Система управления проектами включает пять ключевых компонентов: структура, процессы, база знаний, система обучения и человеческий фактор.
Первым шагом в создании системы управления проектами является типизация проектов. Необходимо четко определить, какие проекты реализует ваша компания, так как они могут различаться по уровню риска, технологиям, продуктам и другим характеристикам. Структурирование проектов обеспечивает разумную организацию и управление. Без этого шага создать работающую систему управления проектами практически невозможно.
Организация процессов — следующий важный этап. Проекты, несмотря на свою уникальность, содержат повторяющиеся этапы и виды деятельности, зависящие от их типа. Для строительных проектов это могут быть подбор подрядчиков и закупка материалов, для IT-проектов — создание технического задания и проведение тестирования. Эти процессы необходимо формализовать и оптимизировать, что позволяет улучшать эффективность выполнения каждого нового проекта.
Процессы проектной деятельности можно разделить на три основные группы:
- Управление инициативами — это регистрация, оформление и отбор идей, их ранжирование и одобрение. Этот этап позволяет снижать риски и осмысленно подходить к запуску новых проектов.
- Управление портфелем проектов — рациональное распределение ресурсов, управление приоритетами и реализация стратегических задач компании.
- Мониторинг проектов — постоянное отслеживание выполнения задач, выявление проблем и разработка решений.
Управление инициативами включает шесть ключевых процессов:
- Регистрация идеи — фиксация предложений сотрудников, результатов исследований или анализа.
- Оформление идеи — предварительное обоснование и оценка выгод.
- Отбор — исключение нереалистичных или неактуальных идей.
- Оценка значимости и стоимости — проверка соответствия стратегии компании и доступным ресурсам.
- Ранжирование инициатив — определение их приоритетности.
- Одобрение инициативы — принятие решения о включении идеи в общий план.
Управление портфелем проектов направлено на оптимальное использование ресурсов компании. Этот процесс включает составление плана проектной деятельности, распределение бюджета и формирование графика выполнения задач. Планирование должно учитывать текущие ресурсы, приоритеты и стратегические цели.
Мониторинг проектов обеспечивает контроль выполнения, позволяет выявлять проблемы и предотвращать задержки. Завершающим этапом является анализ проектной деятельности, оценка типичных проблем и определение возможностей для улучшения.
Проектный офис играет ключевую роль в координации и поддержке проектной деятельности. Он занимается стандартизацией процессов, обучением сотрудников, анализом деятельности и предоставлением методической помощи. Внедрение проектного офиса способствует повышению прозрачности и эффективности управления проектами.
Автоматизация управления проектной деятельностью позволяет упрощать планирование, управление задачами и совместную работу над документами. Правильный выбор инструментов автоматизации ускоряет внедрение изменений и повышает эффективность.
Формирование базы знаний — еще один важный аспект. В базе фиксируются последовательности задач, нормативные модели, оценки трудозатрат и показатели эффективности. На ее основе разрабатываются обучающие программы, адаптированные под специфику компании.
Корпоративная культура и человеческий фактор также играют важную роль в успешной реализации проектов. Формирование продуктивной культуры включает:
- обучение и развитие сотрудников;
- поддержку инициатив;
- отказ от наказания за ошибки и фокус на обучении;
- пересмотр системы KPI, направленный на командные результаты;
- сокращение избыточного контроля;
- вовлечение сотрудников в принятие решений.
Подход, основанный на развитии культуры, делает систему управления проектами устойчивой и эффективной.
Создание системы управления проектами — это процесс, который требует учета всех ее компонентов: структуры, процессов, базы знаний, системы обучения и культуры. Последовательное внедрение таких элементов помогает компании улучшать эффективность проектной деятельности и достигать стратегических целей.
Если у вас есть вопросы, пишите info@iteam.ru или звоните по номеру +7 909 158 57 57 (WhatsApp).
Автор: Александр Кочнев
