Что именно нужно сделать, чтобы в компании появилась действующая система финансового контроллинга? Эта статья посвящена вопросам организации проекта внедрения такой системы.
Нужен ли компании финансовый учет, который дает ясные ответы на вопросы управленцев, вроде тех, что мы обсудили в предыдущей статье? Очевидно, нужен.
Насколько трудно внедрить такой учет в вашей компании? Предполагаю, что многие считают эту задачу слишком сложной, неподъемной. Попытаюсь рассеять эти сомнения на конкретном примере.
Собственник одной производственно-сервисной компании среднего бизнеса прослушал мой бесплатный вебинар, посвященный организации финансового учета «Что должен знать каждый руководитель о финансах». Потом послушал еще раз, с карандашом в руках. Потом позвал бухгалтера, они послушали вместе и обсудили, что им нужно сделать, чтобы внедрить подобную систему учета на своем предприятии.
Через некоторое время этот руководитель попросил меня проконсультировать его по конкретным вопросам, связанным со структурированием доходов и расходов и построением форм отчетности. Этих знаний и советов, полученных в ходе двух встреч по одному часу каждая, ему оказалось достаточно, чтобы построить формы трех основных планов и отчетов, которые мы обсуждали в наших публикациях.
Я помог ему выбрать наиболее важные для его компании финансовые показатели. После этого он стал видеть свою компанию по-новому, и сделал немало важных «открытий» относительно состояния своего бизнеса. Он справился с этой задачей за полтора месяца.
Это далеко не единственный пример быстрого и успешного решения проблемы управленческого учета. Конечно, есть и другие примеры, когда руководитель компании инициирует подобный проект, потом бросает не доведя дело до результата, через год снова приступает к этой задаче, вновь бросает, и эти конвульсии продолжаются на моих глазах уже четвертый год … Компания тем временем все глубже погружается в трясину, снижая прибыльность и теряя темпы развития.
В построении финансового контроллинга нет никакой магии, ничего особенно научного. Достаточно того объема знаний, который дают наши статьи и вебинары. Это сугубо практический подход, основанный на здравом смысле. Просто примите решение и сделайте это. Доведите дело до конца, до результата. Для этого достаточно полтора – два месяца при хорошей организации работы.
Итак, рассмотрим вопросы организации проекта создания системы финансового контроллинга.
Цель этого проекта состоит создании инструментов финансового контроллинга, которые обеспечивают возможности:
- Построения «воронки эффективности»,
- Определения финансовых результатов в разрезе направлений бизнеса, продуктов, каналов сбыта, регионов, клиентов,
- Определения стоимости активов компании, расходов на их эксплуатацию и инвестиций в их создание и развитие,
- Определения отдачи на инвестиции в разрезе направлений бизнеса, продуктов, бизнес-проектов,
- Определения финансовых показателей, характеризующих прибыльность, платежеспособность, финансовую устойчивость, деловую активность, эффективность использования ресурсов компании.
Результатами проекта должны стать методы, правила и регламенты, обеспечивающие формирование:
- Отчета о доходах и расходах,
- Отчета о движении денежных средств,
- Балансового отчета,
- Отчета о показателях финансово-экономической деятельности.
В команду проекта должны войти все руководители подразделений. Важно, чтобы все менеджеры компании приняли участие в создании системы финансового контроллинга, понимали как она устроена и умели ей пользоваться. Цель обучения руководящего состава компании должна рассматриваться как одна из важнейших целей проекта.
Руководителем проекта должен быть генеральный директор или финансовый директор. В любом случае руководитель компании должен участвовать в проекте и энергично его поддерживать.
Этапы проекта:
- Разработка финансовой структуры компании.
- Разработка структуры доходов и расходов и формы отчета о доходах и расходах.
- Разработка правил учета инвестиционных расходов (этот этап можно делать одновременно с предыдущим этапом).
- Разработка формы и правил построения отчета о движении денежных средств.
- Разработка структуры активов компании и правил их учета.
- Разработка структуры обязательств компании и правил их учета (5 и 6 этапы можно выполнять одновременно с 2, 3 и 4).
- Разработка формы балансового отчета.
- Разработка финансово-экономических показателей.
- Построение и анализ финансовой отчетности за предшествующие периоды деятельности компании. Не всегда возможно восстановить ретроспективные данные в соответствии с требованиями новой методики учета, поэтому недостающая информация может вводиться с помощью экспертных оценок. В любом случае это полезно, чтобы приобрести практику формирования отчетности по новым правилам, увидеть компанию в «новом свете» и провести анализ ее деятельности.
- Определение требований к автоматизации финансовой отчетности. Обычно возникает необходимость ввести дополнительные аналитические признаки, объяснить программистам новые правила формирования отчетности.
- Настройка автоматизированной системы компании в соответствии с требованиями финансового контроллинга.
- Включение системы финансового контроллинга в контур управления компанией.
Этот пункт требует разъяснения. Недостаточно разработать методы учета и формы отчетности. Необходимо позаботиться о том, чтобы они использовались в цикле управления компанией. Поэтому следует установить порядок регулярного представления форм финансовой отчетности руководителям подразделений и проведения обязательного анализа результатов каждого периода. По итогам отчетного периода (месяца, квартала, года) каждый руководитель должен составлять аналитическую записку, содержащую оценку результатов и предложения по их улучшению. Эти выводы и предложения следует обсуждать в составе управленческой команды. По итогам обсуждения должны приниматься решения. Принятые решения ставятся на контроль, результаты исполнения анализируются и оцениваются. Только при наличии этих процессов управления можно признать, что компания имеет работающую систему контроллинга.
В ходе проекта могут открыться обстоятельства, препятствующие созданию требуемой системы учета. Например, может оказаться, что существующий уровень организации процессов не позволяет получать достоверную информацию о состоянии товарных запасов или расходах на проектную деятельность. В этом случае необходимо дополнить проект мероприятиями, обеспечивающими решение соответствующих задач, например, организовать управление запасами или управление проектами таким образом, чтобы сделать возможным получение необходимой информации. Эти мероприятия сами по себе могут стать весьма значимыми для компании проектами. Разумеется, при этом придется внести коррективы в план проекта по внедрению финансового контроллинга.
В заключение следует сказать, что безоблачных проектов не бывает. В каждом из них есть свои риски и сюрпризы. Такова сущность работы по созданию чего-либо нового. Поэтому нужно запастись большой волей к достижению цели и терпением. И удача Вас найдет!
Мы подготовили для Вас практическое руководство по созданию системы контроллинга — электронный учебный курс «Целевое управление. Как сделать компанию управляемой и эффективной».
