Расчеты с покупателями, часть 2

Можно ли оперативно контролировать обязательства по данным бухгалтерского учета?

В бухгалтерии задолженность покупателей возникает в момент отгрузки. Оплата «закрывает» предыдущую отгрузку или рассматривается как аванс.

Сравнивая «управленку» и «бухгалтерию», выделим «основные дырки»

С одной стороны, бухгалтерия «не видит» договорных обязательств покупателя по оплате неотгруженного товара, услуг, как и не может соотнести авансы с планируемой отгрузкой.

В «дорожной карте» сложно отследить «оплаченность» и «неоплаченность» (особенно, частичную) отгрузки.

В принципе, бухгалтерский учет можно привести к «управленческому». В «реальных проектах» встречается подобная схема учета. Наиболее простой пример приведен на схеме

При подписании договора фиксируются сумма договора
- возникает задолженность покупателя, равная сумме договора
- и наши обязательства, совпадающие с суммой договора и задолженностью покупателя
Фактическая отгрузка «закрывает» наши обязательства – сальдо отражает, сколько мы еще должны «продать» по договору и соответствует плану событий «по отгрузке»
Получение оплаты уменьшает дебиторскую задолженность (ДЗ). Сальдо ДЗ равно ожиданиям оплат по плану событий.

Следует отметить, что такая схема заметно упрощает бухгалтерский учет, делая его более прозрачным и информативным. В частности, практически исчезают авансы от покупателей – все поступившие суммы соотнесены с прошедшей или планируемой отгрузкой.

Почему эта методика так редко реализуется на практике?

Любой бухгалтер приведет следующие «доводы против».

Несоответствие нормативным документам, в частности, проблемы с расчетами НДС с авансов
Сложности контроля «оплаченной» и «неоплаченной» отгрузки.
Часто «дорожная карта» договора четко не определена. Даты оплаты и отгрузки могут зависеть друг от друга. Например, «аванс 30%» от согласованной стоимости и отгрузка в течение 10 рабочих дней от даты получения аванса. В подобном случае сильно усложняется ведение учета – план событий (и бухгалтерские проводки в случае изменения суммы) приходится исправлять под конкретную ситуацию.

Что можно посоветовать финансовому директору?

Если контракты стабильны, договорные обязательства (даты суммы) четко определены, а со стороны бухгалтерии нет «противопоказаний» (особенно в части НДС с авансов), рекомендуется внедрить подобную схему.
Если причины, не позволяющие изменить бухгалтерский учет, существенны и принципиальны, есть несколько вариантов
- добавить план событий модулем, позволяющим увести учет оплаченной и «неоплаченной отгрузки». Потратив некоторые ресурсы на разработку и внедрение такого блока, можно получить адекватный контроль реальных обязательств и методику сравнения данных «управленки» с «бухгалтерией»
- если сложность разработки и внедрения модуля «оплаченной отгрузки» значительна, придется мириться с текущими расхождениями бухгалтерского и управленческого учета. В этом случае рекомендуется периодически делать проверки в контрольных точках – например, завершение контракта приводит к закрытию всех расчетов и в финансах, и в бухгалтерии.

Важно правильно оценить все плюсы и минусы, в том числе свои технологические и управленческие возможности – «решение за командиром».

Начало: часть 1