Оптимизация бизнес-процессов начинается с их диагностики. Диагностика бизнес-процесса – это сравнение его текущего состояния с желаемым. Поэтому до диагностики нужно согласовать это желаемое состояние бизнес-процесса с заказчиком. В нашем представлении оно такое:
– процедура бизнес-процесса описана и это описание одинаково понимается участниками бизнес-процесса,
– для бизнес-процесса определены его параметры: входы, выходы, ресурсы, управленческие воздействия, владелец, участники, показатели,
– разработаны планы по показателям, организован расчёт фактических значений показателей,
– организован план-фактный анализ показателей, выработка и реализация управленческих решений,
– организовано совершенствование бизнес-процесса с учётом полученного опыта и произошедших изменений.
Исходные данные для диагностики бизнес-процессов – это действующие на предприятии регламентирующие документы, результаты прошлого периода, интервью с участниками бизнес-процессов. Результат диагностики бизнес-процесса – это определение степени его близости к желаемому состоянию («зрелость» бизнес-процесса) и список мероприятий, которые нужно провести для достижения этого состояния.
Если вы проектируете новое предприятия, этап диагностики бизнес-процессов отсутствует, а описания бизнес-процессов делаются на основании опыта исполнителя или на основании референтных отраслевых моделей.
Иногда руководители предприятия хотят обойтись без диагностики бизнес-процессов действующего предприятия. Такие руководители настолько недовольны текущим состоянием бизнес-процессов, что хотят «снести всё до основания» и выстроить бизнес-процессы заново. Такой подход называется реинжинирингом и отличается от оптимизации бизнес-процессов примерно, как хирургия отличается от терапии. Хирургические методы нужно применять осторожно и только в тех случаях, когда терапия уже не помогает.
Очень важно подготовить сотрудников к диагностике бизнес-процессов. Продолжая аналогию с медициной, можно сказать, что для успешного определения диагноза и последующего лечения, необходимо собрать достоверную информацию о текущем состоянии. Важно добиться открытости сотрудников, желания поделиться текущими проблемами, а для этого объяснить важность работы по диагностике бизнес-процессов лично для каждого участника, а не только для руководства.
Действительно, ведь этап диагностики – это возможность сотрудника поучаствовать в проектировании своего будущего рабочего места, сделать его комфортным, а взаимодействие с коллегами – продуктивным. Можно, конечно, отмолчаться, «не выносить сор из избы», но тогда имеющиеся проблемы не будут учтены при оптимизации бизнес-процессов. Но винить за этого, кроме «молчуна», будет некого.
Подготовка персонала к диагностике бизнес-процессов проводится в той форме, как это принято на предприятии. Иногда проводят общие собрания, он-лайн конференции. На других предприятиях ограничиваются информационным письмом. В любом случае важно от лица высшего руководства предприятия, объяснить сотрудникам важность планируемого мероприятия, личную ответственность и степень открытости.
Нужно сказать, что иногда у людей так «накипело», что призывать их к открытости не приходится. Скорее приходится сдерживать их эмоции и непарламентские выражения.
Чтобы убедиться в том, что информация о текущем состоянии бизнес-процессов собрана достоверная, диагностику нужно заканчивать описанием бизнес-процессов «как есть». Это описание согласовывается с участниками и тогда есть уверенность, что материал для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов собран достоверный.
Источник: материалы сайта piter-consult.ru
