Содержание
Чтобы управлять процессами стоит определиться с понятием. Процесс — это устойчивая, целенаправленная совокупность действий, преобразующих ресурсы в продукты. К числу характерных свойств процесса относится:
- наличие цели;
- наличие потребителя;
- ресурсная база;
Повторяемость — особенность процесса. Цепочка действий, которая на регулярной основе повторяется одним и тем же образом и порождает одни и те же результаты для целевых потребителей, называется процессом.
Мнение, что компания состоит только из процессов — неверно. В компании они составляют меньше или больше половины всех активностей, но не сто процентов.
Процесс и проект: сходства и различия
Процесс, как комплекс взаимосвязанных действий, ориентирован на получение “серийного” результата, а не единичного продукта, что характерно для проекта. Процессы отличает регулярность. При этом, получая на каком-то этапе негативный результат, возможно внести необходимые коррективы, направленные на улучшение. Накопление опыта, знаний и практики оптимизирует и улучшает процессы, а как следствие и проекты, реализованные на их основе.
Грамотная организация системы управления процессами
При рассматривании организации управления процессами важно подмечать риски. Риски снижаются, если процессы хорошо отладить. Типизирование — путь к успеху в этом направлении. Разные типы проектов управляются по-разному, отдельно поддерживаются разными видами процессов.
Начать следует с выстраивания структуры процессов. Для этого выделяем следующие типы:
Основные процессы. Это та цепочка процессов, которая создает ценность для потребителя:
- Закупка необходимых материалов, ресурсов, которые требуются.
- Производство продуктов и услуг.
- Информирование потребителя о продукции.
- Предоставление продуктов и услуг. Сюда входит логистика, сервисы сопровождающие и т.д.
- Клиент компании.
Обеспечивающие процессы выделяются отдельно, поскольку в конце цепочки стоит внутренней клиент. Бухгалтерия обслуживает внутренние потребности наших сотрудников и подразделений, юридическое сопровождение, информационные технологии, делопроизводства.
Процессы управления координируют работу составляющих компании, планируют, контролируют и анализируют результаты. На стратегическом, тактическом и оперативном уровнях помогают получить необходимые компании результатов.
Процесс развития. Это создание новых продуктов, активов, направлений бизнеса, подразделений. Это продукты не для клиента. Компания делает их как актив, которые в дальнейшем будут приносить доходы и соответственно генерировать прибыль.
Использовать специальные программные обеспечения, разработанными для оптимизации бизнес-процессов на начальном этапе нельзя считать целесообразным. Намного рациональней будет привлечь команду специалистов с опытом и знаниями в конкретном направлении. Закупка софта для малого и даже среднего бизнеса — не оправданный способ расходования ресурсов.
С чего начать создание системы управления процессами?
Начинать нужно создания архитектуры. Для этого достаточно провести анализ деятельности по следующему плану:
- целевые клиенты (важна точность);
- ценностная характеристика предложения (продукта): чем оно может привлекать потенциальных клиентов;
- способ налаживания взаимоотношений, привлекающих клиентов;
- выбор каналов продажи, актуальных для конкретного целевого сегмента;
- характеристика партнеров;
- структура доходной и расходной части.
Бизнес-модель будет определена, если описать архитектуру процессов. Четкое понимание бизнес-модели становится первым шагом на пути создания системы управления процессами. На этой основе формируется стратегия, динамика изменений, которая помогает достичь ожидаемого результатов.
Далее разрабатываем карту процессов. Это скорее техническая задача. Наличие карты повышает наглядность работы, помогает правильно расставлять приоритеты, выбирать фокус ответственности, упрощает поиски первоочередных управленческих задач. При этом начинать работу следует с внимания к критически важным процессам, которые выбираются исходя из конкретных условий и ситуаций.
В работе компаний и бизнеса выделяются ключевые и неключевые процессы, важно уметь грамотно ставить приоритеты. Развивать следует основные процессы, которые способны приносить деньги. Только после достижения результата появляется смысл углубляться в расширение.
