Содержание
Вы решили внедрить процессный подход у себя в компании: что делать и с чего начать?
Внедрение процессного подхода, как проект
Организовывать работу по внедрению процессного подхода лучше всего в виде проекта, у которого есть конкретные измеримые цели, входные данные и четкие понятные результаты.
Этап №1. Определение целей проекта
Внедрение процессного подхода в организации не может быть самоцелью, потому что сам по себе процессный подход – это просто управленческая технология, рабочий инструмент, который помогает более эффективно решать поставленные задачи.
Проведите рабочую сессию и ответьте на следующие вопросы:
- Какая будет конкретная и измеримая польза от этого проекта?
- Каких результатов мы хотим достичь, за счет внедрения в компании процессного подхода?
- Зачем нам это нужно?
Формулируйте цель только с точки зрения бизнеса!
Целью может быть изменение конкретных показателей:
- Повышение показателей товародвижения, оборачиваемости
- Снижение запасов неликвидов на складе
- Увеличения объема производства/ поставок и пр.
Если цель проекта сформулирована в терминах бизнеса (как именно внедрение процессного подхода позволяет эту задачу решить), тогда:
- Вы будете говорить на одном языке с собственниками и акционерами компании – языке прибыли.
- Появляются четкие измеримые критерии: добились/ не добились поставленных результатов, проект завершен успешно/не успешно (ведь вы можете выполнить все задачи в ходе проекта, но не достигнуть цели).
Этап №2. Формирование команды проекта.
Проект по внедрению процессного управления должен возглавляться и курироваться первым лицом компании, и в нем должна участвовать вся управленческая команда, потому что он охватывает все стороны деятельности организации.
Проект по внедрению:
- Это в принципе командная работа, это не задача одного человека.
- Обязательно курируется первыми лицами компании.
Задачи руководителя проекта внедрения:
- Управлять, отлеживать промежуточные результаты и контрольные точки;
- Ставить промежуточные цели;
- Определять, какие результаты должны быть достигнуты;
- Координировать деятельность рабочих групп;
- Поддерживать рабочее напряжение в проекте;
- Постоянно отслеживать прогресс в процессе работы;
- Мотивировать команду проекта (поддерживать боевой дух и интерес);
- Добиваться того, чтобы все, что запланировано — выполнялось в срок (соблюдение дедлайнов);
Этап №3. Разработка плана проекта
В качестве заготовки Плана проекта можно использовать «Дорожную карту внедрения системы управления процессами»:
Обязательные условия, которые позволят довести проект до успешного результата
Условие №1. Внимание первого лица компании
Проект требует постоянного фокусированного внимания и твердой воли руководителя при проведении изменений. Ошибкой будет спускать курирование стратегически важного проекта на средний или нижний уровень управления.
Это должно быть сделано. Это будет сделано и это будет у нас работать. Только при таком подходе и таком внимании к проекту результат будет успешным.
Условие №2. Вовлеченность исполнителей процессов
В практике внедрения бизнес-процессов есть много случаев, когда в компании всё прописали, задачи поставили, внедрили, но потом ничего не исполняется и не работает. Это происходит, потому что все заинтересованные стороны не были вовлечены в процесс изменений, и постарались сделать всё, чтобы на практике это не работало.
Мало спроектировать и разработать – нужно, чтобы процессы выполнялись так, как задумано и написано на бумаге.
Сопротивление внедрению возникает в тех случаях, когда исполнителей принуждают выполнять регламент процесса «из под палки».
Саботаж может погубить все потенциально успешные начинания.
Для получения работоспособного результата, а не формальных схем (схемы никомуне нужны — они не работают) важно, чтобы те люди, которые участвуют в процессах, как исполнители, присутствовали в рабочих группах проекта.
При внедрении любых нововведений нужно учитывать сопротивление изменениям: люди всегда найдут способ избежать того, что им не нравится, непонятно, новое, ведь старые методы работы привычны и понятны.
Правильный подход к внедрению процессного управления состоит в том, чтобыделать это не вместо кого-то, а вместе. Делать вместе с исполнителями на всех этапах проекта.
В этом заложен успех как на этапе проектирования процессов, так и дальнейших этапов работы: внедрения и реализации.
Условие №3. Следование методике внедрения процессного подхода
Здание строится определенным образом по проверенной методике: создается проект, затем закладываетсяфундамент, строятся стены, ставятся перекрытия, крыша и т.д. Построить надёжное здание по-другому –нельзя, оно просто не выдержит расчетных нагрузок.
Внедрение процессного подхода, точно так же: имеет свою логику, методику проведения изменений, четкий план, поэтапную документацию.При использовании проверенных методов вы с большей вероятностью получите запланированный результат.
Авторы: Марина Ступакова, Ольга Андреева
