Согласование планируемых платежей
Следует особо подчеркнуть, что формирование месячного и, тем более, недельного графика платежей опирается на сбор и утверждение заявок, формируемых каждым БЕ. Поэтому стоит отдельно обсудить такую технологию согласования планируемых оплат.
Формирование заявок на оплату
Непосредственной обязанностью руководителя каждой бизнес-единицы является организация и обеспечение, в том числе финансовое, работы «своего БЕ». Директор должен управлять текущей работой – контролировать, кому, когда, сколько необходимо заплатить, чтобы обеспечить производственный процесс.
Таким образом в информационной системе формируются и регистрируются заявки на оплату. При оформлении такой заявки определяется вся аналитика, необходимая для «прохождения цепочки» и организации всех видов учета.
Естественно, такие заявки должны быть подкреплены источниками финансирования – нужно опираться на средства БЕ, включая ожидаемые поступления и утвержденные бюджеты.
Ответственность за производственное и экономическое обоснование несет непосредственно руководитель БЕ.
Согласование планово-экономического отдела (ПЭО)
В планово-экономическое управление поступает список всех заявок, сформированных БЕ.
Экономист ПЭО проводит первоначальное согласование: проверяет корректность и полноту оформления заявки и наличие у БЕ источников финансирования – подкрепление средствами в распоряжении БЕ и ожидаемыми поступлениями. При выявлении нарушения этих требований заявка возвращается на уточнение и после корректировки может быть рассмотрена повторно.
В особых случаях (критически важные оплаты) ПЭО может согласовать заявку даже при нехватке собственных средств БЕ, при этом необходимо решение на уровне финансового директора и руководства дополнительных источников, обычно внутреннего займа.
Этот этап согласования является основой формирования месячного платежного графика в части производственных оплат.
Казначейство в нашей компании выполняло следующие функции:
РКЦ
1. Инкассация наличности.
2. Контроль безналичных поступлений.
3. Безналичные платежи по заявкам компаний холдинга.
4. Выдача наличности в кассы компаний холдинга.
Кассы компаний холдинга не имели права на выдачу наличных. Они могли только принимать и затем передавать в казначейство через инкассаторов казначейства.
Такая схема физически не давала директору компании расходовать наличные средства вне контроля казначейства и финдиректора.
Далее в казначейство входил отдел контроля за исполнением бюджетов.
Схема работы казначейства была следующей
Отдел исполнения бюджетов составляет план платежей на завтра на основании бюджетов, утвержденных 25 числа предыдущего месяца и согласует его с директорами компаний холдинга. Даже иногда напоминает тому или иному директору о том, что завтра его завхоз должен купить туалетную бумагу в офисный туалет. Это шутка, но почти факт. У директора много дел.
Вечером финансовый директор утверждает согласованный документ в течение минут десяти.
На следующий день утром РКЦ проводит все платежи и инкассация развозит наличные по всем кассам.
Основное. Казначейство работало на каждую компанию холдинга. Чем быстрее двигаются деньги – тем меньше их нужно для достижения цели.
Удаленные компании имели свои казначейства или специалиста казначейства с подобной задачей в части наличных. Безналичные поступления тоже шли через казначейство холдинга.