Организационная структура: внедрение и разработка

Этой статьей мы завершаем цикл по разработке организационной структуры. 

Здесь можно прочитать предыдущие статьи:

• Проектирование организационной структуры
• Структурирование бизнес-процессов
• Преобразование организационной структуры

Кроме того, в организационную структуру нужно внести изменения, благодаря которым структура станет процессориентированной и будет лучше обслуживать процессы компании.

Для завершения разработки структуры компании предстоит выполнить еще два этапа:

• описание организационной структуры;
• внедрение структуры в практику работы.

Описание организационной структуры

Организационная структура удобно представляется в форме Положения об организационной структуре. Оно будет содержать описание центров ответственности и их функции в процессах компании. В частности, в Положении нужно отразить:

• кому подчиняется каждое должностное лицо;
• подчинение сотрудников каждой должностной единице;
• описание целей и задач для каждой должностной позиции;
• закрепление ответственности руководителя. Здесь следует подробно указать владельцем каких процессов является руководитель, что является результатом данных процессов.
• с кем и в каких процессах взаимодействует руководитель;
• перечень показателей деятельности компании, за которые несет ответственность руководитель.

В результате в Положении будет дано подробное и точное описание всех структурных элементов компании.

Дополнительно можно подготовить описание важных сквозных процессов, обеспечивающих взаимодействие подразделений компании. Это процессы стратегического управления, планирования, управления финансами, а также процессы выполнения заказов, создания и вывода на рынок новых товаров и логистика. Все эти процессы требуют координации деятельности нескольких подразделений и от эффективности их выполнения напрямую зависят результаты деятельности компании.

Важность такого описания объясняется тем, что схема организационной структуры и описание центров ответственности не всегда дает полное представление о взаимодействии центров ответственности в наиболее важных процессах компании. Здесь не требуется разработка регламентов или подробного описания. Достаточно составить краткое и емкое описание сквозных процессов, чтобы было четкое понимание функций, которые выполняются в каждом процессе и определение центров ответственности, которые выполняют данные функции.

Важным блоком выступает описание процесса создания и вывода на рынок новых продуктов. Здесь необходимо точно отразить основные блоки и последовательность действий, из которых состоит этот процесс и определить закрепление центров ответственности за каждым действием. Это даст понимание о координации работы в стратегически важном для компании процессе.

Процесс создания Положения об организационной структуре – это объемная работа, которая потребует привлечения всего управленческого корпуса компании. Грамотно разработанное Положение с полным описанием всех элементов структуры, их функций и областей ответственности позволит иметь целостное представление об управленческой системе компании. Однако, следует помнить, что для эффективного использования положения его нужно регулярно актуализировать.

Внедрение организационной структуры

Подготовленный проект организационной структуры необходимо внедрить в деятельность компании. Для этого необходимо провести подготовительные работы:

1. Ознакомить всех руководителей подразделений с разработанной организационной структурой.
2. Разработать план изменений, необходимых для внедрения организационной структуры. На данном этапе возможно будут необходимы изменения в штатном расписании, кадровые перемещения между подразделениями или заполнение вакантных мест во вновь созданных центрах ответственности. Так же есть вероятность, что потребуется внести изменения в регламенты и должностные обязанности.
3. Провести обучение для руководителей. Эффективным видом такого обучения может стать деловая игра, в рамках которой руководящий состав сможет попробовать себя в разных ролях и увидеть ситуации, в которых они взаимодействуют с другими руководителями и подразделениями. В итоге каждый руководитель сможет осмысленно принять новую роль в новой организационной структуре.

После завершения работ по внедрению организационной структуры необходимо регулярно следить за происходящими изменениями. Часто изменения происходят незаметно и могут привести к тому, что некоторые элементы будут работать не так, как планировалось. Но обычно необходимость корректировки организационной структуры возникает при изменении стратегии компании или каких-либо бизнес-процессов. Поэтому при разработке новых стратегий всегда следует оценивать влияние на организационную структуру. Например, при разработке регламентов процессов нужно понять, как это должно быть отражено в организационной структуре. Возможно потребуется внесение изменений в должностные обязанности или в некоторые функции центров ответственности.

Важен регулярный ежегодный аудит организационной структуры, в ходе которого проводится сверка процессов и центров ответственности, описанных в Положении с процессами и центрами ответственности, действующими в реальности.

Чтобы организационная структура улучшалась, необходимо проводить совместные совещания или «круглые столы» с привлечение разных подразделений, выполняющих разные функции. Это поможет выявить существующие проблемы, откорректировать описание организационной структуры и внести изменения в обязанности и порядок взаимодействия центров ответственности.

Следует помнить, что организационная структура не будет работать без выстроенной системы взаимодействия между центрами ответственности и между структурными элементами. Именно эффективному взаимодействию между центрами ответственности важно уделять большое внимание. Организационная структура необходима для обслуживания процессов. Поэтому важно следить за выполнением процессов, выявлять проблемные моменты, устранять их и совершенствовать структуру и процессы. Процессы и структура тесно связаны в управленческой системе компании и изменяя одно нужно обращать внимание не другое.

Разработка юридической структуры

Нередко возникают ситуации, когда после организационных изменений появляется необходимость внесения изменений в юридическую структуру. Важным моментом здесь выступает то, что разработка юридической структуры выполняется только после разработки управленческой структуры.

Для разработки юридической структуры необходимо:

1. Описанная организационная структура компании.
2. Описание структуры владения компанией.
3. Описание существующей юридической структуры.
4. Требования к новой юридической структуре.

Совокупность этих положений будет выступать в качестве технического задания для юристов. Компетентные специалисты смогут предложить подходящую теоретическую структуру, в которой будет предусмотрено успешное решение управленческих задач в соответствии с организационной структурой и задач, поставленных владельцами компании.

Принцип единоначалия

Принцип единоначалия очень важен в бизнесе. Нередко встречаются ситуации, когда в одной компании 2-3 и более руководителей. Это случается, когда есть несколько собственников и все они участвуют в управлении компанией. Это недопустимая ситуация, которая всегда будет вредить бизнесу.

Генеральный директор должен быть один. В случае нарушения принципа единоначалия в компании возникают противоречия, внутренние конфликты, которые наносят ущерб бизнесу.

Принцип коллегиальности

Важным дополнением принципа единоначалия является принцип коллегиальности выработки решений. В компании необходимо создать коллегиальный орган управления, который можно назвать Правление компании, Стратегический совет или Координационный совет и т.д. В него должны входить все руководители компании: финансовый директор, директора маркетинга, продаж, производства, логистики, руководитель службы управления персоналом и прочие. Основная задача на данном этапе – это превратить руководящий состав компании в сплоченную управленческую команду. Такая профессиональная команда сможет развивать компанию в заданном направлении и добиваться поставленных целей.

Преимущества коллегиальной работы:

• Улучшение координации, взаимопонимания и взаимодействия руководителей на верхнем уровне управления компанией.
• Повышение ответственности руководителей за принимаемые решения. Поскольку решения принимаются совместно, то каждый руководитель несет ответственность за выполнение возложенных обязательств.
• Повышение качества принимаемых решений. Совместная проработка решений способствует повышению качества принимаемых решений.
• Развитие стратегического мышления у руководителей. Появляется совместное стратегическое видение, совершенствуется согласованность действий, направленных на достижение общих целей.
• Взаимное обучение. В ходе совместной коллективной работы, при обсуждении и выработке совместных решений руководители повышают свой профессиональный уровень управленцев.

Таким образом, в процессе совершенствования организационной структуры следует ответственно подойти к созданию коллегиального органа. Для этого необходимо:

• определить состав членов;
• разработать регламент работы;
• контролировать исполнение принятых решений;
• уделять пристальное внимание формированию управленческой команды.

Совет директоров

В процессе рассмотрения организационной структуры нужно уделить внимание роли собственника в этой структуре. Важно разделять роли собственника и управленца. Для этого в организационной структуре необходимо определить корпоративный уровень управления, так называемый Совет директоров. Он позволит разделить функции надзора за бизнесом со стороны собственника и функции управления бизнесом.

В случае, когда собственник занимает пост одного из руководителей в компании, ему важно разделять функции владельца и менеджера. В позиции менеджера ему необходимо исполнять функции и полномочия, возложенные на него в рамках организационной структуры. Но в позиции члена Совета директоров ему необходимо выполнять функции собственника.

К функциям Совета директоров относятся:

• утверждение стратегических решений;
• утверждение готовых планов и бюджетов;
• назначение и снятие топ-менеджеров;
• осуществление общего финансового контроля;
• анализ деятельности компании по установленным показателям и отчетам.

По результатам проведенного анализа Совет директоров может принять и утвердить полученные результаты или поставить задачу о необходимости изменений в бизнесе.

Состав Совета директоров:

• собственники компании;
• топ-менеджеры, в том числе генеральный директор, финансовый директор, директор по стратегии и другие руководители высшего звена.

Некоторые компании включают в состав Совета директоров независимых специалистов, которые не являются сотрудниками компании, но могут внести вклад качестве экспертов при обсуждении выработки решений Советом директоров.