Бухгалтерия жалуется, что продавцы не приносят вовремя первичные документы. Без бумажек не заводят проводки в 1С.
Учет опаздывает. Что делать?
Ответ очень прост – для управления нужна оперативная информация. Даже, если продавец не успел сдать в бухгалтерию подписанный договор или накладную, бизнес не стоит на месте. Финансовый директор, руководители БЕ ежедневно отслеживают продажи – они не могут ждать, когда все документы пройдут всю цепочку и оформятся проводками 1С.
Но и договора и акты, все-таки, необходимо правильно оформлять, подписывать и сдавать в бухгалтерию.
Как совместить и оперативность и требования принципа документарности? Запрячь в одну телегу коня и трепетную лань?
Студентка Света К спрашивает редакцию.
Как хорошо учиться в институте, приятно общаться с молодыми людьми, следить за своей внешностью, продвигать карьеру? Как совместить все это?
Мы в редакции подумали и нашли ответ: А никак.
В отличие от редакции и незадачливой студентки, многие и большие и мелкие компании, успешно решили вопрос. И конь-тяжеловес, и легкая лань вместе эффективно везут телегу бизнеса. Как это работает на практике? В качестве примера рассмотрим основания для реализации – подписанные покупателем акты.
- Учетные системы фиксируют факт отгрузки
В небольших компаниях регистрация идет напрямую в 1С, в крупных холдингах обычно используются специализированные приложения. - Внедряется система мониторинга – контролируется весь процесс оформления акта – печать, подписание заказчиком и оформление в бухгалтерии.
- В оперативном режиме документооборот контролирует администратор БЕ. Руководители анализируют сводную картину и принимают управленческие решения в случае необходимости
Стадия 1. Произведена и зафиксирована в учетной системе фактическая отгрузка. Определен ответственный (менеджер проекта — МП) за оформление пакета первичных документов. Согласно внутреннему регламенту установлен срок, в течение которого все акты должны быть подписаны и учтены бухгалтерией. Обычно – не более 3-5 рабочих дней.
Стадия 2. В каждой БЕ назначен администратор, в обязанности которого входит ежедневный анализ документооборота внутри своей бизнес – единицы. За день до окончания регламентного срока, он связывается с МП и подталкивает процесс.
Стадия 3. В обязанности МП входит подписание акта и передача в бухгалтерию. Документ получает статус передано в бухгалтерию.
Стадия 4. В установленный регламентом срок (обычно 3-5 рабочих дней), бухгалтер экономист должен проверить правильность оформления акта. Если возникают вопросы, то документ возвращается на стадию 1 – требует работы МП. Если все оформлено и подписано корректно переходит на Стадию 5 – проведено в 1С.
Хорошо отлаженная система работает «как часы». МП не может забыть подписать акт и сдать его в бухгалтерию. Экономист не потеряет нужную бумажку. Бухгалтерия получит и проведет в учете правильно оформленный первичный документ.
А если возникнут вопросы, к процессу своевременно подключится руководство и юристы.
