Некоторые балансовые статьи. Безусловно, финансовый директор должен контролировать остатки денежных средств. Полезно следить за текущими обязательствами. Полноценная сверка расчетов с покупателями и поставщиками так же обычно производится не чаше раза в месяц. Но стоит держать руку на пульсе – контролировать хотя бы ожидаемые поступления от покупателей и планируемые платежи. Отметим, что эти расчеты могут заметно отличаться от данных бухгалтерии – 1С обычно не видит ни обязательства покупателей без отгрузки, ни планируемые авансы поставщикам. - Анализ текущего исполнения план-факт.
- Мониторинг – изменения ключевых показателей за день, неделю.
Обычно финансовый директор поручает своим сотрудникам собирать подобные формы из различных учетных систем, при необходимости что-то добавляя или корректируя вручную непосредственно в Excel.
Зададим очевидные вопросы
- Нужно ли формализовать и регламентировать правила и алгоритмы создания таких отчетов?
- Что лучше – для расшифровки показателя обращаться непосредственно к исполнителю или иметь возможность сразу же расшифровать каждую сумму до первичной операции?
- Если мы хотим, чтобы линейные руководители видели свои отчеты (операционный PL, план-факт-бюджет, ожидания и платежи к оплате), то каждому директору придется рассылать свои копии Excel или дать возможность формировать всю необходимую отчетность, естественно, учитывая разделение доступа?
- Стоит ли предусмотреть регламент закрытия периода? Фиксировать все хозяйственные операции, учетные транзакции и не зависеть от первичных систем? Если в 1С что-то изменится, иметь возможность автоматически сопоставить «утвержденные» и текущие результаты и определить причины изменения показателей?
- Полезно ли ежедневно фиксировать все учетные операции в архивах, чтобы автоматически формировать ежедневные (еженедельные) изменения?
Вопросы, действительно, риторические – любой практик сразу же выскажется однозначно по каждому пункту и попросит еще, еще и еще.
Попробуем предложить технологическое решение, обеспечивающее такой функционал
- Организуем базу, которая собирает всю необходимую информацию из различных учетных систем. Полезно организовать процедуры, которые позволяют в оперативном режиме настраивать технологию подобной сборки даже при модификации первичных систем – например, замене версий 1С, внедрения новых модулей CRM или ERP
- Иметь возможность задавать правила преобразования первичных хозяйственных операция в формат «управленческого учета».
Необходимо контролировать адекватность этой трансформации – как минимум, все первичные операции однозначно классифицированы (по правилам или, при необходимости, вручную) - Рассчитать пакет оперативной управленческой отчетности, обеспечить оперативную работу всех пользователей с учетом их функционала и разделения доступа
Такая технология очень напоминает методику создания «Хранилища» (DataWarehouse), процедуры загрузки и формирования – ETL, массив транзакций финансового управленческого учета – шина данных (ESB), итоговые отчеты – репозитарий.
Сколько это будет стоить папаше Дорсету?
Как любила говорить одна моя родственница «чтобы делалось всякое дело, нужно, чтобы кто-то его делал».
Мы взялись за серьезное дело. Нацелились на большой проект. Понятно, что не получится получить все и сразу. Серьезный учет потребует много времени и сил. Придется работать с разными специалистами – профессионалами в области IT, финансов, бухгалтерии. С аналитиками, которые смогут формализовать бизнес процессы. На этом пути будут как успехи, так и неизбежные ошибки.
Стоит ли желаемый результат таких усилий, стоит ли Париж мессы? Решать вам. Ведь, это вы – финансовый директор.
