Управление проектами

Мир меняется, и, чтобы преуспеть, нужно находить новые способы решения задач. Одним из самых эффективных в вопросе достижения целей считается проектный подход (или проектный менеджмент, управление проектами, УП). Его инструменты используются не только в бизнесе, но и государственными организациями.

Понятие «проект»

Единого значения у термина «проект» не существует. Считается, что он произошёл от лат. «projacere» и переводится как «продвигать». В менеджменте, когда говорят об управлении проектами, под проектом понимают процесс достижения поставленных целей и выполнения определённых задач. Как правило, проект возникает вслед за проблемой, которую нужно решить, либо удачным случаем, воспользовавшись которым и приложив к которому усилия, компания сможет опередить конкурентов.

Есть и иное толкование, согласно которому проект (project) в управлении проектами — это перечень задач, которым присущи определённые признаки: конкретные цели, сроки (в отличие от операционной деятельности), направленность на реализацию целей. Наконец, согласно РМВoK Guide, проект — это ограниченное по времени мероприятие, цель которого заключается в разработке уникального товара, услуги или получении уникальных результатов.

Понятие «управление проектами»

Разобравшись с понятием проекта, можно определить управление проектами как действие, направленное на выполнение нужных задач с использованием ресурсов, которые есть в наличии (время, капитал, сотрудники). Согласно другому толкованию, под управлением проектами понимается использование знаний, методов, инструментов, чтобы удовлетворить требования к проекту.

В глобальном смысле суть управления проектами сводится к решению более мелких задач на пути к достижению цели компании. Но важно правильно сформулировать эти задачи, их сроки и определить исполнителя.

Чтобы отличить проект от чего-то иного, достаточно убедиться в нескольких моментах.

• Он направлен на достижение результатов: разработку продукта, получение нужных показателей, причём наряду с основными при детализации задач могут возникать промежуточные результаты.
• Подразумевает выполнение ряда взаимосвязанных действий, которые при этом координируются. Проект рассматривается как система промежуточных заданий. И важно следить, чтобы они своевременно выполнялись, иначе не удастся уложиться в сроки и выполнить главную задачу.
• Ограничение по времени. Если операционная деятельность безгранична, то в проектной чётко определены начало (когда есть исполнитель, финансирование) и конец (достигнуты цели). Чтобы уложиться в срок, разрабатывают графики, где указываются задачи и время на их выполнение. И это один из самых ответственных этапов, ведь задачи новые и единоразовые, и понять, на какой период растянется их реализация, очень сложно.
• Уникальность задач. Управление проектами — это не производственный цикл, где задания понятны и поставлены на конвейер. Каждая новая задача и новый проект уникальны, правда, если существующий отличается от завершённого (иногда они бывают очень похожи). В то же время даже абсолютно разные задачи легче решать, если есть в принципе опыт в управлении проектами.

История

Проектное управление существовало ещё в доисторическую эпоху. Так, строительство египетских пирамид, Китайской стены — это крупнейшие проекты. Правда, поскольку документов, отражающих этапы их реализации и процессы управления, нет, берутся в расчёт более поздние периоды.

Ф. Тейлор (1856—1915 гг.) серьёзно изучал менеджмент. В его время считалось, что эффективность труда зависит только от того, как долго и как много люди работают. Он же искал способы улучшения производительности труда без привлечения рабочих. На сталелитейных предприятиях идеи Тейлора сосредотачивались вокруг производственных задач (например, подъёма и перемещения тяжестей).

Его ученик Г. Гант заинтересовался последовательностью действий при работе. Впоследствии он создал те самые диаграммы, которые, немного усовершенствовавшись, используются до сих пор.

В 1950-х гг. в Америке разработали методики сетевого планирования, которые легли в основу методов управления проектами. Их разрабатывали, чтобы эффективнее использовать ЭВМ, а также при реализации проекта создания ракетной системы «Поларис». Когда оказалось, что все цели достигнуты, а программу «Поларис» завершили и вовсе раньше срока по плану благодаря умелой координации работ (а было задействовано 3800 подрядчиков, поставлено больше 60 тыс. задач), методики стали использовать гигантские корпорации, чтобы успешно конкурировать в условиях изменчивого рынка.

К слову, в 1930-х гг. идеи, сходные с теми, что лежат в основе сетевой диаграммы, отражающей работы по проекту и их взаимосвязи на графике, предлагались и в СССР. Управление проектами хотели задействовать при строительстве металлургического комбината, но необходимые вычисления не произвели, поскольку их могли позволить себе только большие корпорации и правительства, и идеи не популяризовали.

В 1980-х гг. управление проектами сформировалось в отдельную отрасль профдеятельности. В 1990-х гг. в ней наметились отдельные направления.

Классическая форма тройственной ограниченности

Примерно с 1950-х гг. стал использоваться треугольник управления проектами, отображающий баланс между масштабами проекта, временем, стоимостью (потом добавили качество). Сторона в нём — ограничение. Ограниченность времени определяют сроки, стоимости — бюджет, масштабов — ряд мер для получения результата.

Если меняется одна сторона, меняются и другие. То есть:

• уменьшение сроков способно обернуться ростом денежных затрат и уменьшением масштабов;
• урезание бюджета — увеличением сроков и уменьшением масштабов;
• изменение масштабов — изменением сроков и затрат.

Согласно другому подходу к управлению проектами, чтобы уменьшить сроки, нужно привлечь больше работников и увеличить бюджет. Но, учитывая то, что задание выполнится раньше запланированного, больших затрат удастся избежать.

Подходы к управлению жизненным циклом (ЖЦ) продукта

В зависимости от вида проекта, различают несколько подходов.

• Водопадный ЖЦ. Используется в управлении строительными проектами, если их содержание, масштабы почти не меняются на протяжении всего времени. Назван водопадным, потому что задачи передаются поэтапно, как в потоке.
• Спиральный ЖЦ. Предусматривает разбивку цикла на 4 сектора — целеполагание, оценка рисков, разработка, итерация. Причём путь отображается в форме спирали, раскручивающейся и проходящей этапы разработки продукта. Жёстких требований к терминам и ресурсам нет, но есть предположение о критичности качества (имеется в виду степень удовлетворения потребностей — может быть достаточно дорогой). Минусы — риск потери фокуса из-за гибкости, высокие требования к квалификации специалистов по управлению рисками.
• Бережливый стартап. Строится на предположении о чрезвычайных неопределённостях и рисках, характерных для стартапов (отсюда и название). Сводится к тому, что успех можно спланировать, если правильно управлять бизнес-процессами.

Роли в проекте

Чтобы разделить ответственность, в управлении проектами выделяют роли:

• заказчика, он занимается целеполаганием, выявляет ограничения, назначает финансирование, контролирует выполнение;
• исполнителя, он реализует проект по плану.

Могут вводиться роли инвестора, куратора (тот будет следить, чтобы проект отвечал интересам компании). Куратор должен тесно сотрудничать с руководителем проекта. Последний ответственен за выполнение проектной задачи в срок и без превышения бюджета. Как правило, для этого руководитель привлекает исполнителей к работе, контролирует их деятельность, отчитывается перед заказчиком и куратором, занимается прогнозированием, корректирует планы. Все его функции должны быть указаны в должностной инструкции.

Если роли грамотно распределены, при управлении проектом задачи выполняются в срок в рамках утверждённого плана.

Цель, успешность

Цель управления проектом заключается в выполнении предварительно поставленных задач при имеющихся ограничениях, в грамотном использовании возможностей, оперативном внесении изменений в ответ на риски.

Успешность оценивается участниками проекта через определенные методики:

• по PMBOK — предусматривается договор с чётко прописанными требованиями; об успешности говорят, если работы выполнены, договор закрыт, показатель успешности единый для обеих сторон (заказчика и исполнителя);
• по SCRUM: об успешности говорят, если заказчик доволен;
• по PRINCE2: оценка даётся с точки зрения бизнеса, потребителя, исполнителя; если категории сбалансированы, результат достигнут.

КСУП

КСУП, или корпоративная система управления проектами, представляет собой совокупность методологии, информационной системы и административных средств для внедрения процессов управления в организации. С помощью КСУП можно достигать поставленных целей, реализовать стратегию.

Процедуры

Проектный подход формализует процедуры управления проектами. Согласно методу Oracle PJM (стандартный подход), они делятся на несколько групп:

• контроль;
• управление работами;
• ресурсами;
• качеством;
• конфигурацией.

Процедуры управления проектами по PRINCE2:

• начало проекта — формулируется краткое описание проекта (project brief), продумываются способы его реализации;
• инициация — осуществляется планирование, экономическое обоснование, оценка рисков;
  управление — принятие решений;
• контроль стадий — выдача и приёмка заданий, отчётность;
• управление производством;
• контроль границ этапов для своевременного перехода между ними;
• завершение.

План, стандарты

Под планом управления проектами понимают утверждённый документ, описывающий содержание, границы проекта, бюджет, стандарты и др. Этот документ постоянно корректируется.

Стандарты относятся к ключевым понятиям управления проектами. Они делятся на международные, которые предназначены для международного применения, национальные, которые применяются внутри одной страны.

Международные — наиболее полные, так как, помимо прочего, включают консультирование, аудит, обучение. К ним относятся:

• PMBoK — основывается на процессном подходе к управлению проектами;
• ICB — на компетентностном подходе, то есть сводится к оценке кандидата;
• ISO 10006 — группирует процессы по двум критериям: те, что сводятся к созданию продукта, то есть проектирование, производство, и, собственно, процессы управления.

Наиболее известные национальные: C-PMBOK (China), VZPM (Switzerland).

Методологии

В теории управления проектами под методологией понимают набор базовых принципов и процедур для управления проектом. От методологии зависит ход работы.

Рассмотрим самые популярные.

• Waterfall, или водопадная. Классическая, состоит из 3 отдельных этапов: сбор и анализ требований, разработка подхода, внедрение и исправление ошибок. Чтобы перейти к новому этапу, нужно завершить предыдущий. Методология проста в применении, тем более что она опирается на документацию, где отражаются требования, но её результат напрямую зависит от правильности понимания требований.
• Agile. Гибкая, не требует сбора требований, поскольку если они меняются, то продумываются и внедряются изменения в ответ на них. Риски срыва сроков проекта минимальны, так как есть все необходимые ресурсы, обратная связь от участников. Но, из-за того что нет чёткого плана, сторонам сложнее взаимодействовать.
• PRINCE2. В её основе 7 принципов: регулярная проверка экономической выгоды, обучение на ранее полученном опыте, чёткая организационная структура и определение ролей, поэтапное управление, определение границ ответственности и отклонений, фокус на результатах, адаптация к условиям проекта. Поскольку эта методология управления проектами предусматривает детальное документирование и учитывает ранее полученный опыт, риски минимизируются. Но изменения при этом вносить сложно — надо переделывать документы.

Программное обеспечение

ПО объединяет программы для планирования, управления бюджетом, ресурсами, документирования и т. д. Выбирать его нужно в зависимости от задач.

Самые популярные:

• Basecamp — одна из лучших для управления проектами, преимущества: удобство работы, возможность взаимодействия с клиентами;
• Resource Guru позволяет планировать нагрузки, сообщать о статистиках сотрудников;
• Asana упрощает процесс создания, назначения, управления задачами, позволяет осуществлять экспорт файлов с компьютера, Google Диска.

Можно выделить и другие программы, например: Trello, ActiveCollab, Podio, Taskworld.

Управление проектами на профессиональном уровне

В последнее время бизнес всё чаще становится проектно-ориентированным. В частности, речь идёт о производственных, консалтинговых, инжиниринговых компаниях. Когда работа начинается с определения стратегии управления проектами и выявления задач для достижения результатов, реализовать задуманное удаётся в разы быстрее, тем более что если раньше под проектом понималась документация на возведение построек, то сегодня это комплекс мероприятий, направленных на формирование новых продуктов и услуг в рамках имеющегося бюджета, времени.

Мировая практика

Инструменты управления проектами активно применяются бизнесом в Америке и европейских странах. В Японии проектный подход используется в реализации всех инвестиционно-строительных проектов. В России эта область деятельности ещё только развивается, но об актуальности управления проектами говорят эксперты.

Так, в мире грамотное использование его инструментов позволяет экономить до 30% времени и до 20% средств. В случае активного внедрения и правильного использования методологии в российских компаниях проектный подход способствует и вовсе повышению экономики минимум на 15%.

Принципы управления проектами

Рассмотрим принципы УП.

• Целенаправленность. Важная особенность управления проектами — в определении и формулировке целей.
• Системность. Сводится к структурированию работы и реализации проекта к определённому сроку.
• Комплексность. Предусматривает рассмотрение явлений, требований и их взаимосвязей как между собой, так и с основной целью.
• Обеспечение. Согласно ему, должны быть все ресурсы, необходимые для реализации проекта.
• Приоритетность. Означает, что при разработке и реализации проектов сначала выполняются более приоритетные задачи, согласно стратегии развития.
• Экономическая безопасность мер. Просчитывается с учётом оценки вероятности появления убытков из-за невыполненных, но запланированных событий.

Преимущества УП

Для инвесторов:

• прозрачность ведения проектов;
• минимизация рисков;
• экономия средств за счёт их более эффективного распределения.

Собственнику управление проектами позволяет стать конкурентоспособным, получить дополнительную прибыль.

Государство при условии грамотного использования методологий и инструментов лучше контролирует расходование денег, ресурсы. При этом снижаются риски.

Как научиться управлять проектами

Чтобы достигать поставленных целей и показывать результаты, важно придерживаться нескольких правил.

• Уметь подбирать нужных людей, которые будут работать над проектом. Для этого важно понимать работу каждого изнутри, так как в противном случае контролировать её не удастся.
• Планировать и организовывать работу людей, а для этого необходимо иметь навыки менеджера. По сути, руководитель проекта должен поддерживать связь со всеми функциональными подразделениями, следя за тем, чтобы они договорились и работа была выполнена в срок. Помимо прочего, здесь важно уметь договариваться, решать конфликтные ситуации.
• Знать процедуры, методологии, инструменты в сфере и уметь их применять на практике.

И самое главное — не бояться непредвиденных ситуаций, ведь, что бы ни случалось, результат по проекту должен быть достигнут.

Источник: материалы сайта bbooster.online