Преобразование организационной структуры

Содержание

Организационная структура – это основа всей управленческой системы компании. Под этим понятием подразумевается набор соглашений, помогающих распределять функции и полномочия между сотрудниками или подразделениями. Без четко прописанных правил будет непонятно, кто за что отвечает, что в итоге приведет к хаосу. Поэтому при улучшении системы управления нельзя обойтись без оптимизации организационной структуры. Более того, именно с этого нужно начинать все изменения в компании. О данном вопросе мы и поговорим в этой статье.

Организационная структура как ключ к победе

Организационная структура чрезвычайно важна для эффективного управления, и это поняли еще в древности. Например, когда Александр Македонский планировал завоевать мир, ему требовалась сильная армия. Однако во время наступления на персов оказалось, что у последних есть преимущество: их армия гораздо больше. Как быть? Обучение профессиональных воинов требовало времени и больших финансовых вложений. Александр Македонский пошел по другому пути: он набрал в армию обычных крестьян, дал им в руки длинные копья и обучил ходить строем. Так была создана знаменитая македонская фаланга, с которой царь прошел всю Азию вплоть до самой Индии и раз за разом одерживал победы. Это организационное решение оказалось эффективным, что позволило Александру Македонскому реализовать свою стратегию. Хорошо организованный военный строй всегда будет иметь преимущество перед вооруженной неорганизованной толпой, даже если последняя больше по численности. Эта истина доказывается и другими примерами из прошлого.

В настоящее время уже многие руководители осознали одну простую вещь. Когда компании конкурируют друг с другом, определяющим фактором в борьбе является система управления организации, а не продукты или услуги. Успех бизнеса на рынке зависит в первую очередь от того, насколько эффективно им управляют.

Проблемы и сбои в работе компании происходят из-за недостатка организационной структуры. Решения принимаются медленно, затем часто они вообще не исполняются. Подразделения плохо контактируют друг с другом, между ними возникают непреодолимые барьеры, которые мешают обмениваться информацией. Горизонтальные связи не работают. Между сотрудниками постоянно происходят конфликты, они не могут решить, кто виноват в ошибках, кто понесет за них ответственность. Война идет также за ресурсы и полномочия, в том числе и на уровне руководства. Такие провалы в распределении функций и ответственности ведут к большим потерям для бизнеса.

С чего начать работу над организационной структурой

Первое, что нужно сделать, – оценить текущее состояние. Что из себя представляет организационная структура на данный момент? Необходимо как следует рассмотреть масштаб проблем, чтобы определить цели на пути совершенствования. В этом поможет опрос сотрудников. Он даст возможность выяснить:

понимают ли работники свои функции и область ответственности;
соответствуют ли их реальные обязанности тому, что прописано в официальных документах;
нет ли дублирования функций или, наоборот, областей, за которые никто не отвечает;
эффективны ли горизонтальные связи как между сотрудниками, так и между подразделениями.

Опрос следует хорошо подготовить. Сотрудники при этом должны понимать цели и порядок его проведения. Важно сделать опрос анонимным, тогда работники будут чувствовать себя свободно и давать правдивые ответы. Когда результаты будут проанализированы, можно определить необходимые изменения, а затем проинформировать об этом сотрудников. Им следует сообщить краткую информацию о результатах опроса и о плане дальнейших действий по улучшению ситуации.

Можно не проводить широкий опрос всех работников, а ограничиться только управленческой командой. Но в этом случае каждому из руководителей предварительно следует провести беседу со своими сотрудниками. Нужно узнать, как они оценивают организационную структуру компании. Для этого лучше задать вопросы из опросного листа. Тогда при его заполнении руководитель будет четко понимать отношение своих подчиненных к каждому пункту. Это поможет составить объективную картину сложившейся ситуации и в итоге получить более надежные результаты. Тогда будет проще поставить точные цели, к которым нужно стремиться.

Финансовая и юридическая структуры

Нельзя ограничивать компанию только лишь организационной структурой. Для бизнеса также важны финансовая и юридическая структуры. Хоть эти понятия и близки, но на самом деле каждая из них имеет свои особенности и назначение.

В чем отличия финансовой структуры от организационной? Удобнее представить их в виде таблицы:

Организационная структура	Финансовая структура
Отражает функциональную специализацию подразделений	Показывает экономические отношения между центрами ответственности
Группирует функции, выполнение которых требует определенных знаний и навыков	Группирует доходы и затраты различных видов
Отражает иерархию подчиненности (начальник – подчиненный)	Отражает иерархию ответственности за достижение целевых финансовых показателей
При построении допускает компромиссы, неизбежные во взаимоотношениях руководителей	При построении принимает в расчет только модель бизнеса, выведенную аналитически

Получается, что финансовая структура является основой для распределения бюджета и построения управленческого учета. С ее помощью можно легко понять, как формируется финансовый результат компании и как распределяется ответственность за его достижение.

Теперь перейдем к юридической структуре. Что отличает ее от организационной?

Организационная структура	Юридическая структура
Обеспечивает эффективное управление активами	Направлена на защиту активов
Обеспечивает необходимую прозрачность бизнеса для менеджмента компании и акционеров	Делает компанию непрозрачной для внешнего наблюдателя (например, чтобы скрыть форму собственности)
Строится для достижения максимального финансового результата	Строится для снижения налоговой нагрузки и минимизации отображаемого в отчетности финансового результата
Стремится к четкому установлению ответственности должностных лиц	Стремится обезопасить собственников компании от ответственности

Другими словами, юридическая структура нужна для обеспечения правовой защищенности и безопасности бизнеса.

Как сформировать организационную структуру

Организационная структура в разных фирмах отличается. Это не случайно, поскольку на ее формирование влияют такие факторы, как внешняя среда, размер бизнеса, его стратегия, методы продаж или производства продукции и т.д. Именно совокупность этих аспектов и определяет облик компании, к которому должна быть подобрана уникальная организационная структура. Поэтому не имеет смысла копировать структуру другого бизнеса, даже если он очень похож на тот, который нужно улучшить. Гораздо важнее понять закономерности – принципы построения – и применять их на практике. Только так получится создать наиболее подходящую организационную структуру, которая будет идеально подходить конкретному бизнесу.

Виды организационных структур

Ключевую роль в определении типа организационной структуры играют не предпочтения руководителя, а бизнес-модель. Самые распространенные виды такие:

Линейная. Здесь каждое подразделение идентично по выполняемым функциям и набору компетенций. Самый яркий пример – вооруженные силы, армия. Там линейная структура представлена в наиболее полном виде. В бизнесе же она встречается только на уровне подразделений. Например, когда в цехе существуют участки с одинаковым набором функций. В масштабах компании линейная структура не применяется.
Функциональная. Она отражает результат разделения труда. Здесь выделяются специальные участки ответственности, что позволяет повысить эффективность выполнения работ. Обычно компания в таких случаях разделяется на коммерческое подразделение, производственное подразделение, управление персоналом, юридическое обеспечение, IT-обслуживание и прочее. Наиболее удобно применять функциональный тип в компаниях, которые ведут не диверсифицированный бизнес и не имеют территориально распределенной структуры.
Линейно-функциональная. Здесь происходит сочетание первого и второго видов. Например, компания состоит из нескольких однотипных филиалов. У каждого из них есть отдел продаж, маркетинга, логистики и т.д. А на уровне руководства находится, к примеру, финансовая служба, служба маркетинга, персонала… Компании, которые занимаются дистрибуцией в разных регионах, часто придерживаются именно линейно-функциональной структуры, потому что это удобно.
Матричная. Если бизнес связан с реализацией множества проектов, то данная структура отлично подходит. Здесь есть необходимость управлять каждым заказом индивидуально. Поэтому его менеджер в ходе создания проекта вынужден взаимодействовать с различными функциональными подразделениями. Для удобства работы специалисты каждого из этих подразделений становятся командой менеджера. Получается, что матричная структура нужна в тех случаях, когда требуется серьезная координация между подразделениями с разным функционалом.
Дивизиональная. Она подразумевает выделение обособленных бизнес-единиц, каждая из которых автономно ведет определенное направление бизнеса. Происходит возникновение более мелких компаний внутри одной большой. Работу этих бизнес-единиц координирует корпоративный центр, выполняющий целый ряд управленческих функций. Часто в отдельную группу выводятся корпоративные сервисы (отдел закупок, логистики), которые обслуживают все единицы. Целесообразность такого отделения зависит от экономической эффективности. Дивизиональной структуры придерживаются диверсифицированные компании, если их бизнес касается различных направлений. Ведь на каждом из них имеются свои конкуренты, своя стратегия маркетинга, свои потребители. Поэтому есть смысл выделить на каждое направление такие материальные и человеческие ресурсы, которые помогут создать свою собственную организационную структуру. В дивизионах она может быть функциональной, линейно-функциональной или матричной. Холдинг – отличный пример организации с дивизиональной структурой.

Получается, что начинать построение организационной структуры следует с определения ее типа:

Дивизиональная структура – если компания развивает бизнес в нескольких направлениях.
Линейно-функциональная структура – если есть автономные территориальные подразделения.
Матричная структура – если есть высокая динамика развития продуктов или компания работает по заказам.
Функциональная структура – если компания не сфокусирована на одной группе продуктов.

При формировании организационной структуры важно задуматься о стратегии компании. Если же ее формально не существует к настоящему моменту, то, как минимум, необходимо определить принципиальные подходы к развитию бизнеса. Для этого следует задать вопросы: