Расчеты с покупателями, часть 2

Можно ли оперативно контролировать обязательства по данным бухгалтерского учета?

В бухгалтерии задолженность покупателей возникает в момент отгрузки. Оплата «закрывает» предыдущую отгрузку или рассматривается как аванс.

Сравнивая «управленку» и «бухгалтерию», выделим «основные дырки»

С одной стороны, бухгалтерия «не видит» договорных обязательств покупателя по оплате неотгруженного товара, услуг, как и не может соотнести авансы с планируемой отгрузкой.

В «дорожной карте» сложно отследить «оплаченность» и «неоплаченность» (особенно, частичную) отгрузки.

В принципе, бухгалтерский учет можно привести к «управленческому». В «реальных проектах» встречается подобная схема учета. Наиболее простой пример приведен на схеме

• При подписании договора фиксируются сумма договора
  • возникает задолженность покупателя, равная сумме договора
  • и наши обязательства, совпадающие с суммой договора и задолженностью покупателя
• Фактическая отгрузка «закрывает» наши обязательства – сальдо отражает, сколько мы еще должны «продать» по договору и соответствует плану событий «по отгрузке»
• Получение оплаты уменьшает дебиторскую задолженность (ДЗ). Сальдо ДЗ равно ожиданиям оплат по плану событий.

Следует отметить, что такая схема заметно упрощает бухгалтерский учет, делая его более прозрачным и информативным. В частности, практически исчезают авансы от покупателей – все поступившие суммы соотнесены с прошедшей или планируемой отгрузкой.

Почему эта методика так редко реализуется на практике?

Любой бухгалтер приведет следующие «доводы против».

• Несоответствие нормативным документам, в частности, проблемы с расчетами НДС с авансов
• Сложности контроля «оплаченной» и «неоплаченной» отгрузки.
• Часто «дорожная карта» договора четко не определена. Даты оплаты и отгрузки могут зависеть друг от друга. Например, «аванс 30%» от согласованной стоимости и отгрузка в течение 10 рабочих дней от даты получения аванса. В подобном случае сильно усложняется ведение учета – план событий (и бухгалтерские проводки в случае изменения суммы) приходится исправлять под конкретную ситуацию.

Что можно посоветовать финансовому директору?

• Если контракты стабильны, договорные обязательства (даты суммы) четко определены, а со стороны бухгалтерии нет «противопоказаний» (особенно в части НДС с авансов), рекомендуется внедрить подобную схему.
• Если причины, не позволяющие изменить бухгалтерский учет, существенны и принципиальны, есть несколько вариантов
  • добавить план событий модулем, позволяющим увести учет оплаченной и «неоплаченной отгрузки». Потратив некоторые ресурсы на разработку и внедрение такого блока, можно получить адекватный контроль реальных обязательств и методику сравнения данных «управленки» с «бухгалтерией»
  • если сложность разработки и внедрения модуля «оплаченной отгрузки» значительна, придется мириться с текущими расхождениями бухгалтерского и управленческого учета. В этом случае рекомендуется периодически делать проверки в контрольных точках – например, завершение контракта приводит к закрытию всех расчетов и в финансах, и в бухгалтерии.

Важно правильно оценить все плюсы и минусы, в том числе свои технологические и управленческие возможности – «решение за командиром».

Начало: часть 1