Инструкция по качественной подготовке документов сотрудниками Юридического департамента

Настоящая инструкция подготовлена в целях повышения качества документов, подготавливаемых сотрудниками.

Качественная подготовка документа предполагает следующие стадии:
1. Усвоение задачи.
2. Сбор материала и его анализ, в том числе на предмет:
          а) возможной связи (корреспонденции) проверяемого документа с уже существующими;
          б) достоверности содержащейся в документах информации (следует проверять правильность указания названий, организационно-правовых норм предприятий, должностей, фамилий, реквизитов).
3. Подготовка текста исполнителем, включая его редактирование.
          а) текст печатается шрифтом 12 Times New Roman Cyr;
          б) сохраняется на диск X в формате rtf;
          в) имя файла начинается с входящего номера по системе «Делопроизводство», должно содержать наименование подразделения, из которого пришел запрос и фамилию исполнителя;
          г) следует избегать сложных предложений и следить за тем, чтобы один абзац содержал одну законченную мысль;
          д) отвечать следует на поставленные вопросы, проявляя при этом повышенную вежливость. Ответ должен быть понятен, четок и прост. Главное — не красивый ответ, а решение поставленной проблемы;
          е) перед распечатыванием проверяется положение документа на странице;
         ж) внизу страницы пишется Ф.И.О. исполнителя и номер телефона.
4. Считывание текста исполнителем. При этом проверяется:
         а) соответствие содержания документа преследуемой цели, смысловая целостность и завершенность документа, внутренняя логическая и структурная взаимосвязь отдельных информационных блоков, последовательность изложения информации;
         б) соответствие действующему законодательству;
         в) грамматические и стилистические ошибки (падежи, времена, склонения, лица, пунктуация и др.);
         г) фактические данные (даты, фамилии, телефоны, названия, номера, адреса, иные реквизиты, с учетом их актуальности и правильности написания и т.д., а также соответствие шапки содержанию);
         д) соответствие документа особым требованиям и пожеланиям руководства к форме и к стилю изложения (форма обращения к адресату, реквизиты, порядок простановки дат и др.).
Сложные документы должны сопровождаться дополнительным прочтением другого специалиста отдела.
5. Подготовка чистового экземпляра и его визирование.
6. Согласование текста с начальником отдела (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.
7. Визирование заинтересованными подразделениями.
8. Обязательная тщательная проверка должностей, фамилий, реквизитов лиц.
9. Согласование текста с начальником департамента (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.

Примечания:
I. Подготовка каждого документа сопровождается заполнением формы, установленной Приложением — 1. В процессе работы с документом исполнитель ведет учет прохождения каждой стадии, проставляя «галочку» в графе, соответствующей пройденному этапу. Проставленная «галочка» считается подтверждением отсутствия ошибок.
II. В случае сложных сделок, сопряженных с оформлением пакета документов, дополнительно заполняется Приложение — 2.

Приложение — 1 к Инструкции
по качественной подготовке
документов сотрудниками
Юридического департамента

Этапы подготовки документов