О чём бы мы не говорили, мы всегда говорим о деньгах.
Николло Макиавелли
Среди множества ежедневных забот финансовой службы планирование денежных потоков является, наверное, одной из самых востребованных. При этом большинство учетных систем ориентировано, в основном, на «бухгалтерский учет» — корректное отражение фактических операций, реальное планирование и, тем более, управление деньгами осуществляется «вручную», как следствие, требует много времени и сил и часто приводит к серьезным ошибкам.
Рассмотрим, из каких элементов складывается такое управление
К текущим деньгам (остатки в кассе и на расчетных счетах) прибавляются ожидаемые поступления, расходуются планируемые платежи. В случае нехватки разница компенсируются за счет получения кредитов.
Планируемые платежи – тема отдельного обсуждения, связанного с производственным планированием, бюджетированием и согласованием.
Ожидаемые поступления состоят из поступлений по уже подписанным (или в стадии заключения) договорам и прогноз – по будущим сделкам. Отметим, что при оперативном планировании (неделя, месяц) доля «прогнозов» обычно невелика — основным является контроль поступлений по текущим договорам.
Ожидаемые поступления.
Конечно, в разных компаниях эффективный процесс будет выстраиваться различными способами. Одна технология подходит для розничных торговых сетей, другая – для производственных предприятий. Обсудим «проектные холдинги» – несколько видов коммерческой деятельности, каждое из которых ведет договора с покупателями. Считаем, что таких договоров не слишком много (для эффективного управления от десятков до сотен, максимально, нескольких тысяч), но и не «единицы» (в таком случае каждый договор финансовая служба может эффективно сопровождать «вручную»).
Что же является целью организации такого процесса?
- Эффективное планирование. Корректная оценка ожидаемых поступлений на «ближнюю» (неделя, месяц) и «среднесрочную» (квартал, год) перспективу
- Распределение ответственности «сверху-вниз». Руководство «рулит» сводными суммами, имея возможность при необходимости трассировать эти суммы до каждого договора и ожидаемого платежа.
- Контроль и управление основными бизнес-процессами
— заключение новых договоров
— своевременное отражение в учете фактических поступлений
— переносы сроков платежей
— прочие операции, например, изменение сумм договоров (обычно оформляется
доп. соглашениями), списание задолженности, зачеты и прочее
Для достижения указанных целей работа может быть организована следующим образом
Выстраивание «учетной технологии».
Как мы уже обсуждали, планирование и, тем более, управление плановыми поступлениями редко «встраивается» в учетную систему. Бухгалтерия, справедливо, не считает такие задачи своей «зоной ответственности» и эти вопросы часто «выпадают» из функционала корпоративных информационных систем. Вряд ли стоит «строить параллельный проект» — логичнее внедрить «специализированный блок», тесно интегрированный в существующие учетные процессы.
Попробуем «очертить контуры» такого блока.
- Нулевой цикл
Успех учетного проекта во многом (по грубым оценкам на 80-90%) зависит от результатов и качества «предварительной подготовки».
Сложно описать все процедуры этого этапа (тем более, что многое зависит от конкретики проекта), но особое внимание стоит уделить следующему
=> Базовые справочники и аналитики
Необходимо внедрить «сквозную кодировку» справочников, как минимум
Организационная структура – центры финансовой ответственности (ЦФО)
Покупатели – единый справочник контрагентов (покупатель может иметь
несколько юридических лиц)
Договора – сквозная нумерация договоров с «формализованными атрибутам»
номер, значимые даты, статусы, команда договора, сумма и тдКонечно, в реальном проекте «всплывут» еще много справочников и
аналитик – проанализировать их и «привести в порядок» задача
предварительного обследования.
=> Примерная архитектура «первичных данных»Следует подчеркнуть, что вводится дополнительное понятие- план событий.
Общая схема
В ЦФО (доходное подразделение) выделяются ответственные, ведущие текущую работу по каждому договору. В задачу такого ответственного входит ежедневная актуализация плана событий.
Примечание: В связи с тем, что контроль множества проектов и одновременная работа в информационной системе десятков (до сотен) ответственных является сложной организационной задачей, в ряде проектов работа организуется в режиме «Таня-Лена». В подразделение назначается администратор (Лена или Таня), задачей которого является неформализованное общение со всеми ответственными (обычно по телефону или email) и актуализация полученной информации в информационной системе.
Ежедневно вечером (в ряде проектов – несколько раз в день) фиксируется план событий. Сравнивая состояния «на сегодня» и «на вчера» выделяются процессы, зафиксированные за день, в тч
=> «Новые договора» — ожидаемые поступления, заведенные за
отчетный день
=> «Отметка факт» — исполненные события.
Следует отметить, что отметки об исполнении во многом дублируют
функции учетной системы – «выписка банка». В идеале разноска
банковской выписки должна интегрироваться с отметкой о
фактическом поступлении денежных средств.
Однако, подобная интеграция трудно реализуема. В реальных
проектах часто приходится идти на различные компромиссы
— сравнение «контрольных сумм» — по отметкам плана событий
и выписки банка
— автоматический подбор соответствия поступлений банка
и ожиданий по плану событий по датам, суммам и тп
При серьезной проработке алгоритмов автоматически можно
распознать до 70-80% поступлений по выписке банка
=> «Переносы» — по договоренности с контрагентом дата ожидаемого
поступления может быть перенесена (чаще «на будущее», но иногда
«из будущего на текущий период»
=> «Изменение сумм» — согласованное увеличение (уменьшение)
ожидаемых поступлений. Как правило, оформляется соглашением
к договору
=> «Прочее» — в тч зачеты, списание безнадежной задолженности и тп
Соответствующий сводный отчет об изменениях (с детализацией до номера договора) автоматически рассылается по электронной почте руководителям каждого подразделения.
Финансовая служба осуществляет функции контроллинга, в тч
=> выделяя «просрочку» — неотмеченные события, срок по которым
наступил. Рекомендуется реализовать автоматическую рассылку
таких событий по ответственным
=> контроль «логической целостности» — например, сравнение отмеченных
поступлений с выпиской банка, проверка отметок «будущей датой»,
сопоставление суммы всех событий с общей суммой договора
При необходимости «тонкие моменты» уточняются у ответственного
и фиксируются в информационной системе.
=> рекомендуется перед еженедельной планеркой автоматически делать
рассылку ожидаемых текущих поступлений (на ближайшую неделю,
месяц) с просьбой подтвердить или изменить ожидания.
На «еженедельной планерке» руководителей подразделений и высшего руководства обсуждаются следующие темы
=> Разбор и подтверждение ожидаемых сумм (понедельно, помесячно)
в разрезе по каждому виду деятельности. При необходимости
с расшифровкой до конкретного договора и события
=> Выделение «ключевых договоров», требующих особого внимания
на контроле руководителей подразделения
=> Оценка ожидания исполнения бюджетов, квот
=> Материалы текущего бизнес-планирования
Подобная организация работы позволяет в «оперативном режиме» решать текущие вопросы, подготавливая материал для эффективного проведения еженедельных планерок руководителей.
