Звенья управления: 8 слабых звеньев, которые есть в любой компании

• Какие восемь бизнес-процессов (звеньев управления) можно улучшить в любой компании
• Как найти и уcтранить слабое звено в управлении бизнесом
• Какой процесс считают слабым большинство российских руководителей
• Почему 64% отечественных предприятий признают неэффективным процесс продвижения и продажи продукции
• Зачем создавать в компании программу наставничества

На протяжении последних двух лет мы проводили диагностику 165 российских компаний, изучив в общей сложности 1313 бизнес-процессов. На основе полученных данных сделали выводы, что 59% процессов — слабые звенья управления; 36% — неоптимальные и 5% — сильные. При этом руководители и сотрудники осознают проблемы, тормозящие бизнес-процессы, однако ничего не предпринимают. Рассмотрим восемь сторон процесса управления, которые назвали слабыми более 50% компаний.

Слабое звено в управлении №1: материально-техническое обеспечение

Проблемы с организацией материально-технического обеспечения диагностировали 72% Генеральных Директоров, только у 2% этот процесс не вызывает сложностей. Причины низкого качества:

• менеджеры не размещают заказы у поставщиков заранее, что приводит к сбоям в поставках;
• компания не может быстро поменять поставщика, даже если он ее не устраивает;
• в компании нет правил заключения контракта с поставщиком;
• у компании нет необходимой репутации, чтобы выбирать лучших поставщиков;
• компания не использует тендеры и конкурсы для выбора поставщика.

Рекомендации

Разработайте правила взаимодействия с поставщиками. Так, «Окна Петербурга» выбирает контрагентов по семи критериям:

• каковы гарантии поставщика,
• разработаны ли рекламные материалы и др.

Каждый из критериев оценивают от 0 до 10 баллов. По результатам выбирают будущего партнера. Также разработайте KPI для закупщиков.

Слабое звено в управлении №2: управление и выработка согласованных действий

У 70% выработка согласованных действий — критически слабое звено управления; сильный — только у 3% предприятий. Причины низкого качества процесса:

• не проводится анализ работы конкурентов;
• не отслеживаются тенденции на рынке, что не позволяет найти выгодные ниши;
• менеджеры не в курсе изменений в законодательстве;
• не проводится анализ поставщиков и услуг, что приводит к росту затрат.

Рекомендации

Поручите маркетологам изучать сайты конкурентов, их рекламу, предложения. Пусть каждую пятницу они представляют краткий отчет о замеченных изменениях. Кроме того, повесьте в офисе информационную доску — сюда каждый сотрудник, как только узнает что-то новое о конкуренте, прикрепляет сообщение. Тогда персонал будет знать, что происходит у конкурентов, а вы сможете оперативно предпринять необходимые действия.

Слабое звено в управлении №3: продвижение и продажа товаров

64% руководителей назвали маркетинговую сторону в управлении слабым процессом, 31% — неоптимальными, только 5% довольны продвижением и продажей продукции. Причины низкой эффективности:

• недостаток средств для отстаивания конкурентной позиции;
• информацию о том, насколько удовлетворены клиенты, ваши сотрудники собирают нерегулярно;
• перед заключением сделки никто не оценивает надежность клиента, его платежеспособность и состоятельность;
• рост продаж нельзя считать только заслугой менеджеров;
• нет количественных критериев, которые бы измеряли степень удовлетворенности клиентов.

Рекомендации

Разработайте стандарты общения менеджеров с клиентами, оценивайте уровень удовлетворенности покупателей, используя методику NPS. Чтобы улучшить процесс продвижения, обсуждайте с маркетологами итоги прошедшей недели, обозначайте 5–7 задач на предстоящую. Планы вывешивайте на видном месте, чтобы они всегда были перед глазами. Проведите мозговой штурм, чтобы найти безбюджетные маркетинговые идеи. Предложите маркетологам представить ситуацию, когда на продвижение нет ни копейки. Как они будут действовать?

Слабое звено в управлении №4: воспроизводство трудовых ресурсов

Работа с персоналом в 64% компаний выстроена слабо, в 30% этот процесс управления неоптимален. Причины:

• нарушение законодательства при оформлении сотрудников, из-за чего увольнения не всегда происходят бесконфликтно, случаются судебные разбирательства;
• не разработан порядок адаптации новичков;
• привлекаемый персонал не соответствует требованиям по уровню компетенций и стоимости, в результате многие новички не проходят испытательный срок.

Рекомендации

Обязательно заключайте трудовой договор в течение трех дней с момента выхода сотрудника на работу. Прописывайте в договоре испытательный срок, уровень зарплаты и т. д. Сформулируйте условия прохождения испытательного срока, тогда у вас будут основания для увольнения сотрудника, если тот не справится с работой. Поручите отделу кадров разработать порядок адаптации новых сотрудников.

Слабое звено в управлении №5: управление IT-инфраструктурой

Процесс развития и поддержки IT-инфраструктуры находят слабым 61% руководителей, неоптимальным — 34% и сильным — 5%. Причины низкой эффективности:

• программное обеспечение не соответствует потребностям сотрудников, отмечается большое количество претензий персонала к функционалу и быстродействию программ;
• информационные системы сложны в использовании, требуют серьезных усилий по сопровождению;
• IT-специалисты обслуживают ПО и оборудование с нарушением рекомендаций производителей.

Рекомендации

Внедряя IT-систему, заручитесь поддержкой персонала. Вот как делали в производственной компании «Экоокна». Группа внедрения встречалась с представителями всех подразделений, задействованных в проекте, — с руководителем отдела, двумя-тремя сотрудниками. Они рассказывали, что мешает им работать, как хотели бы оптимизировать участок. Все пожелания передавали подрядчикам, те задавали уточняющие вопросы. Затем группа внедрения вместе с представителями отдела разрабатывала концепцию: проектировала бизнес-процессы, составляла список задач, которые должна решать программа, формировала требования к интерфейсу. Готовый проект руководитель отдела представлял подчиненным, они его обсуждали и сами писали техническое задание. Технические задания всех отделов разбирали на общем собрании руководителей, выявляя дублирующиеся функции и решая, какое подразделение будет отвечать за конкретную задачу.

Еще один совет — введите правило, что все запросы в IT-службу фиксируются в специальном файле. Установите время для устранения проблем. Затем на основании этого отчета вы сможете выявить слабые места в IT-процессах и оценить знания IT-специалистов.

Слабое звено в управлении №6: воспроизводство технологического оборудования

Из числа опрошенных компаний 109 используют технологическое оборудование; 60% из них отметили, что возникают проблемы с покупкой, обслуживанием и ремонтом оборудования.

Причины:

• при покупке технологического оборудования вы не организуете тендеры, чтобы найти лучшего контрагента;
• запуск оборудования в эксплуатацию не всегда проходит после выполнения необходимых процедур наладки и тестирования, не учитываются требования документации;
• не разработаны меры по предотвращению аварий, не проводится планово-предупредительный ремонт.

Рекомендации

Разработайте регламент покупки оборудования. Так, в Rockwool процесс согласования включает три этапа. Сначала составляется заявка на получение инвестиций. Генеральный Директор изучает документ, выясняет, обязательно ли приобретать данное оборудование. Далее заявку проверяют инженеры и финансисты. Они оценивают, все ли правильно с технической и финансовой точки зрения, выносят свое заключение. Затем заявка попадает в контрольный комитет, который принимает окончательное решение. Процесс доказал свою эффективность.

А вот как на химическом предприятии решили проблему ремонтов. Здесь ввели стенд и карточки. Когда возникает поломка, которую рабочий не может устранить сам, он берет карточку, заполняет ее и размещает на стенде в первом из трех полей — «Выявленные несоответствия». Затем мастер техслужбы, исходя из загруженности бригад, наличия запчастей, перемещает карточку в следующее поле на стенде — «В работе у техслужбы». Пока карточка здесь, рабочие понимают, что бригада устраняет поломку. После того как проблема решена, мастер техслужбы переносит карточку с описанием отремонтированной поломки в поле «Устраненные несоответствия».

Слабое звено в управлении №7: финансирование и расчеты

Слабым звеном процесс финансирования назвали 57% руководителей, сильным — 4%, у остальных он неоптимален. Причины: показатели исполнения (неисполнения) бюджета организации не «зашиты» в систему мотивации персонала; низкая достоверность финансовых отчетов; поступление и расходование денег не сбалансировано, возникают кассовые разрывы.

Рекомендации

Введите KPI за экономию бюджета. Однако соблюдайте правило — цели руководителей не должны вступать в конфликт. Бывает, что бонус одного топ-менеджера зависит от увеличения прибыли и минимизации расходов, а бонус другого — от эффективности процесса, настройка которого требует определенных финансовых вложений. Чтобы избежать каких-либо противоречий при разработке KPI, рекомендуем использовать систему сбалансированных показателей. Такой подход наглядно демонстрирует цели компании, подразделений и сотрудников.

Слабое звено в управлении №8: производство продукции

Процесс производства продукции оценили лишь 35 компаний. У 51% респондентов данный процесс слабый, у 46% — неоптимальный.

Причины:

• план производства не учитывает график ремонта оборудования;
• производственные подразделения загружены неравномерно;
• часто возникают авралы;
• не согласованы действия отдела продаж и производства.

Рекомендации

Найдите слабое звено в управлении производством. Затем проанализируйте, что вызывает задержку. Если это не технологические операции (загрузка компонентов, чистка станка и т. д.), сократите их продолжительность. Именно так поступили на одном пищевом предприятии. Здесь потери времени происходили при остановках перед пересменками. Тогда ввели правило: передавать смену только в тот момент, когда оборудование работает (выпекает продукцию), а не в момент остановки и ожидания загрузки.

Автор: Д. Пинаев

Источник: материалы сайта gd.ru