Содержание
Зачем компании управлять знаниями
Управление знаниями (менеджмент знаний) — набор процессов, которые выполняются в компании, чтобы создавать, сохранять, распределять и применять знания, которые необходимы для достижения успеха. Зачем управлять жизнью знаний в компании? Потому что в современном бизнесе ключевой капитал компании — её сотрудники, их опыт и квалификация.
Приведём доказательства
У любой компании есть стоимость. Так вот, материальная собственность составляет от 6 до 30 % стоимости компании, остальные 70—94 % — её интеллектуальные активы. Ко второй группе относятся не только торговая марка, копирайты и патенты, но и уровень квалификации и знаний сотрудников, база поставщиков и партнёров, клиентская база, качество рабочих процессов и другое.
Например, когда Philip Morris International купила фирму Kraft за $12.9 млрд, то стоимость зданий и сооружений в сочетании с остатками денег на счетах компании составила $1.3 млрд. Большая часть — $11.6 млрд — ушла на покупку нематериальной части. То есть 90 % стоимости Kraft — её интеллектуальный капитал: торговая марка, квалификация сотрудников, маркетинговые наработки, связи с клиентами.
Даже если вы не планируете продавать свою компанию, управлять знаниями всё равно нужно. С помощью менеджмента знаний вы сможете более эффективно решать множество задач и добиваться больших результатов. Посмотрим на примерах.
В компании появился новичок
Вспомните свои первые дни в новой должности. Вы ступили на неизведанную территорию. Вам предстояло изучить особенности компании, её структуру и методы работы, разобраться в тонкостях своих должностных обязанностей и запомнить, к кому и с каким вопросом нужно обратиться. Также вам требовалось время, чтобы изучить отчёты и аналитические записки своего предшественника, а если вы пришли из другой отрасли, то получить представление о специфике работы в выбранном секторе. От того, сколько времени новичок осваивается на новом месте, зависит качество его работы и успех всей компании.
Если в компании нет базы знаний, новичок вынужден по 30 раз в день отвлекать коллег вопросами, часами искать ответы в интернете и делать одни и те же ошибки при выполнении стандартных бизнес-процессов компании.
В компании с эффективной системой управления знаниями новички в простой и удобной форме получают исчерпывающую информацию (принципы работы в компании, описание реализованных проектов, база партнёров и т. д.), не отвлекая коллег и радуя начальство своими успехами в работе.
Уходит ценный сотрудник
Представьте, что из вашей компании увольняется или уходит на пенсию менеджер по продажам, который проработал на своём месте 10 лет. При отсутствии системы управления знаниями в лучшем случае этот бесценный человек передаст дела коллеге (несколько папок на рабочем компьютере) и даст какие-то устные наставления. Все наработанные знания он унесёт с собой, даже если они ему больше не понадобятся. А вы потеряете возможность использовать накопленный опыт, чтобы работать эффективно и быстро вводить новичков в курс дела.
Выполнение аналогичных проектов
База знаний незаменима при решении аналогичных задач. Например, если два года назад вы делали рекламу для мебели фабрики «Петров и Иванов», то при подготовке новой рекламной кампании вам здорово поможет информация по реализованному проекту, где собраны все важные данные (макеты, записки по проекту, подборка удачных работ в той же сфере). Бери и пользуйся.
Если у вас ещё нет корпоративной базы знаний, вы несёте потери.
Статистика потерь:
- 70 % документов в компании создаются заново вместо того, чтобы внести изменения в уже существующие;
- в компании безвозвратно теряются 6 % документов;
- стоимость электронного хранения на 80 % ниже по сравнению с бумажным;
- руководитель компании до 45 % рабочего времени тратит на поиск и согласование документов;
- менеджер среднего звена теряет 8 часов в неделю (20 % рабочего времени) из-за неэффективной работы с документооборотом.
При создании базы знаний, с которой работать легко и удобно, сотрудники будут работать эффективнее, а компания добьётся лучших результатов с меньшими затратами.
Что называть знаниями
Что же является знанием? Для начала нужно понять, чем отличаются данные и информация от знаний.
Говоря о данных, мы имеем в виду имена, адреса, цифры и факты. Данные есть в любой компании. Для использования их необходимо интерпретировать, найти им практическое применение.
Информацией называют обработанные данные, которые дополнены неким посланием, что сделало их пригодными для практического использования. Здесь нужен пример.
Если в автосалоне ведётся учёт проданных автомобилей (модель, цвет, покупатель), то это просто данные. Но когда менеджер по продажам заметит, что весной количество продаж семейных автомобилей увеличивается на 20 %, и покупают их мужчины 30—40 лет, то данные превратятся в информацию.
Так вот, знания — это больше, чем данные и информация, вместе взятые.
Что относится к знаниям:
- убеждения и моральные ценности;
- идеи по усовершенствованию;
- суждения;
- навыки и профессиональные познания;
- теории;
- правила;
- отношения;
- мнения;
- понятия;
- прошлый опыт.
Именно знания объясняют и позволяют понять практическую пользу данных и информации.
Одни знания сотрудники где-то хранят (записки по проекту, предложения по усовершенствованию работы, чек-листы по выполнению важных операций). Это формализованные знания, которые где-то документально закреплены.
Есть ещё неформализованные знания. Это суждения человека, его наблюдения и другие знания, которые хранятся у него в голове, и их сложно оформить в виде документа.
Например, если менеджер работал с несколькими важными и сложными клиентами, то научился вести себя максимально правильно. Но это сложно написать, проще показать. Лучше организовать несколько общих встреч, чтобы коллеги могли поделиться неформализованными знаниями.
Источник: материалы сайта webelement.ru
