Построение системы управления финансами

Построение системы регулярного менеджмента становится критической задачей при решении стратегической проблемы, известной как «Пожар». Когда слабый менеджмент порождает внутренний кризис в компании, неотложной становится задача построения системы регулярного менеджмента как единственно верного решения в этой стратегической ситуации. В этой статье, в контексте стратегии выхода из «Пожара», мы обсудим вопрос построения системы финансового управления. Рассмотрим более узкую область задачи, сосредоточившись на построении системы управленческого финансового учета, планирования и анализа, поскольку это существенно для регулярного менеджмента.

Это обеспечивает руководству компании понимание происходящего в бизнесе: как он функционирует, какие результаты достигнуты, и какие проблемы существуют. Без этого видения, без этого понимания, компания играет в слепую. Это подобно игре в футбол, где счет устанавливается случайным образом, независимо от того, что происходит на поле. То же самое в бизнесе: без системы финансового учета компания теряет ориентацию. Собственник не понимает, выигрывает ли он или проигрывает в определенный период времени.

Задачи управленческого финансового учета

Система управленческого финансового учета должна способствовать ответам на ряд ключевых вопросов, обеспечивая руководству компании полное понимание её финансового состояния и результатов деятельности:

Структура доходов и расходов. Это включает в себя анализ, на чем компания зарабатывает и на что тратит ресурсы в разрезе продуктов, направлений бизнеса и центров финансовой ответственности. Понимание этой структуры позволяет идентифицировать участки бизнеса, где достигаются конкретные результаты.

Понимание прибыли. Это не только разница между доходами и расходами. Прибыль имеет несколько ступеней, включая маржинальную, валовую, операционную, а также прибыль для налогов и чистую прибыль. Каждая ступень прибыли отражает конкретные области, где компания либо зарабатывает, либо теряет деньги. Важно видеть все уровни прибыли для полного понимания финансового состояния компании и её результатов.

Управленческий учет. Важно иметь в виду, что система учета должна соответствовать международным стандартам, чтобы обеспечить адекватное представление финансовой информации и обеспечить сопоставимость с другими компаниями и рыночными участниками.

Принятие решений. Понимание структуры доходов и расходов, а также всех уровней прибыли, является ключевым для принятия обоснованных решений, связанных с изменениями в бизнесе. Без этого понимания решения могут быть приняты наугад и не отражать реальных финансовых последствий.

Система управленческого финансового учета играет важную роль в обеспечении прозрачности и понимания финансового положения компании, что является необходимым для успешного управления бизнесом и принятия обоснованных стратегических решений.

Давайте проанализируем пример. Предположим, у компании имеется образцово составленная форма отчета о доходах и расходах, которая выглядит аккуратно и структурированно. Она содержит все необходимые статьи, правильно упорядочены, и отображает все виды прибыли. В итоге показывается чистая прибыль, хоть и небольшая.

Однако, когда мы рассматриваем, как формируются статьи и откуда берутся данные, обращаем внимание на статью «Материалы и комплектующие» у производственной компании. Выясняется, что 70% расходов приходится на материалы, что составляет 70% себестоимости продукции. Этому следует уделить особое внимание.

Владельцу спрашивают, откуда берутся данные для отчета о затратах на материалы. Он отвечает, что у компании есть нормативы, которые определяют, сколько ресурсов затрачивается на единицу продукции, и эти данные учитываются в отчете. Однако, когда спрашивают, фактические ли это затраты или нормативные, выясняется, что учет фактических затрат затруднен из-за неустановленной системы учета. Владелец не может точно определить, сколько материалов находится на складе.

Это свидетельствует о хаосе в учете материальных ресурсов, что подрывает достоверность отчета о затратах. Следовательно, в такой ситуации отчет становится малоинформативным и рискованным для принятия стратегических решений. Возможно, из-за отсутствия точного учета материальных ресурсов компания подвержена потерям, неэффективности использования ресурсов и возможным случаям разбазаривания или хищения.

Этот пример подчеркивает важность тщательного анализа каждой статьи отчета о доходах и расходах, чтобы понять, насколько они отражают реальное финансовое положение компании. Без этого анализа отчеты могут оказаться недостоверными и не информативными для принятия обоснованных решений.

То есть на какие вопросы должен отвечать правильно организованный управленческий финансовый учет? 

• Доходы.
• Расходы.
• Прибыль на всех стадиях и во всех ипостасях.
• Инвестиционные затраты. 

Это особый вид затрат, которые направлены не на текущие процессы бизнеса, не на зарплату, не на приобретение материалов. Они направлены на создание активов, нужных бизнесу, закупку производственного оборудования, создание и построение информационных систем. То есть это инвестиционные затраты в будущее. Такие затраты будут окупаться на протяжении длительного времени. Их надо выделять, потому что они не участвуют в расчете прибыли. В этом случае они искажают истинную картину эффективности компании. 

Зачем компании понимание прибыли?

Прибыль — это показатель эффективности бизнеса, который отражает разницу между заработанными доходами и понесенными расходами. Она позволяет понять, удастся ли компании достичь положительного результата. Однако, если в учете не учитываются все виды затрат, включая инвестиционные и текущие, то истинная эффективность не отображается. В многих компаниях этот аспект игнорируется, что делает понятие прибыли бессмысленным. Важно видеть и прогнозировать не только прошлые финансовые результаты, но и ожидаемые в будущем, чтобы иметь ясное представление о перспективах компании на ближайшие периоды.

Другим важным аспектом является понимание эффективности инвестиций и возврата от них. Необходимо уметь анализировать денежные потоки, получаемые в результате инвестиций, и делать прогнозы финансовых показателей, включая прибыль, доходы, расходы и инвестиции в будущем. Это поможет компании не только понимать свою текущую ситуацию, но и грамотно планировать свои действия на будущее.

Еще одно важное понимание, которое обеспечивает правильный управленческий учет, — это выявление слабых мест в бизнесе, избыточных потерь и потенциальных источников дохода. Например, если компания тратит слишком много на логистику, необходимо анализировать затраты и сравнивать их с конкурентами, чтобы понять, где есть избыточные расходы и где можно повысить эффективность.

Также важно оценивать эффективность маркетинговых затрат — сколько клиентов привлекается и сколько на это тратится. Путем сравнения с другими компаниями и анализа этих показателей можно определить, где нужно совершенствоваться и снижать издержки.

Финансовый учет и анализ должны помогать выявлять слабые места в бизнесе и понимать, где скрываются источники дополнительных доходов или избыточные затраты. Если система управленческого учета не налажена, это может привести к фатальным последствиям для компании.

Давайте рассмотрим пример успешной компании. Вместе с собственником и его командой была разработана впечатляющая стратегия, и если бы она была реализована, компания стала бы звездой на своем рынке. Однако в компании было много проблем, включая финансовый учет, которые необходимо было решить. В ходе работы над этим мы столкнулись с серьезными трудностями из-за слабого финансового директора, что замедлило наш прогресс. К сожалению, в процессе выяснилось, что компания находится на грани банкротства. Оказалось, что она торговала в убыток в течение года, закупая продукцию у поставщиков кондитерской продукции и поставляя ее в розничные сети. Руководство ошибочно считало, что эти сделки приносят прибыль, в то время как на самом деле маржинальность была отрицательной. Компания использовала заемные средства для обеспечения оборота и пользовалась услугами факторинга. Таким образом, хотя деньги поступали в оборот, компания увеличивала свои долги, не имея возможности их погасить. Эта ситуация привела к печальному концу, и до сих пор компания сожалеет о том, что не удалось реализовать свои стратегические планы. Этот пример показывает, как важно иметь хорошо организованный и правильный финансовый учет для успешного ведения бизнеса.

Задачи построения системы управленческого учета

Какие задачи необходимо решить в рамках построения системы управленческого, финансового учета и планирования? 

• Построение финансовой структуры. 

Построение финансовой структуры компании отличается от организационной структуры, хотя между ними есть сходства. Существуют ряд ключевых отличий, которые важно учитывать и анализировать.

На первом этапе рассматривается структура бизнеса компании: его организационное устройство, наличие различных направлений и продуктовых линий, каналы продаж и географическое распределение. Проводится детальная структуризация бизнеса по различным аспектам. Исходя из этого анализа определяются центры финансового учета, где фиксируются доходы, расходы и потоки денежных средств. Также выявляются области, где имеют место затраты и расходы.

Центры финансовой ответственности обычно определяются на основе ответственных лиц, отвечающих за конкретные финансовые показатели или участки деятельности компании. Финансовая структура представляет собой совокупность этих центров финансовой ответственности и центров финансового учета, обеспечивающих полный контроль и управление финансовыми потоками внутри компании.

• Разработка структуры бюджетов. 

Разработка структуры бюджетов компании — это важный этап финансового планирования, который позволяет определить основные статьи доходов, расходов и прибыли для каждого центра финансовой ответственности.

Бюджет компании должен содержать следующие ключевые статьи:

1. Доходы: включают все источники поступления средств в компанию, такие как продажи продукции или услуг, инвестиционные доходы и другие.
2. Расходы: охватывают все затраты компании, включая сырье и материалы, заработную плату, арендные платежи, налоги, маркетинговые расходы и т. д.
3. Прибыль: бюджет должен предусматривать не только ожидаемую чистую прибыль, но и различные ее виды, такие как маржинальная прибыль, операционная прибыль, прибыль до налогообложения и т. д.

Эти статьи должны быть разбиты для каждого центра финансовой ответственности, что позволяет отслеживать доходы и расходы по каждому направлению бизнеса или подразделению.

После разработки бюджетов для каждого центра финансовой ответственности они соединяются в общий сводный бюджет компании. Этот процесс позволяет увидеть общую картину доходов и расходов компании, а также определить общий финансовый результат. Полученное понимание помогает принимать обоснованные решения по управлению финансами компании и выстраивать стратегию развития бизнеса на основе финансовых показателей.

• Разработка учетной политики. 

Разработка учетной политики играет ключевую роль в организации учета доходов и расходов по всей структуре компании. Она определяет принципы учета, распределения инвестиционных затрат и рассчета прибыли, что обеспечивает четкость и прозрачность финансовых операций.

В учетной политике должны быть четко определены следующие аспекты:

1. Определение инвестиционных затрат: критерии отнесения расходов к инвестициям, такие как срок использования и стоимость актива. Это позволяет различать текущие затраты, которые не требуют сложного учета, от инвестиционных затрат, которые влияют на общий финансовый результат компании.
2. Подробное описание учета активов: каждый объект учета, рассматриваемый как актив, должен быть прописан в учетной политике, чтобы обеспечить пообъектный учет и возможность расчета эффективности инвестиций.
3. Управленческий учет vs бухгалтерский учет: учетная политика должна четко разграничивать управленческий учет от бухгалтерского. Управленческий учет более детальный и ориентирован на потребности менеджмента, в то время как бухгалтерский учет подчинен законам и стандартам бухгалтерской отчетности.
4. Расчет эффективности инвестиций: учетная политика должна предусматривать возможность расчета ROI и других финансовых показателей, позволяющих оценить эффективность управления компанией и принимать обоснованные решения по развитию бизнеса.

Важно отметить, что учетная политика компании не является политикой бухгалтерского учета и не подчиняется правилам бухгалтерской отчетности. Она представляет собой инструмент управления финансами компании и отражает взгляд менеджмента на бизнес и его финансовые операции.

• Организовать первичный учет в процессах. 

Понимание структуры затрат и расходов, а также политики управленческого учета, является основой для организации первичного учета в бизнес-процессах компании. Это подразумевает не только составление бюджетов и отчетов, но и осуществление систематического учета транзакций и операций на уровне бизнес-процессов.

Процессы материального учета на складе и выдачи материалов в цех являются ключевыми звеньями в этой системе. Если эти процессы не организованы эффективно, то все бюджетные и отчетные данные лишь пустые цифры, не имеющие реального значения.

Первичный учет на этапе бизнес-процессов заключается в отслеживании всех транзакций и операций, происходящих в рамках каждого процесса, и их отражении в соответствующих документах. Это может включать в себя учет поступления и расхода материалов, фиксацию операций производства, а также отслеживание других ключевых событий.

Часто в процессе организации первичного учета возникают сложности, особенно если предыдущее состояние работы было хаотическим. Необходимо систематически нормализовать и упорядочивать бизнес-процессы, внедряя соответствующие системы учета на оперативном уровне.

При организации внедрения следует придерживаться приоритетов. Если основные затраты компании связаны с материалами, то первоочередной задачей будет оптимизация учета материальных ресурсов. Затем можно переходить к другим аспектам учета, углубляясь постепенно в каждый процесс.

Важно начинать с устранения крупных проблем и пробоин в учете, прежде чем переходить к более мелким деталям. Это позволит компании сначала установить прочную основу для учета и затем постепенно совершенствовать его.

• Сформировать формы отчета для уровней руководителей. 

Для эффективного финансового управления необходимо сформировать формы отчетности, соответствующие различным уровням руководителей в компании.

1. Генеральный директор.

   — Сводный отчет о финансовом состоянии компании с ключевыми финансовыми показателями, такими как выручка, чистая прибыль, маржа, оборачиваемость активов и пр.

   — Аналитический отчет о выполнении бюджета и финансовых целях.

   — Отчет о стратегических инвестициях и результатах.

2. Коммерческий директор.

   — Отчет о доходах и прибыли по продуктовым или клиентским направлениям.

   — Отчет о маркетинговых расходах и ROI по рекламным кампаниям.

   — Анализ конкурентоспособности продуктов и ценообразования.

3. Директор по производству.

   — Отчет о затратах на производство и себестоимости продукции.

   — Анализ эффективности использования производственных ресурсов.

   — Отчет о качестве продукции и производственных показателях.

4. Руководители центров финансовой ответственности.

   — Отчет о бюджете и финансовых результатах по своему подразделению.

   — Аналитические отчеты о ключевых показателях эффективности и затратах.

   — Отчеты о результатах поставленных финансовых целей.

Каждый руководитель должен получать отчетность, отражающую его область ответственности, с акцентом на ключевые показатели, влияющие на финансовые результаты. Важно, чтобы топ-менеджеры имели доступ к полной финансовой информации компании, чтобы принимать обоснованные решения, учитывая общую картину и свою роль в достижении финансовых целей. Скрытие информации от руководителей противоречит интересам компании и может привести к недостаточной осведомленности при принятии стратегических решений.

Процесс планирования

Разработка процесса планирования — это ключевой шаг для достижения финансовых целей компании и обеспечения ее устойчивого развития. Этот процесс должен быть структурирован и систематизирован для эффективного использования финансовых ресурсов. Вот основные шаги этого процесса:

1. Формулирование финансовых целей: Важно четко определить, какие финансовые результаты компания хочет достичь в определенный период времени. Это могут быть цели по доходам, прибыли, оборотным средствам и т.д.
2. Сбор и анализ данных: Необходимо провести анализ текущего финансового состояния компании, учитывая внутренние и внешние факторы, влияющие на бизнес. Это может включать анализ рынка, конкурентов, финансовых показателей прошлых периодов и т.д.
3. Разработка бюджетов: На основе поставленных целей и анализа данных разрабатываются бюджеты на различных уровнях компании — общий бюджет, бюджеты подразделений, проектные бюджеты и т.д. Бюджеты должны быть реалистичными и адаптированными к текущим условиям рынка.
4. Утверждение бюджетов: После разработки бюджетов они подвергаются рассмотрению и утверждению руководством компании. Это важный этап, на котором определяются конкретные цифры и параметры бюджетов.
5. Использование бюджетов в управлении: Бюджеты должны стать основой для принятия стратегических и оперативных решений в компании. Руководители должны использовать бюджеты для мониторинга и анализа финансовых результатов, выявления расхождений и корректировки планов в случае необходимости.
6. Мониторинг и корректировка: В течение года необходимо систематически отслеживать выполнение бюджетов и проводить анализ расхождений между запланированными и фактическими результатами. При необходимости корректировать бюджеты и принимать меры для достижения финансовых целей.

Важно, чтобы процесс планирования был гибким и адаптированным к изменяющимся условиям рынка. Он должен обеспечивать непрерывное управление финансовыми ресурсами компании и помогать достигать поставленных целей.

Автоматизация бизнеса

Автоматизация играет ключевую роль в организации эффективного управленческого учета. Вот какие этапы ее внедрения можно выделить:

1. Формулирование требований. Этот этап включает определение функциональных и технических требований к системе управленческого учета. Функциональные требования опираются на учетную политику и процессы компании, а технические — на подбор соответствующей системы и поставщика.
2. Выбор системы и поставщика. После формулирования требований проводится поиск и выбор подходящей системы управленческого учета и поставщика услуг. Это важный этап, который определяет успешность внедрения.
3. Разработка технического задания. На основе выбранной системы и требований разрабатывается техническое задание на настройку системы. Этим занимаются специалисты внедрения систем.
4. Настройка, тестирование и обучение. После внедрения системы проводится ее настройка под требования компании, тестирование на соответствие функциональным и техническим требованиям, а также обучение сотрудников работе с новой системой.
5. Внедрение и мониторинг. После успешного завершения всех этапов система внедряется в работу компании. Одновременно ведется мониторинг ее работы и реакция на возникающие проблемы или несоответствия.

Автоматизация управленческого учета позволяет существенно улучшить эффективность бизнеса, обеспечивая точное и оперативное получение финансовой информации. Правильно организованный процесс внедрения автоматизации позволяет минимизировать риски и обеспечить успешное функционирование системы на протяжении всего периода использования.

Автор: Александр Кочнев