Как построить схему бизнес-процесса

Нельзя автоматизировать хаос. Прежде чем автоматизировать бизнес-процесс, необходимо понять, какие действия выполняются и как они выстроены относительно друг друга. Нужно грамотно составить схему, которая отразит суть и механизм работы.

Может показаться, что схема бизнес-процесса – это пара пустяков. Между тем обязательным при этом является включение в эту сетку ресурсов, людей, работающих в компании, и необходимой документации. То есть всего того, что является его важной частью. Какой должна быть блок-схема бизнес-процесса? О чем важно помнить при его составлении? Давайте это и проанализируем.

Первый этап. Обозначаем и устанавливаем границы бизнес-процесса

Каждый бизнесмен, прежде чем начать свою деятельность, а она всегда начинается и заканчивается событием, должен обозначить события начала и окончания. Поэтому, чтобы запустить тот или иной бизнес-процесс, его отделяют от всех остальных. И тут не обойтись без составления полного перечня всех бизнес-процессов, имеющихся в компании.

Выходит так, что еще до составления этого единственного сценария специалистам придется проанализировать всю работу предприятия, то, чем тут занимаются. Объем этих действий достаточно солиден и затратен в плане времени. Тем не менее, без этого момента не обойтись. Ведь, если взять цифровую трансформацию бизнеса с привлечением систем BPM, результат будет удовлетворительный только в том случае, если вся деятельность предприятия окажется понятной и отрегулированной.

Поэтому, прежде чем начинать свое дело, важно и полезно расчертить блок-схему бизнес-процессов, которые запущены, в виде единой цельной системы. Позднее, разумеется, специалисты разделят все операции, осуществляемые в компании, и начертят для каждой свою детальную схему.

Второй этап. Задаем точки начала, окончания, ключевых блоков

У каждой схемы бизнес-процесса есть начало и конец. Скажем, началом вашего дела послужит заявка от клиента, а окончанием – выдача ему готовой продукции (доставки). После следует разместить ключевые блоки (операции) бизнес-процесса в порядке, в котором они будут выполняться.

• Регистрация заявки.
• Знакомство заказчика с подходящим продуктом.
• Оформление заявки.
• Изготовление продукта (или доставка со склада).
• Отправка заказа клиенту.

Третий этап. Дополним сетку недостающими операциями

Во втором этапе, на первый взгляд, все ясно. Бизнес-процесс отрабатывается, как и полагается. Заказчик понимает, в чем он нуждается, и это имеется на складе предприятия.

Но не всегда так гладко получается на деле. Поэтому документ дополняется недостающими операциями. Речь о дополнительных и альтернативных путях движения коммерческого дела.

Пример. Заказчик может засомневаться в том, что именно ему нужно. Поэтому после регистрации его заявки в работу включается технический специалист. Связавшись с клиентом, он переспросит и разъяснит детали. Оказав помощь в выборе подходящего решения, составит перечень продукции/услуг предприятия, которые удовлетворят его требования и запросы.

Заказчик может отказаться от покупки на каком-то этапе. Здесь также потребуется дополнительная работа с возражениями. И выполнят ее ваши специалисты.

Четвертый этап. Обозначим роли участников действий, документацию, базы данных

В бизнес-процессах используют понятие «роль». У одного сотрудника может быть несколько ролей. А многим другим предстоит выполнять одну. Из набора ролей и составляется должность.

В основных чертах блок-схема бизнес-процесса готова. Значит, пора обозначать всех сотрудников и отделы компании, участвующие в работе. Многие ее стадии требуют формирования и движения документации. Поэтому необходимо указать, где (на каком этапе и какого бизнес-процесса) был создан и подписан тот или иной документ.

В остальном необходимо очень четко прописать все дополнительные детали и особенности. Речь, например, о методах коммуникации между отделами компании. Это может быть как электронная почта, так и конкретное ПО (следует прописать, какое именно).

Пятый этап. Проверим полученную модель

До окончательного утверждения вычерченной схемы любого бизнес-процесса, ее следует тщательно проанализировать, ответив на ряд вопросов. Например, с чего начинается бизнес-процесс, кто и какие в нем выполняет операции, какие документы, инструменты, ПО и т.д. в нем участвуют.

При условии, что руководитель предприятия или составитель проекта не усмотрел в нем изъянов, с документов знакомят всех сотрудников, которые будут принимать участие в этом бизнес-процессе, выслушивают их вопросы и пожелания. На этом этапе данная модель окончательно редактируется. После чего ее можно считать готовой к использованию.

Ее можно легко автоматизировать с использованием систем BPM.