Многим компаниям не хватает времени и ресурсов для развития своего бизнеса. При таком сценарии автоматизация монотонных и повторяющихся задач с помощью программного обеспечения может улучшить общую продуктивность. Автоматизация не всегда связана с большими расходами на компьютеризированные системы и роботов. Главным образом, все сводится к тому, чтобы автоматизировать один или больше рабочих процессов с помощью технологий и так уменьшить или же полностью исключить участие человека.
Продуманные подходы к работе очень важны для любого бизнеса и с помощью автоматизации вы и ваши сотрудники сможете сосредоточиться на более важных задачах. Автоматизация скучных, утомительных задач, которые обычно выполняются вручную, поможет персоналу сосредоточиться на более важном и интересном.
Что автоматизировать в бизнесе?
Прежде чем решить, зачем и что лучше автоматизировать, определите ключевые области, где может понадобиться автоматизация бизнеса. Начните с мониторинга рабочего графика в течение недели. Составьте список задач, на которые уходит основной объем времени. Когда у вас будет такая информация, сгруппируйте эти задачи в матрице 2х2, которая позволяет классифицировать важные и неважные, срочные и несрочные задачи.
Затем определите повторяющиеся или менее важные задачи, которые занимают много времени. И дальше уже можно подыскивать инструменты, которые бы помогли с автоматизацией. Например, если расходуется много времени на составление графиков встреч с клиентами — обмены сообщениями, например — этот процесс, скорее всего, можно автоматизировать за счет определенной онлайн-системы, которая бы отправляла напоминания от вашего имени, что сэкономит время, и после не придется беспокоиться о графике встреч.
Вот пять причин для автоматизации бизнеса:
- Эффективность и скорость бизнес-процессов
Любой бизнес стремится к тому, чтобы улучшить эффективность повседневных операций. За счет автоматизации процессов вы минимизируете ошибки, связанные с человеческим фактором. Здесь все дело в том, чтобы уменьшить время, которое тратится на выполнение ручной работы.
Автоматизированные системы предоставляют высокий уровень гибкости, благодаря чему можно учитывать любые изменения, в особенности срочные. Например, если требуется сделать возврат средств для клиента, вначале нужно найти информацию о клиенте, а затем — платежные данные. Дальше следует процесс обработки возврата и отправляется уведомление клиенту. Все эти операции с успехом заменила бы интегрированная платежная система, которая находит клиентские данные, управляет возвратами средств посредством добавления данных в счет и автоматических текстовых уведомлений.
Благодаря автоматизации бизнес-процессы будут занимать существенно меньше времени, а их аудит еще больше упростится. Сейчас данные чаще всего хранятся в облачных сервисах и к таким хранилищам очень просто подключиться с мобильных и прочих устройств. Другими словами, вы можете легко внести автоматизацию в рабочие операции и улучшить общую эффективность без дополнительных расходов.
- Клиентский сервис
Довольный клиент — это приоритет номер 1 для любой компании. И, по мере того, как потребитель становится все более технически подкованным и требовательным, он ожидает быстрого обслуживания и соответствующего уровня комфорта. Поэтому необходимо автоматизировать систему управления работой с клиентами, чтобы улучшить клиентский сервис.
Клиенты связываются с компанией посредством множества каналов, таких как электронная почта, телефонные номера, гарантийное обслуживание и пр. Вся важная информация о клиентах, которой вы располагаете, должна сохраняться и быть доступной разным подразделениям компании. Примером такой информации могут быть любые инструкции по доставке, любые сложности, с которыми приходилось сталкиваться в прошлом, или же информация о запланированных встречах. Однако многим крупным компаниям не удается должным образом обеспечить такой функционал. И недовольных клиентов становится все больше. Независимо от конкретного канала связи с клиентом, ваша команда должна успешно управлять их запросами.
Чтобы устранить любые просчеты в коммуникации между командами, вы можете адаптировать CRM-систему (систему управления взаимоотношений с клиентами), в которой вся ваша команда могла бы получать данные и добавлять дополнительную информацию от других команд, если потребуется. Такая система управления сохраняет клиентские данные в электронном виде и позволяет добавлять комментарии и прочий фидбек. Используйте инструмент, который был бы доступен на многих устройствах, чтобы вам и вашей команде было проще в любое время найти и получить доступ к клиентской информации. Это не только сделает работу более удобной и комфортной, но и поможет развитию бизнеса.
- Счастливые сотрудники
Недавнее исследование экономистов из Университета Уорика показало, что продуктивность счастливых сотрудников на 12% выше, чем у других. Никто не хочет выполнять монотонные задачи, и все, кому приходится часто выполнять однообразную, повторяющуюся работу, знают, что это быстро надоедает.
Когда люди говорят о «дегуманизации» бизнес-процессов, под этим подразумеваются не столько определенные процессы и задачи, сколько мелкая неблагодарная и низкоквалифицированная работа, связанная с ними. Автоматизированной системе не только никогда не будет скучно, но, ко всему прочему, она работает с неизменной эффективностью, вне зависимости от того, с какой частотой должна выполняться работа.
HR-отдел занимается подбором новых сотрудников для компании. Отправляя претендентам приглашения на собеседования, сотруднику HR приходится копировать электронный адрес и персонализировать каждое письмо — добавлять новое имя, фамилию и дату собеседования. Эта задача представляется достаточно скучной, но ее легко автоматизировать. Можно заменить весь процесс электронным расписанием. И сотруднику HR понадобится лишь поделиться с соискателями вакансии ссылкой со свободными датами, и затем он сможет выбрать удобное для него время собеседования. В довершение всего, система способна отправлять персональные напоминания и уведомления от имени компании. Такой подход позволит сосредоточиться на поиске подходящего сотрудника и не останавливаться на повторяющихся задачах — не придется повторно писать имейлы или звонить каждому соискателю, чтобы выбрать подходящее время собеседования.
Выборочная автоматизация небольших задач предоставит больше свободного времени для других дел и поможет работникам сосредоточиться на более важном, — а отсюда высокая продуктивность, счастливые и довольные сотрудники.
- Данные о поведении потребителя
Информация о поведении клиентов — важный аспект для каждого бизнеса, а интеграция аналитики в качестве одной из составляющих бизнес-стратегии — простейший способ узнать о клиентах больше. Информация о поведении ЦА не только поможет узнать, кто она и что любит, также и понять, какие рекламные кампании генерируют высокие результаты.
Маркетинг очень зависим от аналитических данных, которые помогают принимать верные решения. За счет инсайтов о потребительском поведении вы сможете выяснить, как развивать свою стратегию.
Простейший способ — разместить код отслеживания Google Analytics на всех веб-ресурсах компании. Добавление кода позволит автоматизировать систему, таким образом, чтобы ежемесячно составлялись отчеты с данными о посетителях сайта. Помимо аналитики, существует широкое множество другого ПО, которое поможет лучше понимать намерения клиентов и взаимодействие с ними. Например, чаты на сайтах помогают управлять запросами. Добавьте немного автоматизации, чтобы принимать взвешенные решения и создавать качественный клиентский сервис.
- Автоматизация контроля сотрудников
Если у вас занимает много времени контроль сотрудников и отслеживание, как они проводят рабочий день — сколько работают, а сколько бездействуют, — тогда, возможно, стоит подумать о внедрении СУРВ (системы учета рабочего времени).
Вручную отмечать приходы и уходы и постоянно спрашивать сотрудников, кто чем занят и достаточно ли загружен, — дело довольно трудозатратное. СУРВ же, во-первых, отметит прогулы и опоздания, а во-вторых покажет, кто занимался продуктивной деятельностью, а кто — личными делами (соцсети, онлайн-игры и прочие убийцы времени). Это нужно не столько для каких-то наказательных действий в сторону сотрудника, сколько для понимания его уровня мотивации и возможностей. Если, к примеру, работник справляется со своими задачами за 50% рабочего времени, а остальное время играет в онлайн-игры, то, возможно, ему стоит дать дополнительную загрузку, чтобы освободить более загруженного специалиста.
Отчеты по рабочему дню можно смотреть как в самой программе, так и настроив отправку на почту. Это удобно, если вы находитесь, например, в командировке. Контроль одна из 5 важных функций менеджмента и автоматизация сделает его более эффективным и менее трудозатратным.
Итог
Выбирая софт для автоматизации, пытайтесь найти такие системы, которые содержат инструментарий, необходимый именно вашему бизнесу. Это уменьшит объем ненужной работы и позволит сэкономить на ненужных функциях.
Для начала сделайте небольшие шаги в направлении автоматизации, начните с простейших процессов. Сосредоточьтесь на автоматизации какой-то одной функции. Выясните, что клиенты думают об автоматизации и связанных с этим сложностях. В дальнейшем вам будет проще с более крупными проектами. Но, несмотря на всю кажущуюся простоту, многие сотрудники не готовы изменить привычный способ работы и согласиться с тем, что некоторые задачи будут автоматизированы. Однако внедрение корпоративной культуры, которая бы включала в себя автоматизацию и вместе с тем давала сотрудникам возможность приспособиться к переменам, может существенно повысить эффективность автоматизации.
Источник: материалы сайта kickidler.com
