План улучшения бизнес процессов. Начнем с начала

Для того, чтобы подготовить план улучшения бизнес процессов, да и в принципе любой план, нужно понимать несколько краеугольных моментов. А именно:

1. Цель – куда мы хотим прийти.
2. Текущее положение – где и в каком состоянии мы находимся на данный момент.
3. Ресурсы, которые есть в нашем распоряжении.

Понимание вышеуказанных пунктов позволит также определить:

• Реперные точки, ориентиры, которые помогут не сбиться с пути.
• Ресурсы, которые понадобятся.
• Ответ на вопрос “что может пойти не так и как этого можно избежать?” или понимание рисков.

И только после этого можно будет определить задачи, их взаимосвязи, исполнителей и сроки выполнения.

План по подготовке плана? Почему мне об этом не говорили раньше

Похоже, что у нас вот-вот появится метаплан – план по подготовке плана… Думаете, это смешно? Ну ок, это смешно. Думаете перебор? А вот тут точно нет. Подготовка плана задача непростая и, если у вас есть план решения этой задачи, а название этого плана вас веселит – вы на правильном пути.

Если серьезно, то планирование процесса планирования, повышает эффективность итогового плана в...4 раза!

Пошаговый план улучшения бизнес процессов

1 – Сформулировать, как будет выглядеть целевой процесс

Конечно, лучше всего, если процесс будет описан в виде модели. Это существенно упростит дальнейшие шаги.

Если моделирование кажется слишком сложным, то сделайте простую таблицу, в которой в строках будут указаны шаги процесса (этапы, подпроцессы, операции), а в столбцах исполнители, ресурсы, документы, информационные системы и прочее.

Не используйте текстовое описание процесса. С ним очень сложно работать.

2 – Описать текущий процесс

Для описания существующего процесса справедливо все, что касается описания целевого процесса.  См. предыдущий пункт.

3 – Определить разрывы

Разрыв – это различие между существующим и целевым процессом. Опишите, чем именно целевой процесс будет отличаться от текущего. Вот прямо составьте список и, если у вас есть модель бизнес процесса, отобразите целевые изменения на модели.

Если вы используете табличное описание, сделайте одну таблицу, в которой будут описаны оба процесса, а различия явно отображены.

4 – Дорожная карта

Теперь начинается сложная часть. Дорожная карта. Необходимо понять опорные точки изменений. Для этого я предлагаю вам воспользоваться комбинацией двух приемов: обратное планирование и анализ необходимых (или достаточных) факторов.

Анализ необходимых факторов – это составление списка всего, что минимально необходимо, для выполнения каждого шага процесса, с сохранением параметров процесса и продукта.

Дорожная карта – это еще не план улучшения бизнес процессов, так что не надо усложнять. Просто сделайте список задач, который необходимо выполнить. Важно, чтобы список соответствовал порядку выполнения задач, основывался на методе обратного планирования и включал в себя все необходимые факторы. Задачи для обеспечения факторов пока не надо расписывать. Их стоит добавить после проработки рисков и ресурсов.

5 – Оцените риски

Определите, что может пойти не так в процессе перехода от текущего процесса к целевому. Просто пройдите каждый пункт дорожной карты и совместно с участниками процесса продумайте – с какими сложностями есть вероятность столкнуться, какова вероятность возникновения этих сложностей и что нужно сделать, чтобы предотвратить их возникновение.

В некоторых ситуациях это весьма просто сделать. Но иногда задача по определению рисков становится целым проектом, который работает по иным правилам.

6 – Пересмотрите дорожную карту с учетом рисков

Если вы качественно проработали риски, то у вас должны появиться дополнительные задачи, которые нужно включить в дорожную карту. Сделайте это и пересмотрите всю карту.

7 – Оцените существующие ресурсы и исполнителей

Определите, кто и что понадобится для реализации изменений. Вы же помните, что мы говорим об улучшении, так что новые ресурсы использовать не получится. Но мы можем говорить об улучшении качества существующих ресурсов. Так что оцените еще и качество ресурсов и определите, как это качество нужно повысить.

8 – Подготовьте список задач под каждый необходимый фактор

На этапе подготовки дорожной карты нужно было составить и учесть список факторов, которые обязательно нужны для выполнения улучшения. Вот теперь необходимо рассмотреть каждый фактор с точки зрения выполнения. Проще говоря, если одним из факторов является, например, “сотрудники умеют работать с новым справочником”, то нужно расписать, какие задачи нужно выполнить, чтобы сотрудники научились делать то, что требуется.

И так по каждому фактору. Не забудьте добавить задачи в дорожную карту, которая уже становится похожа на план улучшения бизнес процессов.

9 – Определите взаимосвязи задач и тем самым задайте последовательность выполнения

На данный момент у вас есть лишь внушительный список разрозненных задач. Но для того, чтобы превратить список задач в план улучшения бизнес процессов, необходимо задать взаимосвязи задач. Что такое взаимосвязь? Все просто – нельзя приступить к выполнению задачи Б, пока не выполнена задача А. Нельзя приступать к обучению персонала, пока не подготовлены обучающие материалы. И нельзя проводить тестирование, пока не проведено обучение.

Определив взаимосвязи, вы выстроите последовательность выполнения. Без последовательности выполнения план улучшения бизнес процессов будет не просто неэффективным, но абсолютно нерабочим.

10 – Определите ресурсы задач, исполнителей и совместно с исполнителями определите длительность задач.

В принципе тут все просто – укажите, кто будет выполнять каждую задачу и кто будет нести за нее ответственность. Зачастую это разные люди.

Укажите, что понадобится для выполнения каждой задачи – ресурсы задач.

Попытайтесь оценить объем работ и длительность каждой задачи. Объем работ – это сколько времени нужно потратить на непосредственное выполнение задачи. Длительность – период времени, на протяжении которого будет выполняться задача. К примеру, объем работ может составлять всего лишь два часа, но длительность задачи составит 2 дня – по 1 часу каждый день.

11 – Подготовьте итоговый план работ

Думаю, вы уже догадались, но все же – для подготовки плана настоятельно рекомендую использовать специальное программное обеспечение. Это может быть MS Project или аналог, коих много на данный момент в сети.

12 – Проверьте план на предмет явных ошибок.

Возможно, полученный план вас удивит, причем удивит негативно. Может показаться, что «тут делать нечего, а план растянули на два месяца». Возможно, вы правы и в таком случае нужно пересмотреть длительности и зависимости задач. Но если вы используете такой подход впервые, я советую принять получившийся план улучшения бизнес процессов.

В некоторых случаях нужно заложить +30% времени/ресурсов проекта. Такова реальность. Со временем вы сможете планировать намного точнее. Но поначалу план с точностью 70-80% – это весьма достойный результат.

План готов?

Увы, нет. Мы планируем реализовать изменение, а значит, должны предусмотреть ответы еще на 5 важных вопросов:
1. Как будет произведен запуск проекта улучшения?
2. Как снизить сопротивление персонала?
3. Как отслеживать и оценивать ход проекта, чтобы понимать, если что-то пойдет не так?
4. Когда, в каком случае можно сказать, что проект завершен?
5. Как будет происходить закрытие проекта?

Попытайтесь самостоятельно найти ответы на эти вопросы.

Источник: материалы сайта rzbpm.ru