Внедрение бизнес-процессов — это такой же бизнес-проект, как строительство завода или развитие сети филиалов.
Поэтому уже на начальном этапе предусмотрите риски проекта. Для каждой компании они свои, но есть топ-3 рисков, наиболее весомых, которые повторяются у всех.
Первая и главная проблема, которая сделает проект внедрения процессов неработоспособным, это недостаток внимания руководства.
Руководитель должен быть кровно заинтересован во внедрении процессного подхода, должен демонстрировать коллективу полную решимость и волю на всем протяжении проекта. Только при таком условии проект имеет шансы завершиться успехом. Как только руководитель ослабляет заинтересованность и контроль, проект тут же теряет темп. Сотрудники считывают сигнал, что это неважно, и у них пропадает желание что-то делать.
Вторая по важности проблема — это недостаточная вовлеченность исполнителей в процесс. Часто компании организуют такой проект чрезмерно централизованно. Бизнес-аналитики, свои или привлеченные, начинают описывать процесс. Коллектив смотрит на них с подозрением и недоверием. То, что бизнес-аналитики понапишут, потом трудно внедряется, отторгается, не воспринимается.
Это называют «сопротивление изменениям». На самом деле это естественная реакция здорового организма отторгать чужеродное. Чтобы этого не случилось, поступайте мудро. Начинайте внедрять процессы еще до того, как они разработаны, на этапе организации проекта.
Что имею в виду? Когда начнете обсуждать проблемы, по причине которых вы такой проект реализуете, вовлекайте сотрудников. Пусть все знают, что компания приступает к внедрению процессного подхода. Давайте всем объявим, до всех донесем, что это значит. Давайте объясним людям, что мы должны достичь в результате этого, и почему мы этим занимаемся. Вовлекайте людей в обсуждение проблем на раннем этапе. Пусть делятся тем, что мешает лучше работать, на каких участках это происходит, где источники хаоса и неэффективности. Проведите мозговые штурмы в каждом подразделении. Результаты сообщите сотрудникам. Вот это называется вовлечением, с этого момента начинается внедрение процессов. И дальше каждый этап должен предусматривать участие сотрудников.
Тогда внедрение процессного подхода будет не таким сложным и не таким страшным. Если этого не делать, то на финише вырастет бетонная стена, и все ваши благие пожелания останутся на бумаге, как часто и бывает в таких проектах.
И третья причина неудач — отсутствие проверенной методики внедрения бизнес-процессов.
Часто компании внедряют бизнес-процессы, скажем так, «с кондачка», не овладев методикой, поверхностно ознакомившись с какими-то публикациями на эту тему. По опыту скажу, что внедрение процессов — это серьезная задача, в которой надо разобраться. Здесь есть свои методики и технологии, свои тонкие места и подводные камни.
Поэтому рекомендую не изобретать велосипед и не наступать на грабли, которые уже известны, а присоединяться к мастер-проекту «Создание системы управления процессами», который стартует уже скоро. Тем самым вы существенно снизите риски внедрения, сэкономите время и нервы.
Подробнее о мастер-проекте «Создание системы управления процессами» >
