Содержание
Многие бизнесмены придерживаются мнения о том, что если бизнес более-менее успешен, то достаточно сохранять всё в существующем виде. Однако если перефразировать этот тезис, то получится, что менять что-либо мы будем, только когда появятся проблемы. Чтобы не доводить ситуацию до их возникновения, полезно заниматься оптимизацией работы компании в постоянном режиме. Причём эксперты советуют обращать особое внимание на бизнес-процессы.
Бизнес-процессом называется вся последовательность действий, приводящих к конкретному результату. Например, к производству готовой единицы продукции или продаже товара.
Опыт показывает, что пока в компании мало сотрудников, владелец может всё держать под личным контролем, хотя и это не всегда удаётся. Однако для крупных предприятий отладка каждого бизнес-процесса обязательна, иначе снизится и КПД, и доходность от деятельности.
Суть формализации бизнес-процессов
Формализация бизнес-процессов направлена на устранение хаотичности в деятельности как компании в целом, так и каждого сотрудника в отдельности.
Если этого не сделать, неизбежны следующие проблемы:
- Не всегда понятно, какой сотрудник за что отвечает.
- Часто неочевидно, кто отвечает за конкретную задачу.
- Решение каждой задачи задерживается, так как отсутствует чёткий алгоритм.
- Задачи (документы, клиенты, заявки) совершают большой «путь» по компании, пока будут решены, при этом задействуются избыточные для данного случая сотрудники.
Всё это приводит к путанице, которая со временем может вырасти до угрожающих размеров. Кроме того, при такой организации работы получает всё больший вес человеческий фактор: контролировать что-либо сложно, по каждому поводу приходится уточнять информацию у конкретных сотрудников, и нет гарантий, что полученная информация будет достоверной.
При этом в ряде случаев руководитель даже не знает, к кому из сотрудников он должен обратиться по очередному вопросу, а это ещё больше усложняет ситуацию.
Задачи формализации бизнес-процессов
Формализация бизнес-процессов может быть выполнена разными методами, например, с помощью систем BPM, либо «вручную». Однако она всегда предполагает выстраивание чёткого алгоритма:
- Закупка сырья.
- Доставка сырья на склад.
- Хранение на складе.
- Отправка в цех.
- Производство продукции.
- Отправка продукции на склад.
- Доставка продукции клиенту после покупки.
Каждый из этих этапов предполагает отдельное лицо, ответственное за исполнение. Например, если сырьё забрано у поставщика, но ещё не прибыло на склад, то все вопросы адресуются начальнику службы доставки, а если прибыло – то начальнику склада.
При этом каждый этап включает в себя под этапы и множество своих мелких процессов. К примеру, закупка сырья подразумевает длинный путь: принятие решения о необходимости до закупки, звонок поставщику, согласование цены и сроков, и так далее. Главных задач формализации бизнес-процессов три:
- Должна быть выстроена чёткая схема для бизнес-процесса.
- Каждый сотрудник должен понимать, на каком участке схемы требуются его усилия, где начинается и где заканчивается его ответственность; от кого он получает задачи и куда должен их передать после обработки.
- Руководитель должен иметь возможность проконтролировать, где находится задача на данный момент времени (на каком этапе и у какого сотрудника).
Формализация бизнес-процессов путём автоматизации
Начать с того, что формализация бизнес-процессов не предполагает обязательной автоматизации с помощью BPMS, она может быть выполнена и вручную. Самый простой путь – написание регламентов для каждого сотрудника. Благодаря этому удаётся успешно решить часть задач, а именно задачи 1 и 2 приведённого выше списка (составление схемы и понимание каждым сотрудником его роли).
Однако формализация бизнес-процессов «на бумаге» почти не позволяет контролировать соблюдение регламента: выполняют ли его сотрудники или находят «обходные пути» на уровне договоренности друг с другом. Роль человеческого фактора и пространство для злоупотреблений персонала остаются очень большими.
Если же формализация бизнес-процессов проводится с помощью систем BPM, то появляются дополнительные весьма важные возможности:
- Контроль каждой задачи с начала до конца, возможность видеть полный список задач.
- Отсутствие потерь: если задача поступила на вход, она должна, так или иначе, дойти до выхода.
- Отслеживание всех действий по каждой задаче, с возможностью чётко определить, кто совершил каждое действие.
- Детальный сбор статистики.
Последняя возможность особенно важна, потому что она помогает, в том числе:
- Узнать, кто из сотрудников работает эффективно, а кто не очень.
- Увидеть реальный объём всей работы, выполненной каждым работником. Может, кто-то лишь делает вид, что чем-то занят?
- Избавиться от риска самых разнообразных злоупотреблений персонала.
Формализация бизнес-процессов крайне полезна для любого предприятия. Даже если в настоящее время у вас нет серьёзных проблем, полезно уже сейчас начать бороться с хаотичностью в работе компании, чтобы уменьшить разные потери и затраты, повысить КПД и эффективность всех сотрудников и бизнеса в целом.
Автор: Елена Гайдукова
Источник: материалы сайта comindware.com
